企业会计档案的作用与管理
    路　晶,赵　宇(牡丹江市公路客运总站)
    摘　要:随着社会主义市场经济体制的不断完善,原有的会计体制已不能完全适应新形势发展的需要。社会监督体系的不健全,也使社会經济生活中出现了一些亟待解决的问题。于是,一种自下而上的会计管理体制改革与试点在全国开始实施。会计档案的作用管理也在不完善。
     关键词:企业会计;档案;作用;管理
    中图分类号:U415·1　　　文献标识码:C　　　文章编号:1008-3383(2010)11-0124-02
    收稿日期:2010-08-05
    1　会计档案的定义
   作为文书档案的一种,会计档案指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计档案主要来自立档单位的财会部门或财务会计人员。会计工作是由会计核算、会计分析和会计检查三个部分所组成,而会计核算是会计的基本环节,会计档案则是这个环节的集中反映和副产品。会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明,是登记账簿的重要依据。会计凭证分为原始凭证和记账凭证两种。会计账簿是以会计凭证为依据,全面地、连续地、科学地记录和反映各项经济业务的簿籍。会计报表是用统一的货币计量单位,总括地反映企业、事业、机关单位在一定时期内的经济活动和财务收支情况的报告文件。会计报表分为月报、季报和年报。
    会计档案应由财会部门按照归档的要求,负责装订成册或整理立卷,按要求移交归档。
    2　会计档案的特点和功能
    2·1　会计档案的特点
    (1)专业性。会计档案是经济活动和财务收支过程中的产物,与会计工作活动密切相关。
    (2)广泛性。从形成会计档案的部门与单位来看,凡是具备单独会计核算的单位,都会形成会计档案。
    (3)严密性。会计档案形成过程具有严密性,一环扣一环,联系紧密,在反映经济活动与财务收支方面缺一不可。
    2·2　会计档案的功能
    (1)为国家经济建设进行决策及对宏观经济进行监督管理,提供真实可靠的信息。
    (2)小范围能为加强企业内部微观经济管理提供丰富的原始数据,大范围能为保护国家财产和打击经济领域不法行为提供有力证据。
    (3)为研究财政经济、历史和发展提供可靠史料。
    古语早已确切地道出了预算的重要性,因此做好企业全面预算管理是非常重要的,这又正是会计档案所能提供的。
    会计档案所记录的是投入价值中的历史成本,而历史成本的可靠性是不言而喻的。
    3　功　能
    (1)掌握整个企业的整体资金状况企业管理者随时都能方便地对会计档案目录、数据进行查询,实时、动态、完整地掌握整个企业范围内的整体资金状况,包括账户基本情况、交易记录、余额信息,提高分析和驾驭市场的能力。从而针对不同企业多种营销策略组合。
    (2)监控资金动态。防范风险、堵塞漏洞利用会计档案可方便地随时监测异动,加强对投资、融资、担保和汇率等方面的风险管理,为企业减少风险;同时,可方便随时摸“家底”,查问题,找原因;对症下药,堵塞漏洞,完善各项管理制度和内控制度,提高管理水平,为企业的改革和发展奠定坚实的基础。
    (3)提高资金的使用效益
    利用会计档案,实时掌握企业可支配的资金总量,可以向商业银行争取较高的协议存款利率,可以在公司内部调剂余缺,可以尽量利用自有资金、减少财务费用,向资金要效益,提升企业价值。
    (4)对资金状况进行各种分析和预测,提供决策支持根据资金需求和存量,作出资金预测;通过对资金支付信息的分析,安排对企业最有利的资金付款计划;通过对企业范围内的现金流量的完整分析,作出全面的资金规划;通过对不同银行间存款余额、协议存款利率、实际贷款利率的综合比较分析,对融资结构和存款结构进行最优规划。
    (5)深化预算资金管理
    利用会计档案,继续扩大企业账户规模,加强运作。贯彻国家电价调整政策,确保执行到位。继续做好保险管理模式,加强税务筹划,争取税收优惠政策。
    (6)为搞清单位债权债务、理顺和明晰产权关系发挥作用某些企业的会计人员岗位变动大,情况复杂,但一些历史遗留问题,可以通过会计档案,明确单位与单位之间、单位与内部成员之间的债权债务关系,划分经济责任,理顺和明晰产权关系。
    (7)为努力消化成本、挖潜降耗提供数据分析利用会计档案,建设节约型企业,坚持开源与节约并重的原则,把节约放在首位。通过各种数据分析对比节约成本,整改降耗,同时牢固树立企业节约意识,使资源高效循环利用,促进企业的可持续发展。
    4　企业利用会计档案管理取得的成果
    (1)会计档案管理岗位,由专人负责向公司档案室移交会计档案,在交接时要认真清点,保证归档数量准确,确保会计档案安全完整。应对计算机环境中形成的会计档案实行多备份:一是采用在专用计算机上进行电子档案备份;二是在磁盘、光盘上进行电子档案备份;三是对电子会计档案进行异地备份,以防发生事故时使会计档案尽失。同时还应将制定的管理制度,特别是要形成电子会计档案的管理制度,推行电子档案与多套保管制度,对所有备份的电子会计档案数据以最优质的光盘刻录备份,从而保证数据的实体和信息安全。
    (2)加强会计档案管理的硬件投入企业存放电子会计档案的场所,应具有防尘、防磁、防潮等必备的硬件条件,接收入库的会计电算化档案要装入特制的软件盒中,软件盒须放在特制的防磁档案柜内,对电子信息的归档、立卷、查询等建立明确的程序和授权批准制度。
    为保证电子会计档案信息的安全,要制定防范计算机病毒的措施,防止计算机病毒造成电算化信息的重大损失。由于目前会计核算系统多采用局域网形成,病毒容易从外来软盘或光盘的渠道带来。因此,企业要加强计算机系统管理,对一般操作人员的计算机一律去掉软驱和光驱,所有需安装的软件都必须由系统管理员执行,从根本上解决病毒的威胁。
    (3)加强组织领导。提高会计档案管理水平领导重视是搞好会计档案管理工作的重要前提和关键,只有建立和落实各级会计档案管理工作责任制,明确各人职责,才能使会计档案收集、归档、保管等工作得到落实。企业在会计档案管理人员聘用上,要从整体利益出发,不拘一格,择优选聘,把好会计档案管理人员人口关。要将那些有责任心、有耐心、有经验、有专长、业务能力强的会计人员选聘到会计档案管理岗位。通过他们良好的职业道德和敬业精神,提高会计档案管理水平。对会计档案管理人员设立奖惩措施,奖勤罚懒,使物质奖励、精神奖励与相应处罚同步,鼓励会计档案管理人员积极参与相关业务知识的学习,坚持岗前培训,合格上岗。通过竞争激励机制的引入,使会计档案管理人员的业务水平、综合素质始终处于动态的发展过程,促使会计档案管理人员安于并乐于从事会计档案管理工作。

    同时,档案部门和财务部门要联合起来,组织会计人员学习《会计档案管理办法》和本企业的会计档案管理制度,使每位会计人员认识到会计档案和会计档案管理的重要性,保证会计档案归档前各项工作的完成质量。对会计档案的使用要严格借阅手续制度和使用权限制度。电子会计档案信息未经单位负责人同意,严禁拷贝给其他单位或个人,会计数据盘片不得带出档案室。另外,对存储会计档案信息的盘片应定期检查,防止出现人为或自然损坏等问题,以免造成电子会计档案信息的丢失。
    (4)加强会计档案利用工作
    充分利用现代化科技设备和手段,建立会计档案网络信息,方便职工随时对会计档案目录、数据进行查询、,实现资源共享。开发会计档案信息资源,增强会计档案信息的时效性是会计档案信息资源得以充分利用的关键。另外,档案利用工作还需要从观念转变到加强自我宣传;从丰富内容到提高服务水平,工作要有超前意识,不断实现档案管理服务创新,围绕企业的方针、目标、生产经营、管理等,提供优质、高效、便捷多种形式的服务,实现企业档案管理的网络化、信息化、数字化,实行分级、分密管理,满足利用者需求。特别是在提供完善服务方面,我们的服务意识要有创新性和前瞻性,改善档案利用的环境,增强会计档案信息的时效性,使会计档案利用工作跃上一个新的台阶。
    企业财务部门应依据会计档案管理形成的规律和特点,进一步加强和改进会计档案工作,逐步建立健全企业会计档案管理制度的实施细则,运用各种不同类型的手段和方式利用好企业会计档案信息资源,充分发挥网络时代的电子会计档案信息优势,提高企业会计档案利用效率,为企业领导决策服务,逐步使企业会计档案走入正轨,真正发挥电力企业会计档案在行政管单位的会计档案包括贮存在磁盘(软盘和硬盘)上的会计文件和会计凭证、会计帐簿、会计报表等书面形式的会计核算资料。往往数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出的各种凭证、帐册、报表,应按有关财会制度使用和保管也应注意以下几点:
    (1)现金记帐凭证及日记帐的输出及保管。现金收付业务要做到当日业务当日清。现金记帐凭证一律由专职会计人员手工做记帐凭证,审核无误后当日输入计算机并打印出现金日记帐页,审核后交现金出纳人员核对现金库存,相符后出纳员及主管负责人在帐页上盖章,按月编页码装订成册加盖封印,年终将各月现金日记帐顺序装订成册,加盖封印妥为保管。
    (2)银行记帐凭证、帐册的输出与保管。
    银行记帐凭证分机制凭证和手编记帐凭证两种。有关财务人员必须及时把经审核无误的原始凭证或手编凭证,当日输入计算机并打印银行日记帐,以保证银行出纳当日业务当日清。银行帐页经出纳审核无误后,出纳和主管会计签字盖章,按日装订成册,年终将各月银行日记帐顺序装订成册,并加盖封印,妥为保管。现金、银行记帐凭证可采取汇总的方式,装订成册,妥为保管。
    (3)转帐凭证的输入、输出与保管转帐凭证包括手编凭证和机制凭证两种,有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证或手工编制的记帐凭证,输入计算机。机制凭证在输入计算机后要打印输出,并与手编凭证同样装订成册,妥为保管。
    (4)科目汇总表、帐簿打印时间。
    现金、银行日记帐每天打印、银行余额调整表每月打印一次。总分类帐和各种明细分类帐每月打印一次、现金、银行存款、转帐记帐凭证的科目汇总表每本打印一次,并同该本记帐凭证一起装订。会计报表、计算表、分析表,按管理要求和时间打印输出,经有关财会人员审核无误后签字生效。
    6　数据备份管理
    由于会计核算数据的重要性,必须经常进行备份工作。
    在日常工作中,准备三套软盘循环使用,隔日进行备份,以避免意外和人为错误造成对工作的干扰。需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月帐务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。机内凭证及总分类帐、明细分类帐、报表,应视同会计资料按月做两套软盘备份,交会计档案保管员分别放置在不同地方妥为保管。
    7　会计档案管理
    (1)会计档案存档手续:打印输出的凭证、帐册、报表,必须有会计主管的签章才能存档保管。
    (2)为保证备份数据的安全,备份软盘必须贴上写保护标签,装入盘套,放进硬盒,存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。
    (3)由打印输出的凭证、帐册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。
    (4)随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件,和以上软件的备份磁盘,作为会计档案保管。
    (5)各类会计档案的出借,均必须经过会计主管审批同意并签章,如果对备份磁盘的操作可能危及该备份磁盘的完整性,应制作该备份磁盘的复制件,使用复制件进行操作。
    (6)必须加强会计档案的保密工作,任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、帐册、备份磁盘等的行为,将受到行政处分,情节严重者,将追究其法律责任。
    在越来越重视会计档案的同时我们也会在工作中运用各种不同类型的手段和方式利用好企业会计档案信息资源,充分发挥网络时代的电子会计档案信息优势,发挥好会计档案的作用与管理。

特别申明：本站部分文章由网络收集整理.如需使用，请与原作者联系,如有侵权，请联系我们删除,谢谢！