浅析干部人事档案管理现状及思考
刘佳丽（福建省水产研究所，福建厦门361012）
［摘要］干部人事档案管理必须服务于干部队伍建设，为选才、用才提供客观依据。但当前干部人事档案管理工作还存在着诸多问题，影响其作用的发挥。因此，各单位对干部人事档案管理应采取创新工作制度、创新工作方法、建设管理队伍措施。
［关键词］人事；档案管理；思考干部人
事档案是我们党选人用人和正确使用干部的重要依据。随着干部人事制度改革的不断深化、干部工作的规范化，给人事档案管理工作带来新的挑战。新形势下，如何提高干部人事档案管理水平，更快更好地发挥干部人事档案的作用，是当前干部人事档案管理工作的一个重要课题。
一、当前干部人事档案管理存在的问题
（一）档案管理手段落后
按照干部人事档案管理的要求，对收集归档的材料要及时登记备案，并在一个月内进行归档，每两年整理装订一次。以福建省水产研究所为例，我所现有在职干部、职工140人，离退休干部、职工110人，共管理着人事档案250余卷，配备兼职管理人员1名。每年形成与人事档案有关的资料约600余份。由于每年都有新材料增加，档案管理人员常年忙于材料的收集、整理、拆、装、订等大量简单、重复性的劳动，使得档案管理人员根本没有时间和精力考虑开发案卷的内在信息。
档案管理手段的陈旧落后，整档工序的繁琐复杂，已不适应信息时代对档案现代化管理的要求。
（二）材料真实性问题
干部人事档案管理的核心就是确保档案材料的真实、可靠，只有真实可靠的档案信息，才有参考价值。当前，干部人事档案管理中出现涂改、造假现象屡见不鲜，从近年来查处的选人用人上的违纪违法案件中也不难发现，个别不法分子利用组织人事部门把干部人事档案作为评价和使用干部的基本凭证和重要依据，不惜铤而走险，制作假档案当上了领导干部。
（三）内容充实性问题
新时期干部人事档案的价值正在发生着变化，其社会价值已不如从前那样重要，在传统人事制度下形成的干部人事档案，陈旧的信息内容已不能满足现代社会对干部人事档案价值的需求。如干部人事档案中记载个人履历、社会关系、政治面貌、工资情况、年度考核等基本情况的内容多，而能够反映职工工作能力、技术特长、业绩等方面的材料少。如在科研单位人事制度改革中形成的能够真实反映科研人员科研水平具有长期查考价值的材料，未能及时补充到干部人事档案中来。传统的干部人事档案材料收集范围与新时期人事信息资料的形成已不相适应。
（四）编研缺乏问题
目前，各单位的干部人事档案一般是由组织人事部门的档案室管理，或者放在综合档案室由专人进行管理，管理大都以纸质档案为主，绝大多数干部人事档案提供利用的最基本方法就是查阅原始的档案材料，干部档案信息处于单一的纸质档案信息，有的管档单位甚至还没有专用的档案库房，更谈不上构建一套完整科学的电子档案了。
二、干部人事档案管理存在问题的原因分析
（一）管理制度不健全
一是档案管理不完善，规章制度不健全。这直接导致人事档案归属不明，管理不善。据调查，现还有许多单位没有专用的人事档案库房，有的档案就直接堆放在办公室的柜子里，有的档案与别的档案一起放在综合档案室里，没有形成统一的管理体制；二是制度落实不到位，管理不严格。各单位虽然都制定了人事档案管理制度，但在实际操作中力度不大，一些职能部门在查借阅和转递干部人事档案的过程中，不出具介绍信、不登记查借阅手续、不按要求转递人事档案等。由于制度落实不到位，管理不严格，擅自涂改、圈划、抽取、销毁或撤换档案材料时有发生。三是管理制度滞后，不够完善。随着干部人事制度改革的不断深入，干部信息形态、档案的整理、保管和利用手段以及业务范围也随着发生了变化，旧的档案管理制度已不适应新的社会发展的要求，需要进一步修订完善。
（二）重视程度不够
一是领导不够重视。认为干部人事档案管理工作既不能为单位争荣誉，相反还要花人力物力搞投入，因此对干部人事档案工作的业务建设、人员配备、库房建设、资金投入不重视，当作可有可无的工作，只要档案不丢失就行。二是人员配备不够。据调查，从事干部人事档案管理工作的一般都是兼职人员，没有经过专门业务培训，业务素质参差不齐，而干部人事档案工作的业务性和专业性都比较强，要求管理人员熟练掌握档案的保管保护知识和技能，而目前从事人事档案管理工作的人员多数缺乏档案管理的专业知识，上岗后从未经过专业培训，无法适应新形势的要求。三是经费投入不够。有的单位以干部人事档案基础设施建设为由，向财政部门打报告要专项经费，财政下拨的经费不是专用于干部人事档案管理上，而是挪作他用，未能做到专款专用。
（三）档案工作者责任意识淡薄
一是工作责任意识不强。责任心是一个干部思想品质、工作作风、精神境界的具体体现，更是做好干部人事档案管理工作的本质要求。有些档案管理人员身在其位，不谋其职，既不注重干部人事档案材料的收集归档，也不按照业务规范整理档案，更不善于学习现代化管理手段。
二是政治责任感淡薄。干部人事档案管理是个不显成绩但又是一项政策性、纪律性很强的工作。档案工作者在档案管理岗位一呆就是十几年，甚至几十年，思想上容易产生懈怠、厌烦情绪，久而久之失去了一个档案工作者应有的政治责任感。
（四）现代化服务理念不强
一是服务对象比较单一。在实际工作中干部人事档案服务的对象一般是各级领导和组织，相对于领导和组织而言，显得比较权威，对干部个人来说就显得很神秘。干部要想通过档案了解自己的情况，还得由所在单位从事组织人事的同志间接了解，否则一般是难以从档案中获取信息。二是服务的方法和手段不够新颖。由于干部人事档案在基础建设和管理上不能跟上信息化建设的要求，思想观念滞后，“四网四库”还有许多单位未能建立，以我所为例，我所2004年已建立内部局域网，但干部人事档案工作始终未纳入局域网管理。不能达到资源共享的目的，面向社会服务的方法和手段仅限于查阅干部人事档案原始纸质，服务水平和效率难以提高，而且经常的翻阅也不利于对纸质档案的保护。
三、规范干部人事档案管理的几点思考
面对新时期工作的需要，如何做好干部人事档案管理工作，笔者认为，应从以下几个方面抓起：
（一）完善管理制度
首先，要进一步建立干部人事档案及材料审核把关、材料接转、档案质量通报登记等档案管理制度，及时发现和纠正干部人事档案内容失真的问题，确保档案内容真实可靠，维护干部人事档案工作的严肃性。
其次，要建立和完善干部档案材料收集工作的协调机制，加强组织人事部门内部各工作机构在干部档案材料形成、收集上的沟通协调。第三，要建立工作联系制度和情况通报制度，保证干部人事档案材料形成规范、收集齐全、归档及时。
（二）强化档案管理意识
加强硬件建设实现干部人事档案管理制度化、规范化、科学化、信息化，硬件建设是基础，领导重视是关键。应把干部人事档案工作列入重要议事日程，制定切实可行计划、采取切实有效的措施。首先，组织人事部门应有一名分管领导主抓干部人事档案工作，从组织上保证档案工作顺利开展,真正把干部人事档案工作摆上重要位置，当作一件经常性的大事来抓。其次，要针对实际，制定目标。结合本单位的实际情况，提出具体的工作目标，做到有计划、有部署、有督查、有落实。第三，要加大投入力度，改善设施，保证档案工作顺利进行而购置必要的硬件所需经费。第四，单位要从信息资源的角度管理干部人事档案，用信息管理的理念创新干部人事档案工作，加强对干部人事档案信息的综合分析研究和深度开发利用，实现干部人事档案工作从简单管理型服务向研究开发型服务转变，把干部人事档案管理部门建设成为干部工作、人才工作的信息库和参谋部。
（三）建立干部人事档案信息网络化管理系统
计算机和网络的产生使我们进入网络时代，信息化成为当今世界经济和社会发展的大趋势。作为档案事业重要组成部分的干部人事档案工作，在信息化背景下，对干部人事档案信息化管理自然也提出了更高的要求。为了使信息得到充分共享，增强档案服务的时效性。应在单位局域网内建立档案信息网络化管理系统，通过网络使信息共享，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，以提高信息的时效性。在实现干部人事档案信息网络化的同时，要解决好管理权和使用权的问题，可以通过确认身份和验证密码提供所需信息。另外，必须解决好信息保密问题。只有在管理理念、管理过程和管理手段上不断创新，才能充分发挥干部人事档案应有的作用。
（四）创新干部人事档案管理机制
一是在内容上创新。完善单位干部人事档案内容，要在收集干部基本情况的基础上，建立职工工作业绩档案和能力档案；二是在整理手段上创新。一方面改变部分材料的归档形式。如年度考核表、工资审批表，不进个人档案，将此类表装订成册归入文书档案，把考核结果、增资数额直接填入个人档案目录。另一方面改书本式档案为活页式档案，这样既可减轻装订档案的劳动强度，又利于档案保护。
（五）加强档案人员队伍建设
要促进干部人事档案规范化，必须提高档案人员素质，抓好队伍建设，坚持不懈地对档案人员进行职业道德教育、规章制度及现代科技知识的培训,不断提高业务水平和工作能力。一是要有吃苦耐劳的精神。
干部人事档案工作是纷繁复杂的，要做大量艰苦细致的工作，这就要求档案管理人员要淡泊名利，吃苦耐劳，忠于职守，踏实工作，增强事业心和责任心。二是要有较高的政治素质。要热爱档案事业,具有强烈的事业心、责任感和使命感，这是做好档案管理工作最基本的政治素质要求。平时，要重视和加强理论学习，特别是要重视对新《条例》的学习，切实提高自身素质，有严格的组织纪律和良好的职业道德，具备“依法治档”、“依法用档”意识，有效维护档案的完整与安全。三是要有较强的服务理念。档案工作本身就是一项服务性较强的工作，人事档案工作的宗旨就是服从和服务于干部工作。四是要有较强的业务能力。
作为一个干部人事档案工作者要想更好地胜任本职工作，不仅要具备深厚的专业知识，而且还要熟练掌握现代化的管理方法和先进的操作技术，同时又要深入学习档案管理业务知识。因此，必须加大对干部人事档案管理人员的培训力度，满足干部人事工作的需要。在培训内容上，突出重点，讲究实用；在培训形式上，采取集中培训与以会代训相结合。同时，可安排外出参观学习，拓宽视野，全面提高干部人事档案管理工作者的综合素质。
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