作者：陈明 吴敏 杨华 李丽 于海燕
摘要分析农业科研档案管理的现状,指出加快其信息化的要求,阐述档案信息化管理在农业科研中的作用和意义,以为农业科研档案管理提供参考。
关键词农业科研档案;信息化;建设
随着信息社会的到来,信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。加强档案信息化建设是当今信息化发展的主要潮流,是国家信息化建设的一个重要组成部分[1-3]。档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移,档案现代化管理和信息化建设是档案工作发展的必然趋势。
1农业科研档案管理的现状
农业科研档案主要是农业科技工作者在科研活动过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表声像、载体材料的总称,其主要包括课题从立项、申报、总结、成果鉴定等一系列过程中形成的各种档案材料,如科研档案课题立项的申请书、合同书、实验调查记录、科研过程中的照片以及科技人员在该项研究中撰写的论文等[4]。目前,部分档案管理基本上只是处于保管和利用状态,没有实现档案信息化的合理配置和科学管理。所以,农业科研档案没有充分发挥出应有的作用,没有完成社会发展要求的农业科研档案管理的根本变革。
从国家明确提出的“以信息化带动工业化的要求”到国家档案局提出的“以档案信息化促进档案事业发展的目标”要求,档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务的最佳技术手段和实现途经。传统的档案管理体制已经逐渐开始改革,档案信息化建设势在必行。档案信息化凭借其独特的优势将发挥重要作用。
2农业科研档案信息化的要求
2.1加强档案管理人员的基础理论培训
结合档案管理的需要学技能、学操作、学管理,不断调整知识结构,加快知识更新,扩大知识面,提高自身综合素质和业务素质,从多方面努力,尽快建设一支以管理型人才为基础,以复合型人才为骨干的档案资源信息化建设队伍[5]。
2.2加强服务竞争意识
档案管理人员敢于开拓创新,农业档案作为社会信息资源的一部分,具有专业性与社会性相统一的双重性,即可为单位内部服务,又可向社会提供具有自己行业的各种服务,在社会主义市场的大环境中,档案工作者必须适应信息化时代对档案工作的要求,转变、扩大、发展和调整档案工作的职能,努力探索现代化服务方式,增强服务意识,对内挖掘、对外开放,最大限度地提高服务水平。要定位服务,主动征求领导和各部门意见,不定期地向科技工作者宣传档案法规和政策,满足广大科技工作者对各类数据资料的需求,为领导做出正确决策服务。另外,要充分利用信息网服务,加快建立农业科研信息化的传播,尽快建立以现有档案部门为中心辐射周边及农村、农民的档案信息共享体系,统一软件开放。用最快捷的方法进行信息传递,使其数字化、网络化,实现资源共享。
2.3加快农业科研信息传播,促进科研发展
信息资源只有通过传播才能发挥作用并服务于农村、农民,起到农业增效、农民增收的作用。我国农业信息化起步较晚,但随着互联网的迅速发展,信息化工程发展非常迅速。目前,“农业信息网”在互联网站还有综合性信息,此类信息应以实用信息为主。网络将成为今后农业信息传播的主渠道。建立不同层次的档案信息站点,使其成为信息资源传播、反馈信息接收的枢纽,延伸到郊区各个乡镇、村落。“农业信息资源中心”作为信息资源发放、回收的集散地,将加工后形成的档案信息产品通过各级各类农业信息网发布,为农村用户提供特定档案信息服务。我国农业档案信息化起步缓慢,但随着互联网的迅速发展,档案信息化也随之迅速发展。提供一些农业生产技术资料和一些政策法规等信息,对档案信息化建设是必要的[6]。农业远程信息服务是实现农业信息传播和技术推广的有效方式,覆盖范围大,内容丰富,对设备要求较低,打破了空间局限性,使农村学习人员能就近学到最新的农业实用技术,还可以和专业权威、专家实现面对面的交流,把最新的技术信息传授、应用到生产实践中,在生产中发挥作用。
实现档案信息化建设,使档案管理不再费时费力,传统的档案管理需经收集、整理、鉴定、编辑、装订等程序,工作量大,效率低。实现信息化后,档案管理更多的是体现自动化、实时化、网络化。能够集中统一管理档案信息,人机结合是自动化系统的建设方针,即档案业务人员直接使用微机开展工作,档案信息自动化统一管理,能使集中管理和利用相结合,建立集中统一管理下的分散式系统,是农业科研档案较理想的管理模式。传统的检索方式是档案管理人员从总目录中找到所需档案,然后根据目录查找所需,费时费力。档案实行信息管理以后的检索与查询只需通过网络就可以实现,既简洁又方便。此外,提供网上查询手段也方便了内部工作人员,使其可以根据档案管理权限从网络上自行查(下转第364页)
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询档案信息,极大地减轻了工作人员的负担。
档案信息建设对促进农业科研发展的意义表现在如下几个方面:一是提高整个部门的工作效率。实施档案管理信息化以后,档案管理人员可以从手工劳动中解脱出来,使管理员更好地从事档案的收集工作和编研工作,极大地提高职能部门的工作效率。二是提高整个部门的技术水平。农业科技档案的信息化、数字化、网络化是发展的大方向,只有实现档案工作信息化,才能和农业科研发展相协调,适应新形势下的变化[7-8]。三是有效地为科研服务。档案管理信息化将档案在网络上共享,科技人员可以在计算机上查阅所需档案资料,提高工作效率。同时,档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用,提高了整体的工作效率和竞争力。因此,加快档案信息化建设,可以推动农业科研档案工作的管理水平,打好基础,使档案的管理水平迈上一个新台阶,为农业科研创造更大的经济效益和社会效益。
4参考资料
[1] 郭秀萍.对农业科研档案管理的几点认识与思考[J].甘肃农业科技,2010(1):38-40.
[2] 辛红霞,刘华周,张木莲,等.提高农业科研档案管理效率的措施探讨[J].档案与建设,2008(9):53-54.
[3] 付华娟.关于加强农业科研档案管理的若干思考[J].农村经济与科技,2009(8):96,4.
[4] 侯荣.加强农业科研档案管理与利用[J].山西档案,2007(6):41-42.
[5] 韦凤珍.加强农业科研档案管理的若干措施[J].档案管理,2007(3):73.
[6] 汪红,陈宝音.农作物品种资源计算机管理系统的研究[J].河南农业科学,1991(7):18-19.
[7] 徐兆辉.有效利用农业科技档案的尝试[J].河南农业科学,2000(2):20.
[8] 林莺,陈成瑾,王丹红.谈基层单位农业科研档案管理[J].科技档案,2006(4):3-5.
