高校网上招生电子档案管理之我见
    宋程程（滨州职业学院招生就业处山东滨州256603）
    【摘要】随着高校招生网上录取工作的全面开展，电子档案在其中发挥了重要作用。本文就电子档案的建立、应用和管理等方面进行深入的探讨。
    【关键词】网上招生；录取改革；电子档案；数字化
      随着招生改革的深入发展，全国所有高校招生都实行了远程网上录取，招生录取工作发生了深刻变化。实行网上录取是高校招生录取工作一次质的飞跃，是科学技术进步和社会经济发展的标志，是高校招生录取工作与时俱进、科学发展的标志。招生录取工作由原来的集中式录取模式转变为依托计算机网络远程录取的模式，由传统的纸介质档案流转转变为电子档案通过网络流转。考生电子档案是高校录取新生的主要依据。因此实现网上录取，就必须建立考生电子档案，这是实行网上录取的基础性工作，是网上录取顺利进行的前提和保障。通过高科技引入招生录取工作，提高了高校招生录取工作的质量和效率，节省了资金和人力，确保了招生录取工作的公平、公正、公开。但同时也对如何使用和管理考生电子档案提出了新的课题。
    1．什么是电子档案
    考生档案是由考生报名登记表、体格检查表、报考院校和专业志愿表中的信息以及全国统一考试的成绩等组成。主要包括:(1)考生报名信息，含考生的自然情况、简历、奖惩情况、照顾对象信息、中学评语、通讯方式和报考类别等。(2)考生体检信息。(3)考生志愿信息,含各批次的院校、专业及服从志愿。(4)考生的高考成绩。以上考生的四大信息块按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传达的数字代码序列称为电子档案。电子档案要求真实、准确、完整，要与考生报名登记表、体检表、报考学校（专业）志愿表及考生各科考试成绩等纸介质材料的相对应部分的内容一致。电子档案中的报名信息和志愿信息须经考生本人签字确认。网上录取过程中所说的“档案”指的就是考生电子档案。
    2.电子档案在录取中的流转过程
    2.1首先是建立考生电子档案建立考生电子档案采取自下而上，分中学、县、市、省逐层采集、汇总、分级管理的模式。
    2.2省招办服务器在规定的时间投档
     这也是录取工作的开始，省招办根据考生志愿，招生院校的招生计划和调档比例，从高分到低分向招生院校投放考生的电子档案。
    2.3高校提档、阅档
    省招办服务器投档后，高校在异地通过网络在规定的时间登录到省招办的服务器上查阅、下载该校应提取的考生电子档案，并认真审阅，择优录取。对不录取的考生输入未录取原因代码，按规定的时间协商退档，将拟录取和不录取信息通过计算机网络上传给生源省招办。
    2.4省招办录检
    省招办将高校网上传来的拟录取和不录取信息下载，按照招生政策检查审核，进行必要的监督，对不录取考生退档理由不充分的，要与招生学校反复协商。最后对录取考生审核通过，将确定不录取的考生电子档案退回省招办。
    这就是电子档案在录取中的流转过程。电子档案在流转过程中存在六种运行状态：（1）自由可投：表示该考生的电子档案没有被招生院校调出去或调出去后又被招生院校退档。
    （2）已经投档：表示省招办已将考生电子档案投给了招生院校，但院校还未下载投档信息。
    （3）院校在阅：表示院校已下载了投档信息，正在审阅考生的电子档案。“院校在阅”并不表示考生已经被录取，省招办投给招生院校的档案数一般多于招生计划数，院校通过阅档后还要退出不予录取的考生档案。
    （4）预退档：表示该考生因种种原因招生院校不予录取，招生院校向省招办提出退档，对每一个预退档的考生，院校都会注明退档的理由。
    （5）预录取：表示招生院校准备录取该考生，已通过网络将拟录取名单提交给省招办，等待省招办网上录取备案。
    （6）录取：表示招生院校录取结果已经省招办确认，省招办和招生院校将据此办理相关录取手续。
    由此可知，考生电子档案是通过网络流转的，电子档案包含了考生的各种信息，省招办和高校各司其职，通过它决定考生的录取与否。因此管理好电子档案是十分重要的。
    3.电子档案在招生工作中的优势和重要作用
    3.1建立考生电子档案，有利于推进招生录取改革和发展
     《面向二十一世纪教育振兴行动计划》指出:“建立全国大学生招生远程录取、计算机学籍管理、毕业生远程就业服务一体化的信息系统。”这表明在信息化时代,利用计算机网络技术实现招生制度的改革,是科技进步和时代发展的必然结果,是教育改革大势所趋。网上录取首先要求将考生信息电子化，即将考生的报名、政审、体检、成绩、志愿等基本信息制作成电子档案，存储在计算机中。通过电子档案的流转完成招生录取工作。可见，电子档案是保证远程网上录取顺利实施的基础条件，在录取中起着十分重要的作用。

    3.2建立考生电子档案，有利于考生档案的规范化管理
    建立考生电子档案,强化了录取现场的档案管理工作。考生档案信息流程在计算机上清晰可见，查找方便，既解决了人工管理档案带来的诸多困难，又确保考生档案准确、安全地运转，体现了招生录取工作认真、严肃、公正、高效的特点。
    3.3确保招生录取工作的公平、公正、公开
     高校招生工作是社会关注的热点，涉及到千家万户的利益。实行考生电子档案后，计算机管理系统可以随时查找，随机调阅，增强了录取工作的透明度，最大限度的减少了人为因素的干扰，能很好地保障公平竞争、公正选拔原则的贯彻实施，能更好地实现高考为国选才的宗旨。
    4.高校如何搞好电子档案的管理工作
      4.1加快推进电子档案工作的进程
     美国学者比尔曼宣称：“我们社会所建立的几乎所有组织机构的文件将用电子技术制作和传达。”面对计算机技术的飞速发展和信息时代的挑战，高校学生电子档案管理要取得高质量、高效率、高水平，改变学生档案纸制化、人工化管理方式下高强度、低效率的尴尬局面。首先各级领导要高度重视电子档案的建档工作，培养和造就一批电子档案管理人员，吸纳专业型人才充实到队伍中来，并且对现有档案管理人员进行系统的档案管理基础知识、电子计算机知识、数字通信技术等专业培训。加大硬件的资金投入，使硬件设施能够适应电子档案管理工作的需要。充分利用各高校的校园局域网，并成立相应的网络管理机构，开发实用的信息管理系统，使学生信息实现电子化管理，使电子档案信息实现资源共享，通过网络给有需要的用户提供全面充足和方便快捷的电子档案查询服务。从而架起高校学生电子档案与现代信息社会接轨的桥梁。
    4.2纸质档案和电子档案并存
    电子档案以其无纸化和信息流动的优势，极大地方便了招生录取和学生管理工作。从现阶段的情况看,高校的学生管理工作还没有完全实现档案管理现代化，电子档案还不能完全替代纸制档案的作用，与纸质档案相比，它具有区别于纸质档案的明显特征，如电子文件的信息形态是数字化的，电子文件对设备有着很强的依赖性，电子文件具有非只读性、信息共享性、易更改性，以及电子文件非实体归档等特点。所以对纸制档案的保存和管理还是十分必要的。既强调电子档案的必要性，又不忽视纸质档案的作用。现阶段应采取“两条腿”走路的方法，纸质档案和电子档案并存，解决好网上录取的需要和存档备查的矛盾。
    由于地方高校多层次、多类别、多形式的办学特点，决定了网上招生电子档案的丰富性和复杂性。在管理过程中，应将电子档案按照类别、层次、学科、专业等进行分类立卷归档。建立规范的管理和技术标准，提高对电子档案管理的重视程度，利用其自身特点与纸制档案有机结合、互为补充，使网上录取工作健康发展。科【参考文献】
     ［1］于立华.加强高校网上招生电子档案的管理[J].兰台世界,2005,3.
    ［2］季金莎.建立考生电子档案的几点思考[J].江苏高教,2000,4.

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