档案的另一个隐性作用探析
宋岩（广东机电职业技术学院广东广州510515）
【摘要】档案的作用分为一般作用和特殊作用，但还有一个隐性作用常被人们所忽略，那就是对文件形成的规范作用。本文就从档案与文件关系入手，深度挖掘档案对文件形成的载体、对文件形成的程序和对文件形成的体裁格式的规范作用。并充分利用这种作用，规范文件形成载体和文件形成的程序和文件的语言、体裁、种类、格式，从而确保档案能够长期保管和档案的合法地位。
    【关键词】档案；文件；作用
档案是国家机构，社会组织和公民个人在社会实践活动中直接形成的具有一定保存价值的各种形式的历史记录。一般来讲，档案的作用分为一般作用和特殊作用。一般作用主要表现在：是机关工作的查考凭据，是生产建设的参考依据，是政治斗争的必要手段，是科学研究的可靠资料，是宣传教育的生动素材等几个方面。而特殊作用主要表现在档案的凭证作用和参考作用两个方面。[1]我们知道，档案的前身是办理完毕且具有一定保存价值的文件。
    也就是说文件的内容、格式决定了它是否具有保存价值，是否会归档成为档案并继续发挥它的作用。但是，档案保管好坏也决定了这种作用发挥的效果。为了确保档案得到妥善保管，并进一步好发挥档案的参考凭证作用，长期经验教训告诉我们，必须对档案的前身---文件的形成与格式提出规范要求。这就是我们常常忽略的档案另一个隐性作用，对文件形成的规范作用。它主要表现在以下三个方面：
1要确保档案耐久性，档案对文件形成的载体和记录方式起到规范作用
档案的保管是档案管理工作的一个重要环节，也是档案发挥作用的关键环节。档案要持久保管并发挥作用是由档案的耐久性决定的。
    档案的耐久性是指保存和使用的过程中，档案制成材料抵抗理化损坏作用和保持其原理化性能的能力。它主要由两方面因素决定：一是档案载体，另一个是档案的记录方式。
    1．1文件形成的载体对档案耐久性的影响。文件形成的载体从历史的演变过程来看，先后使用过甲骨、金石、缣帛、纸张，就是我们常见的甲骨档案、金石档案、缣帛档案和纸质档案。还有现今普通使用的光盘、磁带、相片等。但目前，我们文件形成的主要载体还是纸张。纸质的好坏就决定了档案的耐久性，也就直接影响到档案作用的发挥。
    纸张的耐久性主要由造纸原料的种类、性质和造纸生产过程等因素决定。造纸原料很多，目前主要使用植物纤维，纤维的基本化学成分是纤维素、半纤维素和木质素组成，造纸原料中这三种化学成分的性质和含量对纸张的耐久性有主要影响。而造纸主要分为“制浆”和“抄纸”两个生产过程，制浆的方法有手工法、机械法和化学法，采用不同方法制浆，纸张纤维的长短和粗细都不同，从而对纸张的耐久性有很大影响。所以，我们在工作中，必须根据公文的重要性来选择不同纸张作为文件记录载体。这样既可以增强档案的耐久性，发挥档案的作用，又可以合理节约办公经费。
    当然，我们在日常的科技生产等活动中，也有使用光盘、磁带和相片作为记录载体。由于这些载体的材质对耐久性有很大影响，所以我们在选购办公用品时，应根据这些材质的参考值来选择合适的型号作为记录载体。
    1．2文件形成的记录方式对档案耐久性的影响。文件的记录方式是相对于具体的记录载体而言。如对纸张而言，影响档案的耐久性的因素主要有三个，其一为纸张的化学成分和造纸的方式，其二为色素的成分，其三为色素与纸张的结合方式。通常，纸张的主要成分有纤维素、半纤维和木质素。三者的比例不同，对纸张的耐久性有影响。此外纸张的制造方式不同，纸张的耐久性也受影响，一般来讲，手工打浆的纸比机器打浆的纸耐久性强。当然，这个因素不受我们控制，我们也不作太多的研究，只要根据文件的重要程度选择不同规格的纸张即可。
    通常受我们直接影响的主要在于后面二个因素。
    色素的成分主要分为炭黑、颜料和染料三种。炭黑对各种强光有散射作用，耐火性和耐热性好，化学性质稳定，耐酸碱，耐氧化，不溶于水，油和普通溶剂，是最耐久的色素成分。颜料分为无机颜料和有机颜料：无机颜料热稳定性、光稳定性好，不溶于普通溶剂，非常耐久；有机颜料有色力强，透明性好，但耐光性、耐热性不如无机颜料。染料是一天然或合成的有色有机物，颜色鲜艳，不耐酸碱，溶于水或其他溶剂，耐光性差，在光照下极易褪色、变色，是不耐久的字迹材料。
    而色素与纸张的结合方式主要有结膜、吸收和粘附三种。结膜是指当字迹材料写在纸上时，干燥后能在纸上形成一层薄膜。这种膜与纸张纤维结合牢固，耐磨擦，不易使色素成分扩散，是最耐久的一种方式。浸润是指字迹材料写在纸上后，色素成份依靠分子的运动渗透到纸张纤维的内部中。这种结合方式耐磨擦，但易于扩散，属于比较耐久的。粘附是指字迹材料写在纸张上，依靠一定的外界压力，以大颗粒的形式在纸张纤维间的大空隙内作机械的附着和停留。这种结合方式不耐磨，是最不耐久的。［2］不同色素与纸张不同的结合方式都对档案纸张的耐久性有影响。
    由此，我们在文件形成时，还应根据文件的重要程度，选择合适的笔和墨。这就是档案对文件记录方式的规范作用。
    2要确保档案作用发挥，档案对文件形成的程序起到规范作用
由于档案具有其真实性、原始性，它的法定证据作用明显。它不仅为领导决策、教学、科研和管理等工作提供服务，同时帮助解决一些关系到单位和个人的切身利益问题。
    档案在整理立卷的一个主要原则就是要遵循文件的形成过程，而档案要发挥作用关键在于文件形成的程序是否规范，是否具有法律效力。每个机关组织都有其法定的职能和权力，而这种职能和权力主要是通过它所制发的文件体现出来。但文件的制发必须按照拟稿、审核（核稿）、签发、缮印、核对、用印（签署）等规定程序形成才具有法律效力。如果文件形成的程序不规范，就对该份档案的法律效力产生直接的影响。这就造成个别单位事后为了让该份档案产生法律效力而私下补办文件形成程序，这种做法既有伪造档案的嫌疑，又破坏了档案的原始性。在很多的失误教训中，档案以其特有的方式规范文件的形成程序。
    3要确保档案的分类与整理，档案对文件的语言、体裁、种类和格式起到规范作用

中国历史经历了漫长的封建社会，王朝的更替，导致了公文的格式、语言文字以及体裁的多样化。从一个方面来讲，它是我国丰富的文化资源。但从档案的管理角度来讲，却给我们带来了保管和利用的诸多困难。反过来，规范公文的体式、语言和格式来简化科技生产等活动程序，成了档案管理工作者和从事文书工作人员的一个艰巨的任务。
    我国解放后，一直在这方面也做出了巨大的努力。
    3．1公文中文字的简化。早在晚清末年，康有为、梁启超、谭嗣同等主张文字拼音化。1906年，教育家陆费逵在《教育杂志》创刊号上发表论文《普通教育应当采用俗体字》，这是历史上第一次公开提倡使用简体字。1922年，陆费逵又发表论文《整理汉字的意见》，建议采用已在民间流行的简体字，并把其他笔画多的字也简化。五四之后，一批知识分子痛感汉字“三多五难”:字数多，笔画多，读音多，因而就难认、难读、难写、难记、难用。鲁迅曾经感慨:“中国的文字，对于大众，除了身份、经济这些限制之外，还要加上一条高门槛:难。单是这条门槛，倘不费它10来年功夫，就不容易跨过。”1922年，钱玄同在国语统一筹备委员会上提出《减省现行汉字的笔画案》，得到陆基、黎锦熙、杨树达的联署。这是历史上有关简体字的第一个具体方案。它提出的八种简化汉字的方法，实际上也就是现行简体字的产生依据。1935年春，上海文化界发起大规模汉字简化运动，称为“手头字运动”，意即一般人怎么写，书就怎么印，使得文字比较容易写、容易认。同年8月，国民党政府教育部采用钱玄同主编的《简体字谱》草稿的一部分，公布“第一批简体字表”，收简体字324个，是历史上由政府公布的第一个简体字表。
    这套方案后来因遭到戴季陶等人的反对，于第二年2月通令收回。新中国成立后，1955年1月，文改会拟订了《汉字简化方案草案》，广泛征求意见。1956年1月，《汉字简化方案》由国务院全体会议第23次会议通过，这个方案共简化汉字517个，简化偏旁54个，并废除了近400个异体字。1964年5月文改会又编印出《简化字总表》。该表共分三表:第一表是352个不作偏旁用的简化字，第二表是132个可作偏旁用的简化字和14个简化偏旁，第三表是经过偏旁类推而成的1754个简化字。由此，简化字的数量由517个增加到2238个，这就是今天使用的简体字的基本范围。文字的简化，为公文语言的规范开创了先河。
    3．2公文种类的规范。公牍文化是文档官吏在其职任内所创造的文化产品，公文文种、撰写风格、体例格式及公文用语等历代有别。其中文种的变化大抵分为三个阶段。一是封建时期的公文种类，主要有诏令、制、诰、文告、奏议、表、疏等。如为世人传诵的李斯的《谏逐客书》、晁错的《复奏勿收农民租》、贾谊的《陈政事疏》、司马相如的《谏猎疏》等［3］。期间，公文文种虽略有变化，但不离左右，变化不大。辛亥革命后，公文发生了革命性的变革，从内容到形式都面目一新。1912年孙中山领导的南京临时政府颁布了公文程式，规定使用“令、咨、呈、示、状”等五种公文文种［4］。新中国建立后，不断进行公文的规范化、科学化建设。1981年，国务院办公厅发布了《国家行政机关公文处理暂行办法》，规定公文种有：命令（令、指令），决定、决议，指示，布告、公告、通告，通知，通报，报告、请示，批复，函等九大类。1987年，国务院办公厅正式发布了《国家行政机关公文处理办法》，又于1993年修订发布。
    规定公文种类主要包括：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。2000年8月24日，国务院发布了《国家行政机关公文处理办法》。规定行政机关的公文种类主要有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。至此，我国公文走上了科学发展的大道，对于社会主义现代化建设必将起到重大促进作用。公文文种的规范，既是档案分类整理的要求，也是规范公文的体裁格式发挥公文效用的要求。它们之间有着互为依赖互为促进的作用。
    3．3公文的格式规范。过去，文件的格式，包括用纸大小、排版格式、字体型号大小等在不同行业、不同时代要求不一样。对档案的整理立卷带来了很多麻烦，有的用纸大了，要裁；有的用纸小了，要粘。虽然现在实行了立卷改革，档案以件为单位归档。但公文的格式不一致，在某种程度上影响了档案的利用和保管。要求公文格式规范就成了档案管理者们强烈要求。2000年11月，国务院颁布了《国家行政机关公文格式》，规定公文用纸张采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB/T148；公文页边与版心尺寸为天头（上白边）为：37mm±1mm，订口（左白边）为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。公文中图文的颜色未作特殊说明均为黑色；公文排版正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。印刷要求：印刷要求双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。装订要求；公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书间的距离为3mm-5mm；无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏牢固；后脊不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，无毛茬或缺损……。［5］由于文档一体化的实现还待推广，从目前的管理体制来讲，文件管理和档案管理还不能同步，文件的形成在很多单位都不太规范，有的单位文件选用载体，如纸张不太规范，纸张酸性高、半纤维素和木质素含量偏高，纸张耐久性差；有的单位文件形成选用的记录方式也不太规范，有的用染料印文件，有的用红蓝铅笔圈阅文件，等等。这些处理方式，都不利于档案的保管。随着社会的发展，人们的法制意识加强，档案的凭证作用应用得越来越广泛。但由于档案是文件的下游作业，我们只有充分重视档案对文件形成规范的隐性作用，确保文件形成的载体、文件形成的程序和文件的语言、体裁、种类、格式规范，这样档案的耐久性才适当、档案的法律地位才有保障。
    【参考文献】
［1］吴宝康，和宝荣．档案学概论[M]．北京：中国人民大学出版社，1988：52-61．
［2］杨友秀．档案工作基本理论与方法[M]．北京：档案出版社出版，1994：268-282．
［3］李福敏．古代文档官吏与传统文化[J]．档案学通讯，2003(4)：36-38．
［4］杨树森．孙中山领导的南京临时政府的秘书工作[J]．秘书之友，2007（3）：43-46．
［5］国家质量技术监督局．国家行政机关公文格式，GB/T 9704-1999．1999-12-27批准发布．
作者简介：宋岩（1971—），男，湖南衡阳人，广东机电职业技术学院综合档案室主任，副研究员。

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