现代秘书应具备的公关职能
张晓兰，李婷(延安大学文学院，陕西延安716000)
摘要:秘书工作与公关工作的进一步融合，使秘书具备一些公关职能成为一种必要。本文阐述了秘书应具备的公关职能，提出了秘书人员在工作中应注意的事项和应具备的素质和能力，点明了秘书具备公关职能的意义。
    关键词:秘书;秘书工作;公关职能
中图分类号:C936文献标识码:A文章编号:1003-8078(2009)Z118-070-02
一、秘书工作与公关工作在现代社会的融合
当今社会，信息、知识、技术的更新和发展不断加快，经济的全球化、政治的多极化、文化的多元化和信息的网络化成为这个社会的主要特征。人与人之间交往的频繁，社会组织和社会活动的开放化，已成为这个社会的趋势，这种新的变化在慢慢改变着秘书人员的工作模式。秘书不再仅仅是领导的参谋和办事人员，应成为领导全方位的助手，他们工作的范围和对象已经发生了变化，在不同情况下扮演着不同的角色。从工作范围来看，由过去注重内部沟通转为现在注重外部沟通，从而使公共关系作为一种沟通手段走进秘书工作的范围。从工作对象来看，也发生了很大的变化。秘书人员的主要工作对象包括领导者和领导工作所指向的组织和公众。随着我国干部队伍的知识化、年轻化、专业化，许多领导干部从过去习惯于跟着文件转变为“议大事、懂全局、管本行”，更加注重组织的社会形象、知名度和美誉度，从过去习惯依赖上级到具有强烈的合作意识、积极与外部组织建立发展各种横向联系;从习惯于在封闭的圈子里指挥，到“走出去”到社会中了解情况、解决问题等。这就要求社会组织不断增强透明度，加强与公众的沟通。从秘书人员自身来看也发生了变化。秘书角色已具有多重性，不再是单一的中文型、行政型秘书，而是向文理兼备、具备广博的知识、会多种现代化办公技能的、善于处理公共关系的人才型秘书转变。
    此外，秘书与公共关系本来就有着天然的联系。从职能上看，沟通、协调组织与各方面的联系是公共关系的基本职责，也是秘书中介作用、协调功能的具体体现。从管理方面看，秘书工作侧重于协助领导进行内部行政管理和文案工作。从性质作用上看，秘书人员和公关人员都是领导在管理和经营活动中的助手和参谋，都是领导者与内部公众、外部公众之间沟通联系的桥梁，都是一个社会组织的“窗口”与“门面”。从人员素养上来看，秘书人员与公关人员有诸多相同相近之处，比如，都注重品德修养，维护组织和公共的利益;都讲究礼仪，有树立公众形象意识;在知识结构方面，都要具备管理学、心理学、广告学、经济学、写作学、传播学等知识基础;在能力结构方面，都要具有调查研究、综合分析、对外联络、组织会议、协助管理等能力。
    从秘书工作的变化和秘书与公关的关系可以看出，现代社会，秘书工作已经面临许多新的问题与困难，他们必须承担一部分公关工作，公共关系已经成为秘书人员必须具备的一种工作能力。
    二、秘书在工作中应具备的公关职能
(一)沟通信息，为领导建立良好的威信。信息无论是对组织还是对领导，其重要意义是不言而喻的。对组织而言，组织的社会环境是不断变化的，社会组织要适应环境，就必须和周围环境建立广泛的联系，观察预测了解环境的变化，从而及时合理地制定或调整组织的政策和目标，并适时准确地与自己的公众沟通信息，参与各种社会交往活动，创造一个“天时、地利、人和”的社会环境。对领导而言，沟通信息是为领导科学决策提供可靠依据，是领导与社会、群众等各种组织交流的前提，是为领导创造良好形象打基础。秘书人员在工作中沟通信息要注意信息的广泛性，要注重领导与组织内部信息的沟通，更要注重及时了解各类公众对组织和领导机构的态度以及行为的变化，及时了解组织宣传的效果，这样及时发现存在的问题，以便及时改进。
    (二)实施传播的职能，增强组织和领导的知名度和美誉度。对社会组织而言，组织之间的竞争日趋激烈，要想在激烈的竞争中立于不败之地，就必须通过公关工作中的传播与宣传，使本组织的优质产品、优良服务、优秀的组织形象得到公众的了解和支持。秘书人员在不同时期，都要协助领导做好本组织的宣传工作，提高本组织的知名度和美誉度。要把组织取得的新成绩、新成果、新工艺和服务的新方式等情况及时地传播给公众、扩大社会影响力，就要适时地策划一些传播活动，比如会展、广告宣传、庆典、座谈会、记者招待会等等。另外要为领导做好宣传工作，树立领导可信、可敬、可亲的良好形象。秘书经常跟随领导组织出席各种会议，参加各种仪式，有时代替领导出席，秘书的仪表、形象代表着领导机关的形象，展示着领导机关的作风。所以，秘书本人应该具备热情的服务态度，良好的精神风貌，得体的言谈举止，规范的礼仪装束。秘书要为领导做好宣传工作。组织的领导，其政绩大小、是非功过，群众是有“知情权、参与权、监督权”的。因此，当领导已经做出了一定的贡献却不为人所知时，秘书应当征得领导和各部门的同意后，组织一些必要的宣传活动，这样公众就会对领导更加理解和支持。
    (三)协调关系的职能，使领导与组织内外形成良好的关系。公关工作中的协调作用重在保持组织系统的整体平衡，使局部和整体步调一致，以利于发挥组织的整体优势，以实现公关的目标。公关的主要目标和基本职能是“内求团结、外求发展”。秘书置身于机关的核心部位，一方面协调组织领导与内外群众的关系。一般来说，领导与群众根本利益是一致的，但由于职责、地位不同，常因工作、生活等方面的管理、要求而产生误解和矛盾。这时秘书要善于做上情下达、下情上达的桥梁，及时沟通，协调好领导与群众的关系。另一方面，协调领导与领导之间的关系。领导与领导之间由于各人认识上的差异和分管不同工作的局限，往往会对同一问题产生不尽相同的看法，此时，秘书应当沟通不同意见，努力协调好领导之间的关系，使意见统一到正确轨道上来，促使问题的解决和工作的顺利进行。

    (四)参与公共决策，有效处理突发事件，强化领导能力。现代决策常是集体决策，领导者要依赖大批咨询人员作参谋，秘书在领导的决策中，应该发挥自己的聪明才智，为领导提供满意的或最优化的方案、策略，尤其在组织遇到突发性事件时，秘书就应充分发挥其参谋作用。要认真分析事件发生的原因，尽快将危机的前因后果、公众的反应、媒体的报道传达给领导，提出解决危机的办法供领导参考，并做好善后工作。
    三、秘书具备公关职能的要求以及意义
秘书人员在工作中首先要明白秘书工作与公关工作的关系。公共工作是管理的一个组成部分而不是管理的全部内容，更不是秘书工作的全部内容。其次，明确公关工作的作用。良好的公共关系可以树立良好的组织形象，但这并不意味着仅仅靠几项公关活动就可以实现组织的整体目标。有效的公共关系不是一种“临时抱佛脚”的应急方法或临时性的活动，而是一种向公众解释争取到好感的、持续不断的努力。第三明确秘书人员在公关活动中的地位。秘书人员虽然参与公共关系工作，但仍是“配角”，“主角”仍然是领导者，秘书应以领导为中心。第四要树立公关意识。公共关系不只是秘书部门、秘书人员的事，组织内的每一个部门、每一个成员，都承担着部分公共关系的职责。在同外界的不同程度的接触中，任何一个人如果缺乏公关意识，都会给组织带来不利影响。
    现代社会对秘书人员除了学历和技能等基本条件外，还强调以下素质和能力:
(1)良好的文化底蕴。它决定着秘书的胸怀、视野、气度和智慧，决定着他的思维方式和行为方式，影响着他的事业和责任心，制约着他的应变、创新和决断能力，它是秘书素质修养的关键和根本。
(2)较强的语言表达能力。信息的传播与沟通，各种宣传工作的展开，这都要求秘书要有很好的语言表达能力。秘书要根据不同的场合，恰到好处地表达自己的意思。
(3)自如的社交能力。与一般人相比，秘书的社交能力更为重要，因为他在公关工作中，肩负着沟通内外、上下的重任，接触的人多，交际范围广。秘书应当了解和掌握一些交际的艺术和技巧，广泛地与社会各界接触。
    对秘书人员而言，提高了自身的素质和公关能力，这样在处理各种事务或面临困难时才能够游刃有余，在领导和公众面前才能树立良好形象，得到领导的赏识和重视，为自己的事业成功创造条件。秘书具备公关职能能促进秘书工作的进一步完善，扩大秘书工作的范围，也提高秘书工作的效率。对公关工作者而言，秘书承担了一部分公关工作，一定程度上减轻了公关工作者的压力，协调了公关部门与秘书部门的工作，促进了公关部门与秘书部门之间的交流。同时也是对公关人员的一个促进，他们可以学习秘书人员的优秀品质和良好的工作方法，从而提高自身的素质和能力。
    参考文献:
［1］方圆.办公室文秘处理技巧［M］.山东:石油出版社，2001.
［2］王金.秘书人员角色错位现象浅析［J］.秘书之友，2005，(16).
［3］张践.公共关系学［M］.北京:中央广播电视大学出版社，2004.
［4］廖为建.公共关系简明教程［M］.广州:中山大学出版社，1993.
［5］郎一轮.秘书要有良好的文化底蕴［J］.秘书，2004，(1).