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秘书文秘:论高校行政秘书的素质要求
论高校行政秘书的素质要求
| 文章出自:本站收集 | 编辑:医学论文 | 点击: | 2014-12-18 16:44:34 |

     摘要:高校行政管理人员是高等院校不可或缺的一支队伍,是学校各项工作得以正常运转的保证,而高校行政秘书岗位是最能体现高校行政管理体系性质的岗位,它不仅存在于高校的校级机关层面,更多的分布在各级院系当中,是高校院系行政管理层与师生员工间相互沟通的桥梁和纽带。
  关键词:高校;行政秘书;素质要求
  
  高校行政管理的主体是从事非教学、科研活动的相关行政机关,其成员是各级各类机构的管理者和执行者。高校院系行政秘书这一岗位就是其中的一个环节,行政秘书所承担的工作是涉猎广泛、多面联系、事情驳杂的,主要包含人事、工会、科研、宣传、基建、后勤等范围,多而广,杂而琐。作为高校行政工作者,结合自己的心得体会,下面我们一起来探讨一下行政秘书的岗位职责及素质要求。
  一、行政秘书的岗位职责
  1.会务工作。做好系会会前各项准备工作,负责会议记录及会后资料整理,拟写会议纪要;负责通知全系教师参加系级、校级会议和有关活动,并作好考勤工作;做好院系承担的其他会议的各项服务工作。
  2.内务管理工作。协助系领导落实学校、有关职能部门和系里部署的各项工作;协助部门安全责任人做好办公室安全防范和检查工作,制定部门假期值班计划;负责全系教师的考勤,加班统计工作。
  3.文书工作。协助系领导制定工作规划、每学期的目标管理计划及起草有关文件;负责本系上报各类文件的校对、呈送和存档管理工作;负责有关部门发出的各类文书的登记、传阅、归档工作;制定系部有关的规章制度。
  4.财、物管理工作。负责系部各项经费的报销领取工作;负责领发系教职工的奖金、福利等;负责领发系教职工办公用品;负责登记、保管和检查本系财产。
  二、行政秘书应具备的基本素质
  1.思想作风及政治理论素质。行政秘书必须具备全心全意为人民服务的精神,实事求是、谦虚谨慎的工作态度;在具体工作上,要求做到一丝不苟,雷厉风行和精益求精。系办公室工作面广,内容繁杂,任务重,责任大,因此要求办公室人员爱岗敬业,继承和发扬不图名利、默默无闻、甘于奉献、艰苦奋斗的传统和作风。具有强烈的事业心和责任感,主动研究系办公室工作中的新情况、新问题,提高工作的效率和质量,为师生员工服务。
  1.1为领导服务,当好参谋和助手。行政秘书要主动掌握学校及系部的相关信息,及时准确地向系领导汇报,为系领导提供决策依据,当好领导的参谋和助手。在此过程中要明确与领导的从属关系,尊重服从领导的意向,忠实积极地贯彻领导意图。
  1.2为教师服务,做好后勤保障工作。教师是院系办公室工作的重点,教师的教学、科研工作的开展与进行都与系办公室有着紧密的联系,行政秘书要妥善处理好与教师的关系,及时传达学校的有关的教学和科研信息,如学校或系部安排的会议、活动课题的申报等方面的有关规定要第一时间告知相关老师。教师在这些方面遇到问题,也常会到系办公室询问,行政秘书应积极为教师工作提供方便,如查阅相关文件和资料,向有关部门询问,不能解决的要及时向有关部门反映。要经常和教师了解情况,交流思想,做到相互理解和尊重,增进友谊和感情。
  1.3为学生服务,发挥服务育人功能。院系办公室承担部分的教学管理工作,要不停地与学生打交道。行政秘书要有为学生服务的意识,真诚地对待他们,给他们以理解和关怀,并用敬业爱岗、乐于奉献的工作态度潜移默化地影响学生,教育学生。对待学生不能以长者自居,不能摆架子。而要以真诚的态度及良好的形象影响学生,促使学生在思想上逐渐成熟,学业上有所进步。
  2.文化心理素质。随着高校师资队伍建设的加强,教师的学历结构、职称结构不断改善。行政秘书作为系办公室人员,必须掌握办公室管理工作的基本理论和实务知识;了解与办公室工作密切相关的学科知识;熟悉有关教育管理理论和学校教学、科研、管理方面的知识。只有具有较高的文化,丰富的教育学、心理学、管理学等方面的知识,才能做好管理、协调和服务工作。
  3.业务技能素质。努力提高办公室人员的能力结构,其中包括基本能力:即敏锐的观察能力、良好的记忆能力、健全的思维能力、丰富的想象能力和集中的注意力;专业能力:即表达能力、协调能力、自我控制能力和组织管理能力;业务技能:即速记、打字、管理档案、使用复印机、传真机等。
  3.1表达能力。表达能力是办公室人员的一项基本功。无论是信息、宣传、调研等工作,还是处理公文,都离不开文字表达,所以办公室人员要多思、多练、多交流,日积月累,潜移默化,做到文思敏捷、下笔如神,写出的文章观点鲜明,层次清晰,向上能如实反映事情的真相,向下能准确表达领导的意图。
  3.2协调能力。善于处理上下左右、校内校外、各部门之间各种关系的能力。行政秘书应具有较强的协调能力,合理协调好校内校外、各部门之间的关系,努力为本校、本部门的各项工作创造一个宽松的外部工作环境,以实现高等学校教育目标的总要求。
  3.3自我控制能力。它是建立良好人际关系的基础。对于行政秘书来说,正确处理好各方面的人际关系是不可缺少的能力。它要求行政管理干部在日常工作中要沉着、宽容、耐心、头脑冷静、豁达大度,善于控制自己的感情冲动,学会共处,和善地与人共事。遇事能冷静、客观地分析问题,正确地处理好工作中的各种矛盾。
  三、结束语
  总之,院系办公室的工作“细、繁、杂、忙”,是学校的“不管部”。要切实做好办公室工作,就要了解办公室工作的性质、作用、特点,以及应该遵循的原则,同时努力学习科学文化知识和现代化管理经验,注重实践,不断提高业务水平,加强办公自动化管理,高质高效地完成各项工作,为学校的发展建设贡献力量。
  
  【参考文献】
  [1]冒荣,刘义恒.高等学校管理学[M].南京:南京大学出版社.1998.

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