摘要:笔者将行政管理学的知识运用到机房管理的实际工作中,通过工作实践提出在提高机房管理人员工作效率、合理使用机房、缓解机房紧张、节约大量人力和物力四个方面加强对高校机房的科学行政管理。
关键词:高校机房;科学;行政管理;管理人员
行政管理是国家行政机关依法对国家和社会公共事务进行管理。无论是哪个行业,那种职业,其行政工作千头万绪。要管理社会各种公共事务,需要政治学、社会学、经济学、心理学和法学等学科的专业知识。行政管理学就是综合了这些学科的基本知识,自成体系,形成一门实践性很强的应用学科。笔者在临沧师专从事机房的管理工作,尤其觉得行政管理对我们开展工作影响极大,特别是科学的行政管理对提高机房管理工作实绩至关重要。为此,结合自己的工作实际,从以下几个方面简要谈谈对高校机房的科学行政管理。
一、提高机房管理人员工作效率方面的科学行政管理
高校机房的管理涉及课程教学过程中的管理、课后的设备管理、维护维修等管理任务。许多高校机房管理分工越来越细,越来越明确,相应的管理人员也就越来越多,甚至造成管理岗位设置不合理,所以科学的行政管理对高校的发展起着不可估量的作用。科学的行政管理能合理安排管理人员的工作时间,使管理人员人人有事可做、责任到人,最终将高校机房管理人员的工作效率和工作任务有机地结合起来。那么,如何将提高高校机房管理人员的工作效率和工作任务有机地结合起来呢?那就需要科学的行政管理。
1.制作一份便于实施的工作计划。对于平时的日常管理工作,应先制定一份工作计划,计划在先,心中有数才能使工作有条不紊。高校要有机房管理的工作计划,无计划工作是盲目的、无目的的,是不允许的。对于高校来说,制定机房管理计划的依据是机房的教学计划或机房的课程表。制作计划的周期定为一个学期,但应将机房管理的计划分解为日计划和周计划。因为高校教学是以周为周期安排的,而机房设备故障却呈现出临时性,设备维护需每天进行。每个工作日结束的前半个小时,先盘点当天计划的完成情况,并整理第二天计划内容的工作思路与方法。一般来讲,机房管理人员会尽力完成当天的工作,因为当天完不成的工作将不得不延迟到下一天完成。这样必将影响下一天乃至本周的整个工作计划,从而陷入明日复明日的被动局面。在制定日计划的时候,必须考虑计划的弹性,不能将计划制定在能力所能达到的100%,而应该制定在能力能达到的80%,这是由管理者的工作性质决定的。因为,管理者每天都会遇到一些意想不到的情况,如上级临时交办的任务。如果每天的计划都是100%,那么,在完成临时任务时,就必然会挤占已制定好的工作计划,原计划就不得不延期了。久而久之,计划就失去了严肃性,机房设备不能及时修复,将大大影响机房的使用。
2.将管理工作分类。分类原则主要包括轻重缓急原则、相关性原则、工作属地相同原则。轻重缓急包括时间和任务两方面的内容。很多时候管理者会忽略时间的要求,只看中任务的重要性,这样的理解是片面的。相关性主要是指不要将某一件任务孤立的看待。因为管理本身是一项连续性的工作,任务可能是过去某项工作的延续,或者是未来某项工作的基础。所以,任务开始以前,应先向后看一看,再往前想一想,以避免前后矛盾造成返工。工作属地相同原则指将工作地点相同的业务归并到一块完成,这样可以减少因为工作地点变化造成的时间浪费,这一点对现场管理人员尤为重要。如果这一点处理得好,可避免在现场、自己的办公地、其他部门以及其他教师之间频繁接触,既节约了时间,又提高了工作效率。例如我校为了节约时间,提高工作效率,对机房管理人员进行了分类,把机房管理人员分为课间值班人员、设备维护维修人员、设备管理人员等多种类型;同样,管理人员也分为基层管理员、中层管理员、高层管理员等多个级别,且各级别的分工不同、工作性质也不同,但都具有专业性等特点。
3.按时完成计划内的工作。管理人员在接受工作任务的同时,都被要求在规定的时间内完成,常常将时间与质量两个基本要求贯穿在完成任务的过程中。作为管理者,将任务完成的时间定在提交任务成果的最后一刻是很不明智的,这与上面提到的计划的弹性是一脉相承的。因为,事情不会一味按个人主观设定前进,当应提交的任务与临时的事项冲突时,就只能选择其中一项,不能二者兼顾。一个能按期按质完成工作任务的管理人员,即使不是天天加班加点,终日忙忙碌碌,也会让主管觉得你是一个让人放心的人,他不会天天追问你的工作进度如何。例如临沧师专教务处每个学期制定使用机房的教学计划,并将计划分解到管理机房的现代教育技术中心和信息科学与技术系。现代教育技术中心和信息科学与技术系根据学校机房的基本情况以及教学的实际需求制定机房使用计划和机房管理、维护维修计划。机房管理员和机房高层管理员各尽其责:机房管理员按照上述两种计划,对机房进行课程教学过程中的管理、课后的设备管理、维护维修;机房高层管理员对整个机房管理工作进行追踪、检查,评价效果,并要求管理人员按时按质按量完成各自的管理任务,为师生提供满意的服务。
4.监督过程管理。因为高校机房管理工作涉及各个教学系、教务处、后勤管理处等多个部门或是岗位。由于这项特定的工作有很多中间环节,增加了协调的难度,所以管理人员在组织某项工作时往往只偏重于自己本身所应完成的职责,将工作传递到相关工作部门与工作岗位之后便听之任之了,这样就出现了工作总是不能按时完成的状况。在检查工作结果的时候,所涉及的中间环节会各自抱怨给予他的时间太短了,或者是某个中间环节耽误的时间太久了等等,而工作结果只有一个,那就是你没有如期按质按量完成工作,你的工作业绩等级被打了折扣。所以作为一名高校机房的高层管理者,要把握工作的完整性。在事先给定各个中间环节完成工作量的同时,要经常关注他们完成的质量与进度,以避免其中的某个或是某些环节影响整体工作进度;要监督中间环节处理者按你的要求及时完成分管任务,这就应实实在在地进行过程管理。高校机房应实行首问负责制,设置分管校领导、主管部门负责人、机房管理负责人和机房管理员,形成层层管理模式,让一级管一级,一级监督一级,自上而下,抓好细节督促,哪一个环节出现的问题,就追究哪一个环节管理者的责任,通过这些有效的科学管理,大大提高了管理人员的工作效率。因为对于过程管理的方法研究是永恒的,所以每个人只有有效地利用自己的时间才能有效地提高自己的绩效。
二、节约大量的人力和物力方面的科学行政管理
科学的行政管理要在提高管理人员的工作效率的同时节约大量的物力和人力。如果高校机房的行政管理缺乏科学性,不利于充分利用和合理调配高校的人力、物力、财力、技术等资源,不利于调动管理人员的积极性、主动性和创造性,不利于开源节流,那将会造成高校人力和物力的浪费。所以提倡科学的行政管理,可以节约大量的物力和财力。高校要充分挖掘和最大限度地利用本校现有的人力、物力等各种资源,提高管理人员工作积极性,开源节流。科学的行政管理往往根据高校实际发展需要经常进行更新、变招,因而带有很强的灵活性,比较能符合时代的发展和高校的实际。例如临沧师专一方面根据本校的规模、学生的数量、机房的数量确定机房管理人员的职数,制定人才引进的方案,出台引进高素质人才的政策,采取可行的措施引进计算机水平高、能力强、维护技术实力强、有可塑性和发展潜力的计算机专业技术人员作机房管理人员;另一方面通过业务进修和培训、外出参观学习、与同行交流等形式不断培养机房管理人员。这样,合理配备和培养了机房管理人员,实现机房管理人员少而精。除此之外,不断完善和改进一些相关的规章制度和管理模式,使之变得精练、实用、简结、便利、省时、省钱,讲究勤俭节约,反对大手大脚随意浪费,如设法修复硬盘、主板、键盘等配件,反对一旦出现故障便即刻扔掉,不作任何故障处理而立即更换新配件的浪费做法,为学校节约了大量购买配件的资金。采用这种规范性的行政管理,可以节约大量的物力和财力。
行政管理的功能之一是行政部门协调单位内部各部门间的关系,这种对各部门间关系的协调,是以对计划的分工执行和控制为基础的。在执行计划控制的过程中,行政管理部门应该对各部门的计划执行情况和进度进行协调,以调整单位的整体计划的实施。同时,还应该对各部门在执行工作计划的过程中、日常事务上所发生的矛盾冲突进行调解,使单位各部门之间能够团结和协调一致,维持单位的稳定和正常运行。在高校机房数量不足、机房使用率过高的情况下,更需要科学的行政管理来协调好学校内的各种关系,这种协调就是理顺学校内部的各种关系,如部门间的关系、机房管理者之间的关系、教师之间的关系、上下级间的关系等,也就是正确处理机房管理部门内外各种关系,解决冲突,促进协作,将所有力量都集中到实现组织目标的轨道上来。使各个环节紧密衔接,各项活动和谐地进行,让各自为政、相互扯皮、不顾组织整体利益的现象大大减少,从而极大地提高组织的效率,为机房正常运转创造良好的条件和环境,促进机房管理目标的实现。例如临沧师专在机房数量严重不足、机房极为紧张的情况下,对机房的使用进行科学的行政管理:一方面做好学校各部门、各教学系的协调工作,缓解多个部门同时使用机房的矛盾冲突;另一方面是做好机房管理人员、计算机教师的协调工作,使他们之间相互协调、配合。通过协调,很好地处理和利用冲突,发挥冲突的积极作用,并使部门之间、人与人之间能够相互协作、很好地配合,理顺了学校内部的各种关系,使机房有合理的分工,然后再根据教学、培训、考试的实际需要以及使用的课程和时间,合理安排机房的使用日程,完成了教学、培训和考试任务,让管理出成绩、见成效。
四、缓解机房紧张方面的科学行政管理
可以说,多数边疆高校由于资金匮乏,机房建设投入的经费较少,建设的机房数量不足,机房非常紧张,难以满足教学的实际需求。在这种情况下,高校要树立成本控制的理念,采取一系列增强管理成本意识、提高成本效率的管理措施,使学校在无法投入大量资金建设机房的情况下保证机房满足教学需求。这既能减少成本开支,又能使机房教学顺利开展。例如临沧师专机房管理人员想方设法,根据本校机房的电脑配置和设置,采取两种适用的技术措施:一种是使用双操作系统。即在一个硬盘上安装两个能完全隔离的操作系统,其中一个是教学系统,用于学校计划内的教学,另一个是考试系统,用于校内外各类培训和考试;另一种措施是使用双硬盘并对硬盘进行合理的规划。比如一台电脑同时安装80G和40G的硬盘各一块,80G的盘硬作教学盘用于平时教学,考试时把硬盘转换到40G的考试盘上进行,考试结束时再转回教学盘。通过使用双操作系统、转换双硬盘等方式,将用于学校计划内的教学与用于校内外各类培训、考试的机房分开,这样一来既不耽误考试也不耽误教学,还大大减轻了机房管理人员重新做系统的麻烦,缓解了机房紧张的现象,保证了机房教学如期完成。
总之,行政管理必须实现最大限度的科学化。而要想实现科学的行政管理,最重要的一点是要与时俱进,开拓创新。每所高校的资金情况不一样,建设的机房数量和设备配置不相同,需要使用机房的课程数量也不一样,要让机房在高校教育教学中充分发挥作用,就要根据学校的基本情况制定相应的科学管理模式,研究科学的管理方法,只有这样才会有不竭的动力。
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