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计算机应用论文:浅谈报告书数据表编写及排版中的技巧
浅谈报告书数据表编写及排版中的技巧
| 文章出自:本站原创 | 编辑:职称论文 | 点击: | 2015-01-03 16:12:45 |
    摘要:本文主要探讨了Excel中的照相机功能在报告书数据表编写过程中应用和报告书排版技巧。
  关键词:照相机;数据表编写;排版
  1. 引言
  编写环境质量报告书是一项内容繁杂、协作紧密且工作量十分庞大的工作。通常其不同的章节由不同的编写人员负责完成,最后汇总形成一个完整的图文并茂且内容丰富的word文档。在这个编写汇总的过程中经常会遇到各种各样的问题。这里浅谈一二。
  2. 数据表
  一般情况下,报告书页面设置要求是纵向,页眉、页码分别处在上下位置,当碰到列数多或宽度大的数据表时则需要将表格旋转纵向竖放,这时为了同时满足以上页面设置要求,word则表现得力不从心。常规解决方法把该数据表页页面设置设为横向,表格横向,但页眉、页码只可横向,分别位于表格的上下位置,即纸张同正文文字内容的页面一同纵向放置时,处于纸张的左右两侧,严重影响了整本报告书的完整性、统一性和美观性。
  如果要实现页面设置为纵向格式,而数据表纵向竖放,常规方法是对Excel做好的数据表进行截图,然后将其插入word文档中指定页面内,调整其旋转角度和大小,就能达到页面纵向且表格竖放的要求。但打印结果显示,该表格图片的清晰度非常低,数字模糊不清。
  下面介绍一种方法,不但可满足页面纵向,数据表竖放的要求,还可实现打印字迹清晰的完美效果。
  操作步骤如下:先在Excel中制作好数据表;点击工具栏的“工具”,选定“自定义”;在“自定义”窗口选择“命令”选项;在“类别”对话框点击“工具”;在“命令”对话框找出“照相机”,用鼠标拖至Excel表工具栏,出现“照相机”图标;选定整个数据表区域;点击Excel表工具栏“照相机”图标;将光标移至附近空白单元格区域,单击左键,生成一副与原数据表一模一样的动态链接图片;把该图片复制、粘贴至报告书word文档中。设置图片旋转角度(-90°)、大小、版式。
  此方法制作的图片主要优点如下:
  a、图片为动态链接图片,随着原始数据表内容修改,图片内容实时更新且格式始终与原始数据表保持一致,后续的修改和编辑相当方便;b、图片为矢量图,无论放大或缩小,无论旋转角度如何设置,其清晰度均保持不变,并与正文文字内容保持一致,有别于一般截图放大后字迹明显模糊的特点。
  引申:Excel表的照相机是一个极强大的功能,可以推广到很多方面的使用。
  1、在同一个工作表,有时由于横列太多,我们需要的数据往往不在同一页面,这时使用照相机功能,拍照多个不同单元格在一起,方便查看比较,省去编写公式的麻烦。2、在同一个Excel工作簿多个不同的工作表,甚至是多个不同的工作簿,内容格式都是一样的,只是年份和内容不一样,而现在只需要每个工作表或者工作簿的部分内容,这时可以分别拍照放在一起查看或者打印,极大提高工作效率。
  3、可以设置在任何位置随意打印,效果满意。
  4、数据实时更新,原始数据改变,拍照图片也跟随改变。
  3. 汇总在一个word文档,不同章节的连接
  要求:章节之间插入图片,无页眉和页脚,但全文页码需连续;页眉内容为章节名称,因为打印为双面打印,因此页眉和页脚位置需设置为每页翻页的外侧。
  操作步骤:第一章插入图片,点击工具栏的“视图”,选定“页眉和页脚”,增加页眉和页脚。在页眉和页脚均打一空格,因图片不设页眉和页脚,但仍作为全文第1页。
  点击工具栏的“文件”,选定“页面设置”,选择“板式”选项,在“节的起始位置”选择“奇数页”,在“页眉和页脚”选择“奇偶页不同”。
  第一章第一节,点击工具栏的“插入”,选定“分隔符”,选择“下一页”按确定。光标出现在新生成的一页页首。
  点击工具栏的“视图”,选定“页眉和页脚”,增加页眉和页脚。光标出现在页眉,页眉上标注有“偶数页页眉-第2节-”、“与上一节相同”,在“页眉和页脚命令窗口”点击“链接到前一个”,把链接断掉,“与上一节相同”消失,在页眉上输入第一章第一节名称;光标移至页脚,在“页眉和页脚命令窗口”点击“链接到前一个”,把链接断掉,“与上一节相同”消失,在“页眉和页脚命令窗口”点击“插入页码”,再点击“设置页码格式”起始页码设置为“2”。本节由第2页开始。
  注:页眉的节和全文内容的节是两个不同的概念。
  长按Enter,光标至下一页(第3页),双击光标进入页眉,在“页眉和页脚命令窗口”点击“链接到前一个”,把链接断掉,“与上一节相同”消失,在页眉上输入第一章第一节名称;光标移至页脚,在“页眉和页脚命令窗口”点击“链接到前一个”,把链接断掉,“与上一节相同”消失,在“页眉和页脚命令窗口”点击“插入页码”。
  在偶数页把页眉和页脚设置为靠右,在奇数页把页眉和页脚设置为靠左。
  把第一章第一节的内容复制粘贴进来。
  下面章节步骤同上所示。
  有个必须注意的事项:打印预览时有时会出现空白页的情况,但在文档中却没有这空白页。原因是插入分隔符的每一节出现不是奇偶交替的情况,例如页眉连续2个奇数页,第一个奇数页后面word文档默认了一个偶数页,所以预览时会出现这个偶数页的空白页。文档全文必须保证插入分隔符的每一节都是奇偶交替的。
  4. 结论
  在日常环境监测分析工作中,将获得大量的原始数据,但这些数据并不能被政府、环保职能部门直接使用,需要将其汇总和分析统计等提炼加工后形成图表和统计结果,最终以报告书的形式完整的表达出来。利用本文讨论的技巧,将大幅提升报告书数据表和版面设计的编写能力,缩短报告书编写周期,提高报告书整体质量和水平。当然,在繁杂的报告书编写过程中肯定还会有更多更好的技巧和方法,这有待我们不断地去研究和探索。
  参考文献
  [1]刘爽,王巍慈,藏芝玉.《Word 文档编排大师》.中国铁道出版社,2009.
  [2]张宇民.《Word 2010 高效排版技巧速查手册》.电子工业出版社,2011.
  [3]九州数源.《Excel 2007 函数、图表与数据分析》.清华大学出版社,2009.
  [4]Excel Home.《Excel 应用大全》.人民邮电出版社,2011.
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