一、物业档案的概念
档案来源于文件，文件是档案的前身。一切档案都是在文件使用完毕或办理完毕后转化而来的。
（一）档案的定义
“档案”一词在我国始见于明代，但最经常被引用的出处是清康熙十九年（1680年）的《起居注》。该年十月，在批阅秋审众犯册时，“上问：‘马哈喇之父与叔皆没于阵，本身亦有功牌，其罪如何？’大学士明珠奏曰：‘马哈喇之父、叔阵没，皆系松山等处事，部中无档案，故控告时部议不准。
我国对档案学的研究从本世纪二三十年代开始。至今，全国档案界对档案一词的定义多有论及，提法各异。何鲁成在《档案管理与整理》中写道：“档案者乃已办理完毕归档后汇集编制留待参考之文书。”1960年第一期《档案工作》杂志社论中写道：“档案是本机关在工作和生产中形成的，具有一定保存价值的，并且经过立卷归档，作为真实的历史记录集中保管起来的各种文书材料（包括技术、影片、照片、录音带等等）。”1985年国家标准局发布的《情报与文献工作词汇基本术语》和《档案著录规则》中档案定义为“国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。”1996年7月5日修正公布的《中华人民共和国档案法》从法的角度规定了档案的范围：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录（《中华人民共和国档案法》第二条）。
（二）物业文件与物业档案
物业管理工作形成的文件主要有两大部分，即物业管理公司日常运作形成的普通管理文件和物业管理实际操作接收和形成的多种专业性文件。这些文件完成了现行功能之后，就过渡为物业档案。
物业管理公司日常运作形成的普通管理文件包括行政管理文件、人事管理文件、财务管理文件等。物业管理处接收的专业性文件包括接管验收时接收房屋的建筑工程资料、设备和产权资料；形成的专业性文件包括住户入住后不断形成并补充的业主（住用人）资料；常规物业管理过程中形成的物业维修文件、物业租赁文件和管理服务文件；物业管理公司开办多种经营活动形成的经营管理文件等。
（三）物业档案的分类
物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的不断发展和完善，物业档案的种类也不断增加，但总的来看，物业档案基本上可分为两大部分：一部分是物业公司日常运作形成的普通档案，包括党群工作档案、行政管理和经营管理档案、基建档案、设备档案、会计档案、人员档案、科研档案、声像档案、荣誉档案等；另一部分是基层物业管理处日常运作形成的物业管理专门档案，包括物业清册、物业维修档案、物业租赁档案、业主及住户档案、物业管理服务档案等。
二、物业档案管理现代化
（一）物业档案管理现代化的含义和内容
管理现代化就是把管理工作信息化和最优化。随着现代科学技术的发展，无论是物业管理还是档案管理，都在向着现代化的管理目标迈进，物业档案的现代化管理也成为必然趋势。
档案管理现代化的内涵包括两方面：一是指现代科学技术和方法的应用；二是要达到优化、取得最佳效益。对物业档案管理来说也是如此。
（二）物业档案管理标准化
我国现行的档案管理标准包括基础标准、业务技术标准和相关标准，国家档案局编制的《档案工作标准体系表》大致涵盖了档案管理工作领域内所有的标准。由于物业管理工作在我国仅有十几年历史，物业档案管理更是档案行业和物业管理行业中双重的新课题，所以国内尚未制订出关于物业档案管理的标准。在具体工作中，应尽量参照各相关标准，如《档案著录规则》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《档案号编制规则》、《档案工作基本术语》等作为工作指导。对一些较为成熟的物业管理公司来讲，如果条件具备，完全可以自行制订本公司的物业档案管理标准。
（三）现代化对物业档案工作人员的要求
档案管理现代化是不断完善深化的过程，这一过程也要求档案人员不断提高自身的素质，包括思想意识、知识结构和操作技能等。
树立科技进步和科学管理的观念是提高人员现代化意识的基础。既然现代化是一个永无止境的进程，人员也就必须习惯于不断反省、不断思变，在总结经验、着手当前的同时放眼未来。既然物业档案管理是一个新课题，就必然存在许多有待完善之处，在巨大的潜力可挖掘。物业档案管理这一领域是大有可为的，要想永立这一行业潮头，必须有要有前瞻性，首先就是要打好思想意识这个基础。
三、物业档案的特点
（一）档案种类多样化
由于物业档案的主体包括物业服务公司、物业服务人员、物业的使用者、物业的开发商、设计者、工程设计方、承建商，以及政府有关部门如计委、国土局和房管局、城市规划局等单位。因此，在物业服务活动中就形成了各种类型的专门档案，如产权档案、会计档案、科技档案（基建档案、设备档案）等专门档案。这也是物业档案不同于其他类型的专门档案的一个显著特点。
（二）载体形式多样化
物业档案种类的多样化决定了物业档案形式多样，主要有图、文字、卡、册、表。其中“，图”是指根据实际需要绘制的各类平面图、示意图。 “文字”是指在物业服务活动中形成的各类文字材料，包括早期介入文件、接管验收文件、房屋及设备的修缮工程合同、房屋租赁合同、房屋装修合同、业主和住户来访记录、代收费用的协议等。这部分材料数量大、种类多，是物业档案的主要组成部分。“卡”是指根据需要制作的内容浓缩、检索方便的各类卡片，包括设备保养卡、维修记录卡等。“册”是指为了增加信息容量、提高管理效率而建立的业主缴费手册、绿化管理手册等。“表”是指房屋验收质量登记表、业户情况登记表、房屋装修申请表。
（三）档案的动态性较强
物业可能需要进行维修、养护，业主可能因物业的买卖、交换、继承等权属变更而变更，住户更有可能因租赁关系的改变而频繁变动，因此，相对应的物业及人的文件材料也要不断地添加到档案中去，从而形成物业档案的一个显著特点——动态性较强。
（四）公开性和隐秘性并存
物业档案具有一定的公开性，因为物业档案记录着有关物业及对物业进行管理的情况，这部分档案内容对与本物业有关的所有人员来说都是公开的，如物业的维修档案，有关绿化、环卫、保安的档案等。但物业档案又具有一定的隐秘性，因为它也包含着大量的隐私内容，这部分档案内容是不便于公开的，如业主（或住户）的个人资料、物业中的产权资料等。 （五）档案的完整性
物业管理专门档案是以一个物业单位为对象组织案卷的，该物业不管发生何种变化，所产生的文件材料都须添加进去，因此，每一份档案案卷都是一个有机的整体，全面反映了一个物业单位的变迁过程，体现出一种完整性。
（六）和人们的日常生活息息相关
物业管理活动是围绕人们的日常生活而开展的，没有哪一种档案会像物业档案这样与人们的日常生活有着如此密切的联系。许多档案如机关文书档案、审计档案、诉讼档案等在归档以后通常就较少被利用，因为人们的日常生活很少会涉及到这些档案，而物业档案则会随着物业的装修、租赁、再装修、再租赁等活动的需要而不断地被调阅。
四、物业档案的作用
物业档案最重要的内容是物业管理专门档案，它包括两个部分：一部分是物业本身的档案，包括开发建设成果的记录和物业公司接管后对物业进行维修养护和更新改造情况记录；另一部分是物业业主和住用人的档案，包括业主、住户的姓名、家庭成员情况、工作单位、联络电话或地址、租金、管理费缴交情况等。物业档案的作用主要体现在这两部分档案上。
五、当前物业管理行业存在的主要问题
1.企业规模总体偏小。由于房地产开发规模普遍较小，开发方大多自行组建物管公司或成立物业管理处等，造成了一般物业企业难以快速实现高规格、大规模发展，企业规模总体偏小的现状。
2.物管投诉多，社会认可程度低。物业投诉产生的重要原因，一方面是物管企业提供的服务和住户期望与理解产生了一定差距。另一方面是开发方没有足够重视所建物业后期管理须要的客观条件与运作成本。还有政府未下力气引导群众对物业管理消费形成正确认识，造成其社会认可度偏低
六、产生以上问题的原因主要有以下三方面
（一）观念落后，认识错误
1.关于物业管理：物业管理是针对物业产权多元化发展状态而产生的，业主自管则不在《物业管理条例》调整范畴，不属于条例规定和承认的物业管理。
2.关于物业收费标准：由于各类物业的类型不同，其管理服务的项目有所差异，需要管理服务的内容和管理服务的难度、深度及细度也不尽相同。不同物业的收费标准应根据不同类型的物业，不同管理服务项目，不同物业管理服务标准，按照国家计委、建设部等有关规定，分别测定出不同物业项目管理服务费的收费标准，报当地物价行政主管部门备案后施行，这才是最科学的收费标准。
（二）配套法规政策规定实施细则严重滞后
由于配套政策规定实施细则严重滞后，使现实中出现的很多问题没法快速裁判。物业管理涉及方方面面，一些纠纷问题的解决上，主管部门因缺少可依据的配套法规与细节难以出据权威意见，造成公说公有理婆说婆有理。
七、恰当用物业档案解决物业管理中存在的问题，推动和谐社会的建立
解决当前物业管理中普遍存在的热点、难点问题，我们应转变观念，多方下手，观念的转变不仅在于物业管理公司，业主的转变也是不可或缺的，观念可以用合同、协议等方式来体现，双方互相认可，彼此遵守执行，自然矛盾就减少了，即使有不愉快发生，也便于划分责任，快速解决问题，这也就要求订立合同时要严谨、细致、科学、合理，合同定立后要正确妥善保存，具体在合同中需要体现哪些理念，怎么体现？这都对我们物业档案管理工作者提出了新要求。
1.业主与物业管理企业是平等关系。在物业管理工作中，物业管理企业受托对物业实施管理，给业主和使用人提供服务，物业管理服务合同一签订，双方就是平等的合同关系，没有主仆这种带有奴性的错误区分。
2.业主委员会与物业管理公司应当目的相同。业主委员会与物业管理公司目的应是一致的，即共同管好小区。
3.物业管理企业不是什么都管。物业管理公司终归是企业，职责是以合同的形式约定的，很多社会问题不在物业企业职责范围之内。
4.物业管理服务不是“免费的午餐”。不少人习惯于过去住房的福利型政策，对物业管理“谁受益，谁付费”原则不理解，甚至持抵触态度，拒交管理费。其实，业主在享受物业管理提供服务的同时，就有支付物业管理服务费、维护物业完好的义务。事实上物业管理公司实施物业专业化管理，为业主和使用人提供服务，是需要投入成本的，物有所值是最简单的道理。
5.物业管理治安防范不是看家护院。物业管理公司给住户、使用人提供的是安全防范服务。物业管理公司主要是按照服务承诺落实相应的防范措施，住户、使用人不能认为交了物业管理费用，就可以放松警惕性，应以积极的态度做好个人和家庭的安全措施，防患于未然。
6.物业管理企业不是水电供应商。由于历史的原因，物业管理企业普遍一直为水、电等公用事业部门无偿向业主、使用人代收水、电费用，甚至承担因业主、使用人拖欠、拒交水电费而垫付，物业管理企业“赔了夫人又折兵”。
7.物业管理企业应当依法维权。对于物业公司来说，业主、业委不一定就是弱势群体，实践中住户往往可以任何借口或理由拖欠、少交、拒交管理服务费，而物业企业却没有很好的办法应对解决。另外，一些部门、机构人为导致增加物业管理企业负担。因此，物业企业也有依法维权的权利。
8.在物业管理区域内不光是物业管理公司说了算。个别物业管理企业因缺乏有效学习而沉醉在理所当然的“管理者”角色里，没有依照相关规定，自己想怎么干就怎么干，成为物业管理行业的害群之马，这些则应由主管部门查处纠正。
我们应该充分认识物业档案管理在推动和谐社会的建立上的重要作用，物业档案管理对构建和谐社会主要有以下三方面社会功能：
（一）它具有教化和益智的社会功能
现代物业管理追求的是一种小区的情调、小区的感觉、小区的文化与品味，使住户有一种情感的归属。这样的物业管理，能增长住户的见识，开阔视野，陶冶情操，在潜移默化中提高居民的素养。应尽可能多地提供特色服务，努力做到"人无我有，人有我新"。比如在小区内可建立局域网，物业公司通过网络向业主和使用人及时发布各种服务通知和信息，同时也利用网络来加强物业公司和业主，以及业主和业主之间的沟通。只有通过这些普通小区没有的特色服务，才可以提升小区的管理品位。
（二）具有促进居民身心健康的功能
在衣食无忧的现代都市人群中，追求舒适、个性的生活小区正成为人们更高层次需求的集中表现。生活在高档小区，享受着高档物业管理，能产生“物我两忘”的身心体验。这样人就会心情舒畅，心胸开阔，身心健康，提高生活质量。因此，就要求物业公司首先在人员的选择上，应根据岗位的要求，制定严格的录用标准，把好进人关。比如对管理人员，应尽可能地选用那些具有酒店管理经验的，利用他们良好的服务意识，增加物业服务的内在品质。在安全护卫队员的选择上，除了外形的要求，还要在其综合素质，思想品质等方面进行严格的考察和筛选，并辅以不断的培训，提高其工作责任心，以最大限度地保证小区的安全。
其次，在服务标准上，不能局限于普通住宅小区的服务要求，可参照商务写字楼和酒店服务的标准，制定专门的保洁、绿化、维修和安全防范服务标准。如对小区内的单元楼道，至少每天进行一次拖、扫、抹，同时加大保洁巡视力度，最大限度地保证楼道地面、扶手的整洁。大力提倡社会效益和环境效益。物业公司应努力在小区内营造以美化、亮化、香化为主题的良好的居住、生活、休闲环境，让住户真切的感受到居住在这儿就是一份品位和一种尊荣。
（三）具有社交和繁荣文化的功能
物业管理作为一种消费与其他消费一样，存在着循序渐进、由低层次向高层次螺旋式上升运动的规律。现代物业管理则能通过建立多种平台或采取多种形式，来促进住户的交流，繁荣社区文化，推动人与人之间的信息和情感交流。因此，物业管理消费促进了居民的社会交流和情感交融。例如，当从档案中了解到住用人大部分是工作繁忙的高收入阶层时，可以提供清洁家居、代洗衣服、汽车清洗养护等服务；若住用人主要是普通工薪阶层时，可考虑提供电器维修服务，适当兴建几个自行车保管站等；而如果住用人中老人较多，则可开设“老人活动室”等场所。这样，可以减少服务的盲目性，提高管理工作的效率，增加经营活动的收入。因此，物业公司在业主购房时或住用人租房时就应该掌握物业业主和住用人的第一手资料，在住用人入住后应迅速将物业使用人的档案材料补充完善，并且在物业管理工作过程中不断进行积累。以上三方面主要社会功能，无一不有益于和谐社会的建立。
“做文明业主，塑城市精神”，是每一个业主的份内事，但不是每一个业主都能自觉做到的。物业公司每天与业主接触，如能从正面多加引导，从人情、人性、人心入手，搞一些能提高业主文明素质的活动，对于提高管理质量，建设良好的社区文化和精神文明，将会起到推进作用。随着人们收入水平与消费水平的提高，对工作与居住环境的要求也随之提高，城市管理和居住要求都期盼物业管理。随着市场的透明度越来越高，房地产开发企业在住宅产品的设计定位、设备选材等方面的差异性将会越来越小，因此，物业管理企业的管理和服务水平，将会更直接地影响到房地产的开发和销售。在房地产市场飞速发展的今天，只要我们物业人能以一种积极、进取、创新的心态不断的努力，住宅小区的物业管理水平一定会很快迈上一个新的台阶。这样一来，和谐小区将会得以实现，正是一个和谐的社区才构成一个和谐的社会。
