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秘书文秘:论高职院校行政秘书的队伍建设
论高职院校行政秘书的队伍建设
| 文章出自:论文中心 | 编辑:农学论文 | 点击: | 2014-12-18 16:44:40 |

      【摘 要】:高等职业教育是经济社会发展到一定阶段出现的一种新型高等教育,是职业技术教育的高等阶段。行政秘书已成为高职院校不可或缺的岗位,发挥着越来越重要的作用。然而,目前高职院校行政秘书队伍建设还存在诸多问题,我们要认清现状,对高职院校行政秘书应具备的素质和能力作进一步探讨。
  【关键词】:高职院校 现状 行政秘书 能力

  高职院校,是高等职业院校的简称,是高等学校的重要组成部分。从世界范围看,高等职业教育是经济社会发展到一定阶段出现的一种新型高等教育,是和传统普通高等教育有着不同质的另一种类型的高等教育,是以培养具有一定理论知识和较强实践能力,面向基层、面向生产、面向服务和管理第一线职业岗位的实用型、技术型和技能型专门人才为目的高等教育,是职业技术教育的高等阶段。随着学校的升格,学校的行政机构随之完善健全,分工明确细致,在推行院系两级管理的同时,二级机构人员配置相应得到完善。行政秘书作为二级机构办公室的窗口,已成为高职院校不可或缺的岗位,发挥着越来越重要的作用。
  一、高职院校行政秘书队伍建设的现状
  1.高职院校行政秘书角色定位不明确
  一般而言,辅助性和服务性是秘书工作的显著特征,但是关于高职院校行政秘书究竟应该为领导提供哪些服务,缺乏明确规范,往往根据领导的需求和秘书的理解来确定,这就导致秘书角色的模糊和错位,使得一些本属于秘书的工作由领导来做,或者秘书过分主动地承揽了领导的工作,从而影响领导作用的发挥。
  2.高职院校行政秘书队伍整体素质偏低
  从整体上讲,高职院校行政秘书队伍素质偏低,主要表现在两个方面。第一,业务素质偏低。首先表现在学历上,大多行政秘书都是从其它岗位调配上去的,本身并非本专业出身,有些甚至没有大学文凭,整体学历偏低。其次表现在实践业务上,秘书工作的范围较其它工作来说较广泛,而且讲求实效性,综合性,所以在实践操作中需要秘书知识和管理学、档案学等其它各类知识相结合,并能熟练使用打印机传真机计算机等现代化工具。但就目前而言,不少担任行政秘书的人员并非本专业出身,在工作前也没有经过专业的培训,没有更多的实际管理经验,理论和技能都严重不足。第二,心里素质偏低。首先表现在接受岗位的不情愿,因为大部分行政秘书的人员都是由领导调配的,有时并非是他本人的兴趣爱好,为了工作不得不担任,所以有些人会对自己从事的工作有不满、抱怨,自我忽视,产生厌烦情绪,在工作时并没有多大的激情,有种得过且过的感觉,缺少了主动性和创造性。其次表现在心里承受能力偏低,行政秘书的工作在很多时候是比较繁琐、枯燥又不断重复的,在工作中变得缺乏耐心,易怒和冲动,有时候碰到一个问题第一次尚能认真对待,但诸如此类的问题连续出现就会变得焦躁,甚至对同事和教师大加指责,使人际关系变得紧张,正常的工作无法开展。
  二、高职院校行政秘书的岗位职责
  行政秘书是院(系)行政工作的主要承担者,起着协助院(系)领导管理本系内务、调查研究、上传下达与协调关系的重要作用。这就决定了行政秘书必须具备全心全意为人民服务的精神,实事求是、谦虚谨慎的工作作风;具备真才实学及良好的心理素质;具备敏锐的观察能力、良好的记忆能力、健全的思维能力、丰富的想象能力和集中的注意力。为了适应形势的发展和社会的需要,行政秘书必须努力提高自己的专业能力及业务技能。
  1、会务工作。做好系会会前各项准备工作,负责会议记录及会后资料整理,拟写会议纪要;负责通知全系教师参加系级、校级会议和有关活动,并作好考勤工作;做好院系承担的其他会议的各项服务工作。
  2、内务管理工作。协助系领导落实学校、有关职能部门和系里部署的各项工作;协助部门安全责任人做好办公室安全防范和检查工作,制定部门假期值班计划;负责全系教师的考勤,加班统计工作。
  3、文书工作。协助系领导制定工作规划、每学期的目标管理计划及起草有关文件;负责本系上报各类文件的校对、呈送和存档管理工作;负责有关部门发出的各类文书的登记、传阅、归档工作;制定系部有关的规章制度。
  4、财、物管理工作。负责系部各项经费的报销领取工作;负责领发系教职工的奖金、福利等;负责领发系教职工办公用品;负责登记、保管和检查本系财产。
  三、强化行政秘书综合素质,完善队伍建设
  完善行政秘书队伍建设,首要是强化行政秘书综合素质,这对促进和谐校园建设有着重要的意义,在新的时代背景下,还应提升以下几个方面的提升:
  1.加强学习,提高个人的基本业务能力
  行政秘书人员首要具备的基本业务能力是语言文字能力。秘书经常要和很多文件材料打交道,在起草各类文件时,既要简洁明白的传达领导的意图又要文字表述准确,还要注意各类文件的编排,这就要求秘书人员具有扎实的文字功底;其次要具备良好的表达能力,要做到口齿清楚,准确简洁,清楚明白;第三作为新时代的秘书最好能精通一门外语,来适应学校的发展需求。
  2.开拓创新,完善知识体系
  高职院校是人才荟萃,知识密集之地。如果行政秘书自身专业知识贫乏,对相关知识一无所知,在具体实践中就会有障碍。因此,高职院校行政秘书首先应该开拓视野,接触各类专业知识背景。其次要熟悉相关知识面,对于行政管理学、心理学、公共关系学、档案管理学、法学等方面都要有所涉及,并能熟练使用打印机传真机计算机等现代化工具。
  3.加强管理执行能力
  行政秘书主要负责二级学院行政事务的管理,如教师的行政管理、设备管理、档案管理等等,所以对牵涉到的事物要进行有计划有条理的统筹管理。另外有时代替领导执行命令,坚决果断的执行,并且对于管理活动中的突发事件要迅速采取合理有效的应对措施,敢于承担责任。
  4.提高信息的收集和处理能力
  21世纪是信息的时代,高职院校行政秘书若能将信息能力与专业知识有机结合起来,就能更有效地履行自己的职能,发挥信息应有的作用与潜在的作用。行政秘书的信息能力包括以下三个方面:一是计算机操作能力,要熟练地运用OFFIC操作系统;二是信息处理能力,也就是能够对管理活动中的信息进行收集、整理、必要的加工;三是信息开发能力,包括就管理活动中的信息处理流程进行设计,结合管理业务对现有的信息系统功能的拓展和完善,对原始信息进行分析和相关处理,根据信息处理结果进行决策和评价等等。
  5.强化服务意识
  对于高职院校行政秘书而言,除了要尽职尽责、细心周到、做好“你交我办”的任务,积极主动地给领导当好助手和参谋外,更要在协调工作中坚持“以人为本”的服务宗旨,做好对广大师生的管理服务工作,还要加强预见性,增强主动性,尊重学术群体的创造性和积极性,用积极主动的服务为学术发展提供服务和支持,提高服务的质量和效率。
  行政秘书应始终贯彻“服务第一”的理念,转换角色定位,以服务行业专业人员的高标准、高要求来要求自己,提高自己的服务态度,服务效率及服务质量。以一种更加和谐的姿态,更加平和的心态,更加平静的情绪来为学院服务。
  6.最大限度地发挥个人协调能力
  在实际工作中,领导者不可能事无巨细地亲力亲为,大量的协调工作一般由秘书完成,所以协调关系是行政秘书工作的一项重要职能和长期任务,是对外交流、协调关系的桥梁。秘书的协调职能有利于领导工作的正常进行,有利于提高单位的工作效能。因此,高职院校行政秘书必须具备八面玲珑的协调能力,善于分析和处理各种错综复杂的关系,原则坚定而策略灵活,行动果断而又处事稳妥,才能辅助领导处理好各种矛盾,调动一切积极因素,形成有序的工作局面。
  三、结语
  总之,院系办公室的工作“细、繁、杂、忙”,是学校的“不管部”。要切实做好办公室工作,就要了解办公室工作的性质、作用、特点,以及应该遵循的原则,同时努力学习科学文化知识和现代化管理经验,注重实践,不断提高业务水平,加强办公自动化管理,高质高效地完成各项工作,为学校的发展建设贡献力量。高职院校行政秘书队伍作为一支正在发展的队伍还有待提高与完善。学院应给予重视,并为行政秘书提供培训与继续教育的机会,行政秘书个人更应该加强学习,提高个人业务能力及信息素养、完善相关知识、发挥协调能力、强化服务意识,使行政秘书在高职院校殿堂成为一个和谐的人,行使一项和谐的任务,促进和谐校园的建设。
  参考文献:
  [1] 李 萍.论高校行政秘书的信息素养[J].文教资料,2006,(8).
  [2] 刘 月.加强高校行政秘书队伍建设[J].秘书,2008,(6).
  [3] 孙高峰.提高行政管理人员的几点思考[J].理论学习与探索,2005,(3)

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