建筑档案管理重要性及措施
    李世铁
    ［摘要］在工程建设过程中会形成各种各样的文档材料，认真做好建筑工程档案管理工作是非常重要的。本文针对工程档案管理中存在的主要问题提出了一些具体管理措施。
    ［关键词］工程档案管理；管理措施
     ［中图分类号］TU717［文献标识码］C［文章编号］10.3969/J ISSN 1009-0142.2010.08.013
    1建筑工程档案管理的重要性
    在工程建设过程中会形成各种各样的文档材料、有建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料及维护检修记录等，这些文档材料全面反映了建筑工程建设的详细情况，对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，以及对新建工程的准备等，都具有重要的利用价值。因此，认真做好工程档案管理工作是非常重要的。
    （1）加强对档案工作的集中统一管理、是建筑工程档案齐全、完整、规范的重要保证；
    （2）工程档案是积累城市建设经验，进行城市建设技术储备的手段，是城市建设活动的产物；
    （3）工程档案是进行城市规划工作的基础；
    （4）工程档案是城市建设和管理的重要依据；
    （5）工程档案是城市一切建筑物、构筑物维修、改扩建的依据，是提高城市建设经济效益的最佳途径；
    （6）工程档案是城市防灾、挽灾、减灾和战争破坏后恢复重建的重要依据。
    建设工程档案对防范自然灾害的破坏及破坏后的恢复建设都有着不可替代的作用，更是预防自然灾害、减少损失的重要手段之一；建筑工程档案是工程建设过程中的真实记录，客观记录和反映工程各个环节的内在联系和本质规律，对工程后期检测、维修、改建、扩建、拆除和其他工程建设具有指导作用、借鉴参考及工程科学技术研究等有着重要的作用：①建筑工程档案与工程使用管理有着十分紧密的联系，工程的使用管理始终离不开档案的支持；
    ②建筑工程档案不仅对本身工程有指导利用作用，而且对其他同类工程设计建设有着重要的参考借鉴作用，可以使档案得到重复多次利用，是工程档案活力和价值的体现；
    ③促进了建筑工程科学技术的研究发展。
    2工程档案管理的关注要点
    2.1注重收集未被采纳的方案资料这是由未被采纳的方案资料本身的价值性和工程档案完整性、连续性等特点决定的。
    2.2注重收集设计基础资料
    设计基础资料中的地质、地形、水文、气象以及各种技术咨询服务等是设计、施工和工程运行过程的重要依据，具有实用价值大、份数少、利用率高的特点，应列为档案管理的重点。
    2.3注重准确的竣工图纸
    竣工交付阶段是工程的整体或局部结束的阶段，施工单位在这一阶段要严格按照国家规定编制竣工图纸，按照工程归档规范及立卷标准进行整理后向档案管理部门移交。档案管理部门须对移交来的工程档案文件特别是对竣工图纸的准确性进行审核。竣工图纸的准确性具体体现在真实的反映项目竣工时的实际情况和过程、图物相符、技术数据准确可靠、签字手续完备等方面。工程档案管理人员要广泛涉猎各专业知识，对竣工图纸与现场实际情况进行比照核对，这样才能保证竣工图纸的准确性和归档的质量。
    2.4注重收集先进、大型、精密设备安装调试形成的记录资料机器设备在安装调试过程中由于受客观环境的影响，许多技术参数的实际值与设计值会产生差异。因此，设备仪器在安装调试过程的记录数据资料是非常珍贵的。设备仪器档案不仅要收集产品说明书、配件手册操作、维修手册、产品合格证等随机文件资料，也要对其安装调试数据记录提高重视。
    2.5注重收集培训资料
    为正确的对设备进行操作、维修、管理，厂家会对用户的操作管理人员进行专业技术培训，培训资料往往会分散到个人手里。由于参加培训的人员不一定全部直接从事设备的操作、维修，因此，要对培训资料进行收集，再次分发和归档备查。
    3工程档案管理中存在的主要问题
    建设工程档案主要包括工程项目的依据性文件、基础性文件、工程设计性文件、施工文件、竣工验收文件等。尽管“基本建设项目档案资料管理暂行规定”对建设工程档案编制内容及工程图纸资料都有明确的规定和要求，但由于种种原因，在工程档案的质量及管理中仍存在以下问题：3.1施工综合管理文件原件不齐全个别设计监理建设单位下发的施工管理重要文件是复印件，难以满足工程资料档案管理的质量标准要求。
    3.2工程质量验收签证资料不齐全
    为了急于满足施工进度的要求，建设四方现场验收后没有按国家行业标准规定要求办理书面签字仪式。

    3.3竣工文件编制不规范
    有的原始资料不按分类要求成册，成册的缺少目录或目录不准确有些分部工程存在使用代用图的现象，而在竣工文件中有要求竣工图一分部工程组卷，导致图纸缺量较大。
    3.4施工验收原始签证资料格式不规范原始施工验收签证资料不是开工前统一规定的内容和格式，而是在施工过程中，不断增添内容和更换种类，资料格式不统一、不规范、不便统一装订组卷。
    3.5施工原始资料书写不规范
    原始资料的文字字迹潦草，使用不规范的汉字，甚至还有错别字，修改后不加盖单位章或没有修改人的签字，给后期工程资料编制工作带来极大的困难。
    3.6缺乏统一的管理模式
    从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程档案管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。
    3.7缺乏复合型档案管理人员
    基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。
    3.8工程资料移交不及时
    不能按规定及时移交工程竣工资料，造成统一管理的时间延误，甚至导致工程资料丢失。
    4建筑工程档案的管理措施
    4.1建立现场办公制度
     工程档案管理人员要做到现场办公，进行现场调查，参加技术例会，了解工程进展情况，做好详细记录，了解档案形成情况和收集对象，有针对性地开展工作。对出现的问题，能够及时查出参考性资料，协助解决问题。所以，要在主动做好对建筑工程业务指导、现场跟踪服务、档案接收工作的同时，对登记在册的工程项目进行清查、摸底、分析研究，积极探索，特别是对一些影响大、意义深远的工程，不但深入现场进行业务指导，而且还与建设单位就工程的有关特殊事项进行现场勘查，了解工程的实际情况，在思想认识上达成一致，再制定档案整编方案，做好项目档案的示范样本，现场指导、实地操作，及时解决疑难性问题，并做好该工程的跟踪服务工作，创出了重点工程服务的新路子，得到建设单位的好评。
    4.2统筹部署，健全管理体系
    建筑工程档案涉及工程方方面面的工作，贯穿于工程全过程，因此工程档案管理人员必须全程跟踪，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，工程档案管理人员应尽早加入工程，对项目档案工作进行统筹规划，尽早收集。在安排建筑工程施工时，针对工程档案工作形成企业档案馆、项目档案室、施工资料员的三级管理体系，做到档案管理与项目建设进程同步。项目申请立项时即应开始进行文件资料的积累、整理审查工作，项目竣工验收时完成文件资料的验收工作，减少遗留问题，保证归档质量。
    4.3加强工程档案管理队伍建设
    在工程建设中加强档案管理工作，提高档案管理人员的整体素质，首先，要配备档案管理专业水平高、工作能力强的专职人员，负责文件资料的收集整理工作。其次，要保持工程档案人员的相对稳定。并且对档案管理人员进行大量业务指导和培训。，使其掌握建筑工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料，哪些是属于有保存价值的档案今后需归档和具体的归档范围。
    4.4建立资料归档会签制度
    工程档案部门不仅要同计划、财务、工程等部门形成验收会签制度，还应与相关部门形成考察培训资料会签制度，避免考察资料的流失，为工程项目日后使用提供方便。
    4.5拓宽新领域，扩大收集范围
    对国家基建项目归档范围所规定的合同、监理大纲、工作总结、月报、质量检验单等各类文件资料，档案管理人员应当积极协同工程技术人员根据工程过程出现的新情况、新特点，及时扩大收集范围，保证竣工档案的完整性、连续性，反映工程运作全过程。
    4.6有效利用计算机资源，建立档案检索系统
     提高各部门的档案管理水平、档案工作的协调工作能力，方便各部门对档案利用，藉以提高工作效率。
    4.7竣工验收备案与档案管理工作结合
     工程竣工验收备案工作是工程建设项目管理的最后一道程序，其形成的备案文件材料是工程档案的重要组成部分，也是各级建设行政主管部门日后管理工程的重要依据，而且工程备案和工程档案管理的性质和目的在很大程度上是一致的，因此将工程竣工验收备案工作与工程档案管理工作结合起来，委托各级城建档案管理机构管理，对深化建设工程管理体制，规范档案收集、整理、归档、保管，建立健全工程建设长期有效的监督机制是十分必要的。
    5结语
    综上所述，建筑工程档案管理工作在工程建设中发挥着重要的作用，也是加快城市现代化建设进程、构建和谐社会的重要手段之一，因此，认真做好建筑工程档案管理工作非常必要。但是做好此项工作远非几个人就能完成，而是要靠各责任主体及相关人员的共同重视。我们应制定一些具体的措施，严格落实有关的法律规章制度，确保建筑工程档案管理步入良性循环的轨道。▲◎研究与应用

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