新时期人事档案管理工作的思考
    □张毅萍
   内容摘要:随着我国经济社会的高速发展，人事档案工作面临很多新挑战，只有通过加强人事档案的制度化、数据库建设，档案业务的规范化建设，才能发挥人事档案的服务作用。它既能减少一些不必要的劳动强度，大大提高工作的准确性及效率，又为人事决策和宏观用人提供有力的信息依据。
    胡锦涛同志指出：“档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来”。随着社会经济的发展，人事制度进行了很多大胆的探索和创新，取得了很好的社会效益和经济效益，新时期随着改革开放向纵深发展，人事档案管理工作面临着前所未有的机遇和挑战。因此，做好人事档案管理工作，不断推动人事档案工作向规范化、科学化、信息化方向发展，以便更好地为领导决策服务、干部、人才工作服务，这是人事档案管理工作的核心内容，也是人事档案管理工作的出发点和落脚点。
    人事档案目前的现状和存在的主要问题
     近些年来，随着社会主义市场经济的发展和人事制度改革的深化，一些人产生了错觉，以为人事档案只是干部职工身份的记录，可有可无，普遍存在着“说来重要，平时不要，用时需要”的现象，一些单位放松了对人事档案的管理，出现了许多问题，这些认识和做法都是错误的、有害的。
    档案材料内容失真。真实性是人事档案的生命，而现在有的档案中材料内容前后不符，如“三龄”即年龄、工龄、党龄方面，出生年月公历、农历填写随意；有些材料填写的年龄前后不一致，无相关的材料给予证明和说明；参加工作时间无转正定级材料，入党、入团时间也是大致一个年月，填写时也有不一致的现象；姓名改变后不写曾用名，也不加以说明；档案中的考核鉴定材料大多只有优点，没有缺点，只有成绩，没有差错。这些问题的本质在于干部职工在填写材料时没有实事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么写，而与自己关系不大的，则随意性较大。人事档案部门也没有进行严格的审核把关，及时地发现问题，解决问题，而是任其一错再错，致使人事档案不能如实反映本人的真实情况，给档案的利用带来困难。人事档案工作是组织人事工作的重要组成部分，是干部工作、人才工作的基础性工作和重要环节。
    人事档案工作是选拔任用干部的重要基础。近年来，干部选拔任用工作推行了一系列重大改革举措，干部考察的方式方法有了很大改进，但要全面地、历史地考察和了解干部，坚持公道正派地选人用人，查阅人事档案始终是一条重要途径。人事档案记载了个人的历史情况和现实表现，是评价和使用干部的基本凭证和重要依据。从近年来查处的选人用人上的违法违纪案件中也发现，个别不法分子也正是利用这一点，不惜铤而走险，制作假档案当上了领导干部，教训极为深刻；有的干部的问题在档案中已有记载，但考察中没有仔细审查档案，对这些情况没有引起足够的重视，以致用错了人。这些情况表明，人事档案在干部选拔任用工作中作用重大，能否利用好人事档案，直接关系到能否看准人、用好人，关系到领导班子和干部队伍建设的成效。
    人事档案材料不全。1988年版和1999年版干部履历表没有或填写不规范；1993年以后的年度考核表不全；学历材料中，特别是入学材料缺失现象较严重；职称方面材料、工资材料也普遍存在不全情况。究其原因，有两方面：一是干部职工对人事档案的认识不够。他们认为像履历表、年度考核表等类似的表格已填过不少了，自己近年来也没有太大的变化，不填也罢。有的人在填写表格时能省则省，履历表中学习简历从高中或大学开始填，家庭成员及社会主要关系都没有。还有一些如学历、培训、职称等材料，一旦落在个人手中，他们就紧紧地放在自己身边，认为这样更安全，用起来也更方便。二是分管人事的部门没有将材料及时收集归档。一些单位分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往是身兼数职，于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是当有同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。
    人事档案管理政出多门。现有的人事档案管理体制处于新旧体制转轨时期，管理模式基本上是沿袭旧体制，但又有突破旧体制的趋势。人事档案总体上是单位、部门管理，分别由党委组织部门、政府人事部门所属人才流动服务中心、劳动部门所属就业服务中心、教育部门所属毕业生就业指导中心、企事业单位的主管部门以及有人事管理权的国有企事业单位管理。人事档案的多头管理是传统“档随人走”的人事管理模式的反映，它既是束缚人才流动的障碍之一，又是影响人事档案管理质量的原因之一。近年来，随着大中专毕业生就业体制的改革和人事代理制度的逐步推行，在大中专毕业生学籍档案的管理上，个别部门拘泥于传统管理模式和自身利益的诱因，档案管理权限还存在着一定程度的矛盾冲突。
    人事档案利用范围狭窄。人事档案的利用是所有人事档案工作的目的。从我国人事工作的现状来看，由于人事档案强调保密性，人事档案的利用范围小，利用频率低。按照传统的人事档案管理制度，人事档案的利用范围主要是党政机关、国有企事业单位，利用最多的主要是传统人事管理工作的范畴。但是，随着社会主义经济体制改革的深入，非公有制经济的迅速发展非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等成为吸纳人才资源的重要渠道，而与此同时，随着国有企事业单位人事制度和大中专毕业生就业制度的改革，国有企事业单位人员由“单位人”变成了“社会人”，大中专毕业生要面向市场自主择业，这些变化主要是通过市场机制的作用使国有企事业单位人员、大中专毕业生流向非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等，而市场化配置人才资源又加快了人才流动的频率。显然，传统人事档案的利用制度不能适应现代人力资源开发的需要。人事档案的利用应当延伸到非公有制经济组织、社会化中介组织甚至外资企业，人事档案的利用频率应当适应人才流动的频率，这是一个具有重大现实意义的问题。

    结合湖南高速公路管理局的实际，谈谈做好人事档案管理工作的几点想法加强制度化建设。俗话说“没有规矩不成方圆”，一套科学规范、行之有效的规章制度是各项工作能高质高效地完成的前提和保证，无数成功的国内外企业概莫能外。
    实践证明，科学健全的规章制度是事业健康发展的基石。以湖南省高速公路管理局为例，为顺应湖南省高速公路快速发展的形势，该局对现行的有关规章制度进行全面梳理，对已不适应、不符合发展需要的成规旧制坚决摈弃废止，针对以往管理工作中的漏洞和不足，进行制度上的补充和完善，以科学发展观为指导，与时俱进，出台《湖南省高速公路管理局人事档案管理办法》，用以规范和指导本系统人事档案管理工作，进一步加强和完善了制度化建设、规范化建设和机制化建设。
    夯实基础建设。根据中组部对人事档案管理硬件设施的有关要求，省高管局将人事档案库房面积扩大至60多平方米，做到了专用档案库房、阅档室和办公室的“三室分开”；配置了计算机、复印机等专用设备，并按省委组织部的有关要求，安装了《干部人事档案管理系统》和《通用组织人事信息系统》两套软件；加强了档案库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温的“六防”工作和涉密电脑安装物理隔离卡的保密措施。通过一系列基础建设，既提高了工作效率，又保证了人事信息的安全性、一致性和准确性，为又好又快地为人事工作服务提供了可靠的保障。
    抓好基础性工作，规范档案管理。人事档案工作的一个基本任务，就是收集有价值的材料和信息，不断完善档案内容，确保档案能够全面、客观地反映干部员工的情况。按照《人事档案材料收集归档规定》全面收集人事档案材料，形成人事档案材料的部门在材料形成一个月内主动交人事档案管理部门归档。进一步加强与纪检、审计、教育培训等形成人事档案材料部门的联系、协调，形成有效的工作机制，严把档案材料和基本信息的“入口关”，做到不真实、不齐全、不准确、不完整，手续不完备的材料不接收，干部员工“三龄二历”的基本信息（也就是年龄、党龄、工龄和学历、经历）的材料不准确的退回重办。关于年龄问题的材料，2007年中组部和省委组织部下发了有关文件规定，今后一律停止受理干部更改年龄的工作，各级组织部门不再审批干部年龄的更改，省高管局人事档案部门严格遵照文件要求，对于文件下发后更改年龄的材料予以拒收。关于学历（学位）材料，必须是连同省教育厅学历认证机构的认证报告原件一并归档。国外获得的学历学位，必须通过国家教育部留学服务中心的认证，学籍材料和认证报告一并归档。
    通过一系列措施严格把好材料入口关，杜绝“工龄越来越长、年龄越来越小、学历越来越高、资格越来越老”现象的发生。
    按照科学发展观和正确政绩观的要求，把那些能够真实反映干部员工德、能、勤、绩、廉、学等方面的材料，及时补充到人事档案中，作为选拔任用干部的重要依据。这样，既能充分反映人事档案制度改革的成果，也有利于形成正确的用人导向。
    加强队伍专业化建设。省高管局下属50多家单位，包括13个运营单位，26个在建项目单位，4个独立的路政大队和6个经营公司和1个监控中心等。为进一步加强局属各单位档案人员的业务素质，该局实行了持证上岗制度。挑选了一批政治素质高、作风正派、责任心强、具有大专以上学历的党员干部从事人事档案管理工作，并尽可能从信息管理专业或相近的专业人员中挑选，负责本单位人员的人事信息采集、校核和维护；档案材料的收集、报送；查借阅档案等相关工作，组织他们参加了省委组织部主办的干部档案业务培训班，经系统的理论知识学习，通过严格考试，全体同志取得岗位合格证，达到上级组织部门关于人事档案管理人员必须持证上岗的要求，而且要求档案管理人员每年参加业务培训时间不得少于5天，可采取跟班学习、参加培训班、外出学习交流等形式，并将此项工作纳入各单位年度目标管理考核。通过这些举措，使全局各单位人事档案管理整体水平得到进一步提高。
    大力推进档案信息化建设。要使档案事业可持续发展，业务上不断创新，必须加强档案信息化建设，要把人事档案和人事信息结合起来，建立起人事档案和人事信息工作齐抓共管的新机制，并列入人事部门的一项基础工作常抓不懈。充分利用《通用组织人事信息系统》、《干部人事档案管理系统》等相关软件，对档案信息进行处理、管理利用，不断完善人事档案信息数据库，逐步建立各级干部及员工的信息数据库，并及时跟踪重点建设项目的发展，准确、及时、全面地做好相关人员的档案信息的收集和提供利用。实现档案数据处理的信息化，这不仅使管档人员摆脱大量重复的手工操作，大大提高工作效率，也使信息传递和信息利用的范围、速度、方式、效能进入了一个崭新的时期。建立收集归档联系制度，及时全面地收集新的人事管理数据，不断充实档案材料内容。在日常工作中，应随时了解掌握和收集干部和员工在各项工作中的奖惩情况，各类新知识、新技能、新理论的培训情况等，及时补充到档案中，为信息利用增添新鲜内容，这是信息化管理的基础工作。建立健全各种人才信息数据库，做好平时的储存管理。信息化管理要有创新意识、超前意识，合理配置档案人才资源，深挖人才潜能，档案管理人员既要成为档案技术操作的专家，又要了解人事教育管理、计算机技能及相关理论知识，使档案工作更好地为经济发展服务。
    总之，在新的形势下，重视人事档案工作的优良传统不能丢，人事档案作为全面反映干部员工情况的基本凭证和重要依据的作用没有变，人事档案工作作为干部工作、人才工作的基础性工作和重要环节，不能削弱和淡化，只能加强和改进。人事档案工作不仅仅是档案部门的事情，而是各单位各部门共同的责任。做好新形势下的人事档案工作，意义深远，任务光荣，责任重大。
    作者单位：湖南省高速公路管理局

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