一、乡镇档案机构工作现状
(一)乡镇领导对乡镇档案工作认识模糊，致乡镇档案机构先天不足
由于受机构编制限制，绝大多数乡镇没有设立独立的档案管理机构，机关档案室一般挂靠在党政办公室，加之党政办公室乡镇党委、政府领导都分管，这就容易形成乡镇党政机构之间职责不明、责任不清等问题，往往就会形成档案工作有分管领导，但分而不管或管而不紧的工作状况。而且相当一部分的乡镇领导对档案工作缺乏足够的认识，对档案与档案工作的认识不全面，往往是说起来重要，做起来次要，忙起来不要。
(二)乡镇档案机构工作人员少、无编制、兼职多、变动频，履行职责难
乡镇档案机构组成人员有这样几个特点：一是人少，绝大多数乡镇设置1人且无专职岗位编制，一般都是党政办工作人员兼任；二是身兼多职，有些档案员还身兼重任，如人大秘书、团委书记等要职；三是人员变动频繁，乡镇档案人员以从事档案工作2～3年者居多，有些乡镇一年变动二三次，有部分乡镇在考虑岗位人选时选择一些“特殊人”在岗(身体多病、待退休、待生小孩人员)，将档案岗位作为“过渡岗”；四是档案业务水平普遍不高，由于兼职和岗位的频繁变动，有的档案人员未经过岗前培训就上岗，有的经业务培训后很快被调整了工作岗位，不能按计划接受业务培训现象较为突出。
(三)乡镇档案机构制度管理严重弱化，规范化管理难以落实
乡镇机关档案室根据乡镇工作自身特点，建立健全了各项档案管理制度，从档案保管、保密、借阅、鉴定与销毁等制度到各门类档案的归档制度，基本齐全而规范，但是档案工作各项制度的执行范围不出机关档案室，机关全体干部大多不知晓或知之甚少。乡镇档案机构如此制度建设，造成了乡镇档案管理工作的规范化难。
(四)乡镇档案机构服务功能开发不足，限制了其社会影响的进一步扩大
大多数档案人员对乡镇档案机构的定位是重保管，轻利用，对档案信息资源的开发利用下功夫不深或者根本不愿下大气力去开发档案资源。乡镇档案机构不仅应当对全乡镇档案工作实行规划、协调、监督和指导，而且还应当是乡镇的综合信息利用中心，同时还应是彰显档案服务机关、服务群众、服务社会的重要场所，而我们的一些档案机构放弃了档案信息的开发，也就是放弃了档案与档案工作的正面宣传机会，也间接导致了乡镇档案机构工作地位的下降。
二、新时期乡镇档案机构的功能定位
在新的历史时期，乡镇档案工作要不断创新服务，使其服务形式与内容进一步多样化，不仅要让乡镇档案机构成为乡镇档案安全保管基地，还要成为乡镇档案工作管理中枢、乡镇档案利用服务中心、乡镇文化宣传和乡情教育园地、乡镇文化休闲场所。
(一)乡镇档案工作管理中枢
负责制定并落实有关乡镇档案工作规划、业务标准；对乡镇所属企业、事业单位、行政村以及新兴农村合作经济组织的档案工作进行监督和指导，督促镇辖区内的农业和农村档案工作的收集，指导其规范整理；负责镇辖区内各类组织档案人员的业务培训；负责做好档案法律法规的普及与宣传，增强社会档案意识；负责本乡镇机关档案的收集、管理和开发利用。总之，乡镇档案机构应当是乡镇档案事业发展的推动者、实践者，更应该是组织者、管理者，从而成为乡镇档案工作管理的中枢机构。 (二)乡镇档案利用服务中心
作为乡镇档案信息资源库，乡镇档案机构在乡镇建设社会主义新农村的进程中，其特殊的服务必然会占有一席之地，而且服务途径多，服务范围宽泛。在乡镇和农村，领导决策、经验总结、政策出台、文件公开、文化教育、权益纠纷、科学种田等等都可以展现档案的服务效果。
(三)乡镇文化宣传和乡情教育园地
乡镇档案机构保存的档案内容丰富、载体多样，许多革命遗址、遗迹、历史事件和经济发展、社会进步的真实记录都保存在档案室，这是一笔不可多得的宝贵遗产和精神文化财富。乡镇档案机构有责任很好地开发和利用它，使其发挥资政育人、传承文明的作用，建成乡镇文化宣传和乡情教育园地。
(四)乡镇文化休闲场所
将反映本地区风土人情、重大历史事件的历史档案、记载本地名人生平轶事的名人档案、反映家族文化的家谱档案以及各类声像、多媒体档案等让人感兴趣的丰富的档案资料进行开发，不断丰富百姓的文化生活。
三、加强乡镇档案机构工作的对策
(一)建立独立的档案管理机构
档案管理科作为乡镇档案管理机构，在领导和管理体制上，是乡镇党委、政府的职能部门，业务上受上级档案行政管理部门的监督指导。负责本乡镇机关档案管理工作，并对本乡镇辖区内的各单位档案工作进行监督指导。在规格上，属科级机构，与其他职能科室同级，享受同等待遇。设置一名科长，配备上2名专职档案工作人员，从乡镇机关或事业单位人员中选配，做到专职专责。
(二)营造良好的乡镇档案工作环境
档案管理工作是一项政治性、专业性、知识性很强的工作，要求档案人员要具有高度的政治观念、广博的知识层面、精深的业务素质，能够适应现代社会对档案管理的要求。要保障档案工作的正常开展，需要保持档案工作人员岗位的相对稳定，并通过提高待遇、正常晋升等方式增强档案管理岗位的吸引力。同时各乡镇档案员要定期接受档案业务培训，而且各乡镇要按工作规范、岗位职责对档案人员加以督查和考核。要让档案人员干起来有盼头、有劲头，从而进一步扩大档案机构的工作影响和提高档案机构的地位。
(三)将档案工作列入乡镇发展规划
《乡镇档案工作试行办法》规定：“乡镇党委、人民政府应切实加强领导，把档案工作列入乡镇工作计划和发展规划，纳入分管领导目标管理责任制，切实解决档案库房、设备和工作人员等实际问题。”同时适当加大对档案事业建设的经费投入，将档案经费开支列入乡镇财政预算，完善考核激励机制，把档案事业建设纳入乡镇社会发展目标来进行评价考核，为乡镇档案事业又好、又快发展提供必要的保障。
(四)加强乡镇档案管理工作
建立、健全和完善档案工作制度是实现档案管理规范化的必要措施。乡镇档案工作综合性强、涉及面广，为了保证乡镇档案工作的正常规范开展，必须建立健全规章制度，对机构设置、管理体制、管理范围、收集归档、整理、鉴定、保管、借阅、利用等各项工作做出明确规定，以使档案管理的全过程达到规范化、制度化，为档案工作的开展提供重要的制度保证。
(五)做好档案宣传工作
加强宣传、教育是做好档案工作的重要基础工作。只有通过广泛宣传活动，才能形成档案工作的社会共识和合力，才能从根本上体现乡镇档案的价值。开展各种形式的档案法律法规宣传和教育，使档案工作与群众的日常生活密切地结合起来，促使群众形成良好的档案意识，为农村各项工作政策的贯彻执行打好扎实的社会基础。在此基础上，为解决农村土地纠纷、维护农民合法权益、稳定农村经济秩序等积极开展档案活动，以促进乡镇档案的长效管理，增强群众对档案的重要历史凭证和法律依据作用的认识。
