关键词;秘书;职能;差别
一般而言,对于秘书职能可分为办公事务辅助、参谋智能辅助和管理协调辅助三个方面。三个方面既有内容上的区别又是相互渗透的,其共同的目的都是为领导工作的有效和有序提供辅助与服务,以促进领导工作效率的提高。准确理解和把握机关秘书和企业秘书的职能及其差异,是深入理解解政府和企业的关系,已经在各自岗位做好秘书工作的前提。
一、在办公事务辅助职能方面机关秘书和企业秘书的差异分析
(一)机关秘书和企业秘书在办文上的差异
办文在秘书工作中主要指文稿撰拟、运行、整理及保管利用。
机关秘书进行办文最终大多是以国家政策法规的形式出现的,是国家行使统治权利的载体和工具,最终目的是实现政府的管理职能。所以,机关秘书的办文工作体现出强烈的政策性,同时会对整个社会产生强制力(如论是软强制还是硬强制),其影响将涉及整个社会。然而,企业秘书的办文大多是涉及企业内部运作的过程,其影响力只是在企业内部有效,同时办文的内容大多是涉及企业内部的管理,并不必然与政治挂钩,因此体现为更多的现实性和实用性。
(二)机关秘书和企业秘书在办会上的差异
秘书办会指的是协助领导者筹备会议、操办会务、为会议有序进行和取得预期的会议效果提供服务。由于机关和企业在职权和性质上差异,其所办的会议也体现为不同的目的。
机关秘书所办会议大多是作出决议、发布决策指令、行使权力等。多数会议是作为信息的沟通和发布渠道。机关秘书在传统上更多的关注会议对政令传达的准确性以及发布的效果。然而目前值得注意的是,随着我国民主化进程的推进,当前机关的管理思路更趋于成熟和民主,在制定决策的过程中更多的引入了公众参与制度。机关秘书的办会已经不仅仅局限于初期的内部会议或是新闻发布会、记者招待会等传统模式,因此,机关秘书的办会思路也应该与时俱进,改变机关主办方高高在上的固有模式形成平等议事形式,这期间还要求机关秘书在办会过程中平等的兼顾各方与会者。企业秘书的办会大多是为了沟通、集散信息、形成共识、布置或商洽工作、增强组织凝聚力或是推进工作实现管理目标。企业秘书大多筹办和服务经理办公会、董事会、股东会、职工代表会、业务洽谈会等。
(三)机关秘书和企业秘书在办事上的差异
秘书为领导操办事务的范围相当广泛,大体上可分为日常事务、随机性事务和受权理事三类。
机关秘书在办事方面更多的体现出权力的特征。无论是在处理日常事务、随机性事务还是授权性事务,在负责的职权范围内起到了主导和信息的控制者的地位。因此,便会催生出腐败的问题。比如秘书在处理授权性事务的时候,可以利用信息优势,将信息作为资源,从利益相关方收取回报;再如机关秘秘书常常要对领导的来访、电话和事务等进行挡驾和截留,但机关秘书也可以根据自己的利益利用它来堵塞信息通道,不让对自己或与自己有关的不利的信息进入领导的视线。同时,也可利用这种方式来截取信息,将有价值的信息拦截后告知利益相关方,甚至其在中间起协调和疏通的作用,将单位的利益转化成个人的利益。近年暴露出来的多起机关秘书腐败案件,值得人们警醒。
企业秘书在办事方面跟多的时间花在处理日常性事务上。秘书每天都要操办的事务,如整理领导办公室,保证领导办公不受干扰,处理公务电话,收发、传递领导阅知,根据领导工作需要协助领导安排工作日程并做好准备,整理机关内务,值班事务、内外沟通和来客接待工作等。企业秘书在办事方面更多的体现为分内工作的按时、按量完成。
二、在参谋职能辅助职能方面机关秘书和企业秘书的差异分析
秘书人员自始就被称为领导者身边的参谋助手。在秘书工作历史发展中,秘书对领导工作辅助的方式、内容等虽然一直处于变化发展中,但参谋智能辅助一直是秘书职能范畴中的重要组成部分,而且随着社会的发展,领导者对其秘书参谋智能辅助的需要越来越强烈。
在当代社会,大凡事业有成的机关领导者身边,都有精于办事、善于参谋的秘书人员。机关秘书在某种程度上充当了领导顾问的角色。秘书因其近身性和领导建立了彼此信任的关系,同时由于秘书工作需要沟通各方面的关系,接触和处理大量的信息,所以其看问题的角度更加全面,加之某方面的专业技能,更能为领导提供有价值的参考意见。机关秘书在参谋决策方面更多的体现为帮助领导从多个角度分析问题以及提供可行性的建议。
三、在管理协调辅助职能方面机关秘书和企业秘书的差异分析
在现代管理实践中,由于环境条件的变化、认知水平的差异、资源状况的不同、利益配置的问题或工作上出现的各种失误等,往往使组织协同配合的有序运转出现种种失调和矛盾。为了化解失调和矛盾,现代领导者特别重视管理协调,除了在各职能管理方面强化协调功能外,还要求秘书工作加强对管理协调的辅助。
机关秘书对管理协调的辅助,主要体现在督促检查、信访事务等方面。机关在工作中要辅助领导对不同部门进行协调管理,同时接待和协调不同社会群体之间的关系。企业秘书的管理协调辅助职能主要体现在对领导活动安排及随机调处矛盾等方面。为了保证领导合理而高效的利用和分配时间,企业秘书承担着对领导时间的管理和规划者,同时为了保证领导能够有充分的时间和精力去处理最为重要的问题,企业秘书还需对随机发生冲突和矛盾进行调处和化解,保证企业各项工作有序开展。
四、机关秘书与企业秘书职能未来的发展趋势
随着当前经济全球化和一体化的进程,以及我国国企改革的进一步深化,机关秘书与企业秘书在职能上将呈现出更为复杂的关系,二者在职能上呈现出分化与融合的可能性
时代为机关秘书和企业秘书设置了不同的职能背景,机关和企业又为秘书提出了各异的职能目标。那些原来在机关和企业秘书职能中共有的内容,会在今后产生分化,那些已经粗略分化了的东西今后可能趋向细致分化。机关秘书与企业秘书做的都是秘书性工作,因此,两者又有较厚实的相互融合、容纳的基础。两类秘书通过客观的职业性交流、交往以及主观的互相学习,必将带来对秘书管理职能的新认知,在互相知晓职能差异性的同时也会清楚双方融合的切入点,使差异性成为自我提升和向对方学习的一种动力来源。
参考文献:
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