一、电子文件界说及其特点综述
所谓电子文件是指人们在社会运动中形成的，以策画机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它首要包含电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件对照，电子文件有以下几个特点：?１?电子文件不再是直不雅观的纸质文件，它需要借助现代办公培植才气阅读行使；?２?电子文件可以直接由策画机等现代办公培植迅速地处置责罚和传递；?３?电子文件的行使是可共享的，也不再受时刻和距离的影响；?４?电子文件的留存前提和情况要求与纸质档案分歧，它对留存场地的面积要求不高，而对情况的温湿度、防磁性等前提的要求很高。
二、电子文件对档案营业治理工作的影响
１?传统的档案工作以纸质文件材料为工作器械，而应用策画机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘长进行改削，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、手艺人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有光鲜明显的界限。纸质档案的治理工作经由长久实践，已总结出一套工作流程及方式、原则，如文件的立卷归档轨制。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的连系点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门治理，日常一年归档一次。而电子文件随时发生，随时调换，存贮在策画机磁盘或光盘中。是以，它对策画机有很强的依靠性。若是归档，必需以磁盘或光盘的形式移交，归档局限也不能只是“解决完毕，具有留存价钱”的文件，还应包含该文件的读取软件甚至垄断系统。
２?因为电子文件信息与载体的可星散性，档案实体分类也概略将被概念分类清理所取代，因为实体分类的效果只能显示一种属性联系，这种单线罗列的体式格局是手工垄断治理档案的需要，但在当今电子文件的情况中，文件的形式特征和内容特征均发生了转变，电子文件可以经过过程策画机系统进行迅速、有用、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类清理。分歧的用户可以凭据分歧的需要，行使办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
３?因为电子文件的留存价钱同时取决于其自身价钱和可读性，其判定的方式、内容、尺度均将发生转变，原有的档案价钱理论剖析局限也将扩年夜，要剖析电子文件的读取软件甚至垄断系统。凭据传统的档案价钱判定理论，文件应凭据其凭据价钱和参考价钱确定保管刻日，而电子文件一方面因为建造轻易，将发生比以往更多的文件，另一方面因为用户的需要，信息和数据络续地改削和增补，是以很难划定平稳的保管刻日，况且此刻电子文件的凭据价钱尚无司法担保。是以，其判定、治理方式亦无定论。此外，因为电子文件信息载体的出格性，其保管方式、要求以及检索和对外行使等方面也与纸质文件有许多分歧之处。
三、电子文件对档案学理论的影响
１?对档案素质属性的影响
原始纪录性是档案的素质属性。这种原始纪录性一方面表此刻档案的内容上，另一方面表此刻档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、向导者的亲笔签署等，都显示出真实的原始性。也恰是档案的原始纪录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其余信息，而具有司法凭据的浸染。在办公自动化系统中，电子文件从起草、改削到印发都在策画机长进行，它便于改削、便于复制的特征，使得最能显示档案原始纪录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是策画机文字处置责罚系统中的末尾一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有原本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条待遇的界限。人们可以在机械上随时轻易地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有前提地转化而来这一档案概念就变得难以年夜白。电子文件的原始纪录性和凭据浸染若何确定?电子文件能否作为档案?是否具有司法凭据浸染等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的要害，也是授予档案素质属性新的内在的客不雅观需要。
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