浅谈人事档案社会化管理模式
农克平（南宁市疾病预防控制中心，南宁530011）
摘要：目的阐述人事档案社会化管理模式在当今社会中的适用性及现实意义。方法从人事档案社会化管理的发展趋势，通过新旧管理模式的对比。结果人事档案社会化管理是市场经济条件下的新模式，由于人才的吸纳与流动，人事管理变成了一种社会化的活动，作为人事管理重要组成部分的人事档案工作必然具有社会化的性质。结论传统人事档案管理存在着制约性，新的管理模式不仅是可行的，而且更有利于人才流动、人尽其才，发展人事档案社会化势在必行。
    关键词：人事档案;社会化管理;模式
中图分类号：C93文献标志码：A文章编号：1002—2589（2010）17—0114—03
    人事档案社会化管理就是将人事档案管理工作面向社会，由社会化管理机构承担人事档案管理职责，对其进行专业化、现代化、科学化、集约化管理，在法律允许的范围内，最大限度地开放，为社会各方面提供利用服务的工作。
    一、人事档案管理社会化的发展趋势
任何工作的跨越和创新，都必须有一个崭新的认识理念在前头[1]。随着市场经济的建立和发展，我国的户籍制度改革和人事制度改革的全面深化，使越来越多自愿流动的单位人转变为社会人，由单位人身份向社会人的转变（简称：流动人员），“聘用制”逐渐代替“终生制”，“人事代理”制度解决了“人档不分，档随人走”被动局面，人事档案交与人才服务机构管理，与此相关的人事档案工作，若继续沿用党政机关管理干部人事档案的模式管理所有类别的人事档案，已经不能适应当今社会发展要求，具备了人员流动性和社会档这两个特征管理对象———人事档案的社会化便体现出来，加之由社会性较强的人才交流服务机构扮演管理者的角色，所以人事档案社会化管理势在必行。
    1.人事档案管理体系已形成规模
我国的人事档案工作在国家档案行政管理部门宏观管理组织协调下，由中央组织部、国家人事部、劳动部领导与指导，实行集中统一分级负责的管理体制，以维护人事档案的准确完整与安全，并以为人事工作和其他工作服务为原则，全国各级单位的组织人事部门基本上都设立了人事档案管理机构，并配备了专职或兼职档案人员，接受同级档案行政管理部门的监督指导。作为计划经济时代的产物，职工人事档案的控制性管理模式，使职工与单位间形成一种人身依附关系，单位具有职工档案的保管权，以此控制职工的自由流动，这种管理模式沿用至今；市场经济的建立，产生了多种经济组织形式，有利于人才的吸纳、流动，但与旧的人事制度发生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事代理制应运而生，人事管理变成了一种社会化的活动，人事档案管理机构和管理对象以及服务对象具有较强的社会性，因此，作为人事管理重要组成部分的人事档案工作，也必然具有这种社会化的性质。
    2.人事档案管理已初步走上了现代化随着社会的发展和信息时代的到来，计算机以其存储量大、运行速度快、查找简便等优势迅速渗透到社会各个领域，人事档案工作领域也充分应用现代化手段管理人事档案信息[2]，与软件研发部门联合共同开发人事档案管理系统软件，如国家人事部开发的全国通用人事信息系统GPMS等人事管理软件实现了单机环境下人事档案的管理，提高了人事工作的效率，该系统涵盖了信息查询、统计分析、报表处理、工资管理等人事管理工作的方方面面，使人事资源的利用率与整体工作效率得到提高；其完善的安全机制和数据维护功能满足了人事部门对信息管理的安全保密性的特殊要求；可以直接上机查询，并且可以通过一定的程序进行相应的整理（如学历认定、职称晋升、年度考核等等）。这样，涉及档案的升学、晋职、升资、调动、退休等一系列问题，都可以利用计算机管理，解决了原由手工操作的各项烦琐而又繁重的文件管理工作，办事效率得到极大的提高。另外有部分行业将局域网（LAN）技术应用到人事档案管理中来，扩大了人事档案的利用范围，也提高了服务水平，为人事档案社会化管理走向全面现代化积累了经验做好了准备。
    二、人事档案社会化管理模式
人事档案社会化管理模式，是市场经济条件下的一种新模式，是对人事档案管理模式的补充，与传统人事档案管理模式处于并存发展阶段。
    1.人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性
由于人才的吸纳与流动，新型的人事管理制度如人事代理制应运而生，人事管理变成了一种社会化的活动，因此，作为人事管理重要组成部分的人事档案工作，也必然具有这种社会化的性质。从管理机构来说，不像计划经济时代仅有各单位内部人事档案管理机构，只收集管理本单位人事档案，市场经济条件下已建立了具有较强社会性的人事档案管理机构，如各省市人才市场建立的人事档案管理机构，这种机构不是管理本单位人事档案的机构，而是面向社会，其管理对象包括该地区范围内所有流动人员的人事档案，其服务对象更具有社会性，可以为整个社会提供人事档案服务。
    2.人事档案来源的广泛性和内容的复杂性
人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案的收集、处理和提供利用，往往由单位内部人事机构行使，该机构人事档案来源单一，仅限于本机构人员，内容也较简单，而社会化的人事档案管理机构，其来源要广泛得多，可以来自该地区范围内各类人员，又由于每类人员身份不同，集中起来显得人员复杂，其档案内容也非常丰富多样。
    3.利用者对人事档案需求的多样性
社会的发展离不开人才，无论是招聘、选拔还是考核、任免以及大中专毕业生社会就业等等，都不会忽略人事档案的利用。利用者类型、利用用途的多样性，导致对人事档案内容、载体、传递方式等方面需求的多样性；也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围，不仅组织上需要，而且许多个人也需要，那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案，经常会被组织和个人查阅利用，但它们的要求不完全一样，呈现出多种多样的需求。

    4.人事档案管理方式和服务方式的开放性
改革陈旧落后的管理方式与管理手段，逐步实现人事档案管理的社会化。市场经济的建立，减弱了人事档案政治化、神秘化的程度，与此同时，信息技术和因特网的飞速发展，改变了人事档案管理和服务方式。人事档案信息开发利用程度低，未发挥应有作用[3]，可以采用现代化管理手段与方式管理人事档案，将不属于个人隐私内容的人事档案上网（对这些信息个人只有查阅权而没有修改权），采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式。
    三、人事档案社会化管理模式的特征
人事档案社会化管理模式与传统人事档案管理模式处于并存发展阶段，这两种管理模式各有利弊。传统人事档案管理存在着制约性，对人才的流动具有极大的制约作用，人事档案社会化管理模式主要适用于流动人员人事档案管理，由于流动人员是辞职、辞退、脱离原单位和没有工作单位的科技人员、管理人员等，一般没有固定的单位、工作变动较大，与原单位没什么联系，他们的人事档案由各级人才交流中心管理，其档案与一般人事档案比较而言，具有一定特点，因而在管理模式与方法上也应有所不同。
    1.集中统一管理
人事档案社会化管理是市场经济条件下的新模式，与计划经济时代传统人事档案管理模式有所不同。传统模式中，人事档案是由各单位内部组织人事机构分别管理，比较封闭和内向，传统干部档案工作由组织人事部门领导，且干部概念涵盖很广，凡大专以上毕业生统称干部，其档案由组织人事部门管理，工人档案由劳动部门管理，但新的用人制度打破了传统干部工人的身份界限，使二者的概念渐趋模糊，通过努力今天的工人可能成为明天的干部，今天的干部如不称职也可能降为明天的工人，各种行业的人事档案，都处在不断转换变化之中，所以传统的，由各级组织人事和劳动部门分别分头领导干部、工人档案工作的情况，已不能适应迅速转化的人员角色的需要，而应由各级组织人事劳动和档案等行政管理部门组成人事工作领导小组，共同协调统一领导人事档案工作，变过去由某个部门领导的小集中，为现在多个部门协调组成一个集体领导的大集中，另外从保管机构看传统的人事档案，由单位内设机构小集中保管，而人事档案社会化管理则要求人事档案走出单位，走向社会，由社会化人事档案管理机构整合人事档案及其信息资源，使人事档案及其信息资源真正得以集中保管，集中开发，实现统一管理。
    2．社会化管理
流动人员人事档案为了妥善保管流动人员的人事档案，创造人员合理流动的社会条件，加强对流动人员的管理，中央组织部、人事部于1988年12月1日下发的《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》，对流动人员人事档案的管理原则、范围和要求作出了明确规定：流动人员人事档案机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构，其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案，严禁个人保管他人人事档案。对不符合国家规定要求，擅自管理流动人员人事档案的部门、单位或个人，擅自涂改档案内容或伪造档案材料的，视情节轻重给予批评教育或党纪、政纪处分；触犯法律的，要依法追究责任，切实维护流动人员人事档案的真实性和严肃性。
    3．档案管理绝不允许档案自带
档案自带是绝对不允许的，《档案法》及中组部已有明确规定。重实际能力而不重档案记录，使越来越多的单位和个人认为档案已毫无用处，甚至可以取消了，一些打算自谋职业的毕业生的出现，使“弃档”现象越来越严重。这样就导致很多以档案为依据的个人证明及手续，如工龄、考研、考公务员、职称申报、办理养老保险以及出国、升学、结婚、生育等无法办理。流动人员人事档案应放哪里：（1）国有单位辞职辞退人员及解除劳动合同的人员。（2）未就业的大中专毕业生。（3）自费留学人员。（4）体制外（非公有制单位如：民营、民办、私营企业、外资、合资、股份制工作的）人员。（5）实行人事代理的国有单位的聘用人员。（6）其他社会流动人才的人事档案。以上六类人员的人事档案按照“集中统一、归口管理”的原则，放到各级人才交流中心管理。
    四、结论
总之，人事档案管理是一门不断发展的科学，社会化管理模式预示着更大范围内人事档案管理的一种方向和发展趋势。人才资源的比较优势将越来越明显，人才流动的数量与质量会逐步增强，在更大范围内实行社会化人事档案管理模式将成为可能。
    参考文献：
[1]汪文珍．创新———高校档案馆发展的突破口[J]．兰台世界，2006，（10）：9．[2]周正容.论新形势下的人事档案管理[J].兰台世界，2007，（3）.
[3]仇鲁川.浅谈人事档案管理中存在的问题及建议[J].青海国土

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