一、法律责任应以《档案法》的条文为据
所谓的法律责任，是指违反有关法律的规定而应承担的责任；作为《档案法》中的法律责任，则应该是对违反《档案法》中的有关规定所适用的处罚，目的是保证《档案法》的贯彻与执行。因而，应受处罚的行为也应该和《档案法》中的相关条文相吻合。但在《档案法》“法律责任”一章所列出的各种行为中，有些并没有在《档案法》中明确禁止，严格地讲，即处罚无据。
在《档案法》九项应负法律责任的行为中，明确援引《档案法》条文只有两项，大体可以在《档案法》条文中找到明确依据的也有两三项，而其余的违法行为很难在《档案法》中找到相应的规定，如在第24条第二、三项中所列举的擅自提供、抄录、涂改、伪造档案的行为，在《档案法》中均没有相对应的禁止条款，将这类行为列入《档案法》的“法律责任”一章没有依据。
这里需要明确的是：《档案法》中的“法律责任”并不是对所有与档案事务相关的违纪、违法行为的处罚办法，因为这不是《档案法》所能够承载的内容。另一方面，也并不是只有《档案法》才能保护档案，实际上国家其他的法律也在维护档案的管理秩序和安全。像“抢夺、窃取国家所有的档案”的行为，就是《刑法》的条款，并没有列入《档案法》之内。前文所述的擅自提供、抄录、涂改、伪造档案的行为，其实也能够依据《刑法》等相关法律予以处置，并不一定要《档案法》予以特别关注。如擅自提供档案的行为，如果这一行为不涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私，基本上属于违纪行为，与法律责任无关。如果擅自提供的档案中涉及国家或商业秘密等，根据不同的情节，构成《刑法》中的“滥用职权罪”，或“故意、过失泄露国家秘密罪”，或“国有公司、企业、事业单位人员滥用职权罪”，或“侵犯商业秘密罪”，可以追究刑事责任。将所有涉及档案事务的违法违纪行为全部列入“法律责任”一章，既不可能，也没有必要。
退一步讲，即便是在档案管理活动中存在着其他所有法律都不适用的常见并且特殊的违法现象，也应该在《档案法》的相关条文中先明确禁止，然后才能规定相应的法律责任。
二、行政处分不是法律责任
《档案法》“法律责任”一章，共列出七种处罚办法，其中，虽然也少量使用了行政处罚的手段，如警告、罚款、没收违法所得等，但这些手段的适用范围受到了严格的限制，只适用于某些特定的行为和特定的情况。在七种处罚办法中占主导地位并广泛适用的是“依法给予行政处分”。但这并不是合理的处罚手段。对违反《档案法》的行为不能“依法给予行政处分”，而只能给予行政处罚。
行政处罚是国家机关对违反行政管理秩序的行为给予的制裁，按照《行政处罚法》的规定，处罚的种类主要有罚款、没收非法财物、暂扣和吊销执照、行政拘留等七种。而行政处分则是国家机关对内部违法违纪的公务人员实施的一种惩戒措施，其所依据的是调整行政内部关系的法律，如《公务员法》等。
《档案法》不是调整行政内部关系的法律，其所规范的是国家档案管理事务中的管理人(行政主体)与被管理人(行政相对人)之间的关系，属于调整行政管理关系的法律。行政主体处罚违法的行政相对人是维护行政管理秩序行为，也不是行政机关内部的事务，以行政处分制裁行政相对人显然和相关法律规定相悖。
“行政处分”严格地讲，不是法律责任，而是纪律责任。《公务员法》第55条明确表述：“公务员因违法违纪应当承担纪律责任的，依照本法给予处分”。法律和纪律是两个性质完全不同的规范。纪律是国家机关和社会组织的内部规范，单纯的违纪行为一般只会对国家机关、社会组织的利益和声誉造成危害，即使同时对社会造成了危害，也往往由国家机关和社会组织承担责任。而法律则是社会规范，违法行为直接危害的是社会秩序。违反上述两种不同规范有不同的制裁方法，违反国家机关纪律规范的制裁手段是行政处分，这一手段对国家机关之外的社会人员无效，给予一个自由职业者以行政撤职处分显然没有任何意义。对违反《档案法》等法律所明确的社会规范、但尚未构成犯罪的行为，只能给予行政处罚，这一制裁手段对社会所有组织和人员都具法律效力。以行政处分替代行政处罚，实际上是使违法人员逃避了法律制裁。
另外，在“法律责任”一章还有“责令赔偿损失”的处罚手段，“赔偿损失”严格讲是民事责任，也不是行政处罚。行政主体“责令赔偿损失”，行使的不是行政处罚权，而是行政命令权，从法理上讲国家行政机关无权通过行政命令的手段剥夺公民物权。“赔偿损失”只能由法院决定，行政机关无权裁决，也无权责令。
综上所述，对违反《档案法》行为的制裁，只适用《行政处罚法》中所规定的处罚种类。除此之外，如行政处分、责令赔偿损失等手段严格来讲都是非法的。
三、法律责任应该明确承担责任的主体
承担《档案法》中法律责任的主体，是国家档案管理事务中违法的行政相对人。行政相对人有两种，一是法人，即国家机关和社会组织；二是自然人，即公民个人。在何种情况下应该由法人或者由自然人承担法律责任，是一个比较复杂的问题。《档案法》中规定除了“擅自出卖档案或者转让档案的”；“倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的”两种违法行为是由“企事业组织或者个人”承担法律责任之外，其余各项违法行为都是由“直接负责的主管人员或者其他直接责任人员”，也就是公民个人承担法律责任。这里显然有商榷的余地。
在档案管理事务中，公民个人在履行职务活动中的违法行为，除本人应承担纪律责任甚至刑事责任之外，赋予其职权的国家机关和社会组织也应该承担行政责任。在《档案法》中所认定的违法行为：“不按规定归档或者不按期移交档案的”，或者“明知所保存的档案面临危险而不采取措施的”，或者“档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的”，可能有多种原因，并不一定完全是档案工作人员的责任，但都是国家机关和社会组织在管理上的失职，是国家机关、社会组织自身未能认真履行《档案法》所规定的义务所致。因此，首先应该承担法律责任的是国家机关和社会组织本身，而不是这些组织“直接负责的主管人员或者其他直接责任人员”。在上述组织承担法律责任之后，是否追究、追究何人的纪律或刑事责任，则不是《档案法》所应该关注的重点。
当然，完全排除公民个人成为承担《档案法》法律责任的主体也是不对的，当公民不是以公务人员或社会组织成员的身份履行职务活动，而是以个人的名义主张权利和履行义务时，例如个人在为了证明本人的身份、学历、经历而利用档案，或者出售、捐赠个人私有档案的活动中发生了违反《档案法》的行为，当然是由个人承担法律责任。但至少在目前，国家档案管理的重点应该是能够反映国家历史面貌的党政机关的档案，是直接关系民生的具有公共服务职能的社会组织的档案。国家机关和这些社会组织负有齐全完整地留存档案、妥善管理、移交档案甚至开放档案的义务，是《档案法》主要的义务主体，当然也应该是法律责任关注的重点。《档案法》的“法律责任”中忽视国家机关、社会组织所应该承担的责任和义务，这对国家档案的管理是不利的。
从整体上看，《档案法》的法律责任带有浓重的计划经济的色彩，已不适应现实社会环境的需要，修改“法律责任”的某些规定，不仅是完善《档案法》的需要，也是依渎治档所必需的。
