【关键词】新建高校;行政秘书;队伍建设
行政秘书作为二级机构办公室的窗口,已成为新建本科院校不可或缺的岗位,作为学院(系部)日常行政事务的管理者,行政秘书要肩负参与政务、管理事务、沟通上下、协调左右、联络内外的责任,其工作能力与综合素质直接关系到学院行政管理的质量与效能。行但随着高等教育大众化、市场化、信息化,我国新建高校普遍存在建校和升级的时间短,资源紧张等问题,往往把主要精力放在师资队伍的培养或教学基础设施的建设上,而忽视了教学管理队伍建设。目前新建高校行政秘书队伍建设还存在诸多问题。必须正确认识这些问题,并提出行之有效的对策,才能提升高校的社会形象,推进高校秘书队伍建设从而适应快速发展的高等教育的需要。
一、 新建高校行政秘书队伍建设的现状
1、服务意识不强,业务素质不高
新建高校行政秘书工作量大面广,责任重,要求高,不仅要处理办公室业务,还有会务安排、协调、监督等工作。特别是有些人片面的认为,高校行政秘书在高校里地位低,待遇低,工作任务重,每天都是在做一些“婆婆妈妈”的事情,没有什么前途,于是在工作中消极应付,往往是“做一天和尚撞一天钟”、“身在曹营心在汉”。加之,用于业务学习和理论思考的时间常常被繁杂的行政事务挤占,没有时间潜心于理论学习和研究。因此,相当一部分行政秘书缺乏管理专业知识、技能的训练,许多人仍停留在就事论事解决问题的经验管理水平。另外,有相当数量的人从事行政工作,却没有从感情上把它当作甘心为之奉献的事业,而只是作为自己的铁饭碗。有的人虽然学历高而面对最基本的文字处理和信息交流工作,由于学科背景和专业的局限,也很难从容应对,在工作中常常墨守成规,任凭自己感觉做事。
2、领导不够重视,队伍结构不合理
新建高校普遍存在着重教学、轻管理的现象。由于对新建高校行政秘书队伍建设的重要性认识不足,在相当长的时间里,认为行政秘书是事务性工作,可替代性很强,人员配备上随意性较大,人员来源构成复杂。行政秘书主要由以下三部份人组成:一是学校为了优化教师队或者是减少其他岗位调配过来的人员,使得专业不对口。二是引进高层次人才的随调人员。三是近两年来各个高校新进的人员能够走上讲台的必须是博士学位,而有不少硕士毕业生为了有一个所谓的“铁饭碗”硬是挤进来充当了非主体系列人员。这些人员构成中学历不对称,职称不对称。加之,工作业绩难以衡量,往往是干好了也没人知道,失误了会受到领导的批评和教师的指责,不少人片面的认为秘书职业发展前景差,新建高校的此种做法严重影响了行政秘书队伍的健康发展,并在某种程度上导致了行政秘书队伍结构的不合理性。
二、加强行政秘书队伍建设的措施
1、树立创新服务意识,重视业务能力培养
第一,政秘书要充分认识行政秘书工作的意义,要认识到行政秘书工作虽然苦,但是很光荣的。要树立工作自豪感和自信心,做到干一行,爱一行,精一行,钻一行。高校行政秘书应当树立良好的服务意识。不仅要做到“你交我办”,更要加强对问题的预见性、处理问题的主动性,提高服务质量。第二,增强业务素质和创新意识。现代社会是知识和信息社会,高校行政秘书要适应社会发展,就必须具备深厚扎实的业务功底,扩大知识面,完善知识结构,勤于学习,善于思考,勇于实践。尤其在当今数字化、网络化的信息时代,更要加强对高新技术的学习和应用,提高工作效。第三,由传统的被动处理事务性工作向创新工作方式转变。要解放思想,不断增强创新意识、实效意识、质量意识和开放意识;要善于当高参、谋大事、顾全局,为领导提供高质量的服务;要以开阔的视野,全方位,多角度地审视思考新问题,拓展思路,实现工作上的新突破。
2、高校领导要转变思想观念,重视行政秘书队伍建设
第一,高校领导要充分认识到行政秘书对提升高校行政管理的重要性,要充分重视和评价行政秘书的工作业绩,建立合理的评价机制,提高行政秘书的工作地位和待遇。目前行政秘书队伍结构是年龄普遍偏低,学历参差不齐,但从日常的工作中明显能够感觉到高学历的绝对优势,学历的升高往往带来的是综合素质的提升,分析问题、解决问题能力的提升,所以在人员配置上,要充分考虑人才学历,用优惠的政策吸引优秀人才充实到行政秘书队伍,提高行政秘书队伍的管理档次,提高行政服务的效率。第二,新建高校应把行政秘书整体队伍的建设纳入到学校的师资培养计划中,定期开展行政秘书工作经验交流活动,为行政秘书提供到其他院校参观学习的机会,借鉴其好的经验,开阔他们的工作视野,提高工作效率。第三,高校领导对行政秘书职业前景要有统一的规划。首先,在行政秘书这个岗位上要有硕士学历, 当然近两年来各大高校优化教师队伍使得一大部分具有硕士学历的人分流到行政秘书系列,但是由于新建高校自身没有对行政秘书职业前景做统一的规划,行政秘书在职称评定、岗位晋升中压力相对较大,职业发展没有基本的保障,从而导致了这些人是“人在曹营心在汉”。所以新建高校应该开放思想、开拓思路,比如在秘书岗位上干满5年后根据个人发展规划可以选择在职上博士或者在行政岗上继续做贡献,职称评定的系列分类上做到原则性与灵活性的统一,使得行政秘书在这个岗位上干的安心、舒心和放心。
总之,新建高校行政秘书队伍作为新建本科院校一支正在发展的队伍还有待于提高与完善。学校领导应给予重视,不断转变思想观念,重视行政秘书队伍建设,并为行政秘书提供培训与继续教育的机会,使得行政秘书这个年轻富有朝气的队伍不断蓬勃、壮大和可持续发展,从而为高校自身,为社会培养出一批批优秀的能够与时代发展相适应的基层管理者。
