情报是反映事物变化和人类活动情况的快速传递的信息材料。人们对情报比较普遍的认识是“传递过程中有用的知识、信息”。由情报机构将这些“有用的知识、信息”搜集起来，经过加工整理归结为专门的档案，就成为情报档案。《军事大辞海》中给情报档案作了如下定义：从事情报工作过程中所形成的专门档案。如在2005年4月1日英国国家档案馆开放的100多份英国外交部门与秘密情报有关的重要档案，其中包括外交部次官办公室档案、二战时期曝出严重安全问题的英国驻土耳其安卡拉大使馆档案等众多极具历史价值的文件，就属于情报档案。如今，情报的概念已经不仅仅局限在军事领域，情报工作已经广泛深入到社会的政治、经济、文化、科技、商贸等各个领域，同时社会各个领域的专门情报机构也正在快速建立，形成了一个庞大的国家情报系统。所以我们可以给情报档案下这样一个定义：情报档案是指情报机构和情报人员在情报活动过程中形成的具有保存价值的信息材料。
情报档案与其他档案的区别体现在两个方面。一是情报档案的形成领域有别于其他档案。文书档案主要产生自行政活动，而情报档案主要产生自情报活动。二是情报档案的专业性要强于其他档案。情报领域和行政、科技生产领域不同，它是一项专业性极强的实践活动，因此产生自情报活动过程的情报档案极具专业性特点。
建立情报档案可以为人们的社会实践活动提供各种重要的信息，帮助人们及时、系统、全面地对事物进行分析研究，为人们解决问题提供有价值的参考。随着社会信息化的不断深入和广泛推进，情报活动所涉及的领域不再仅限于科技或军事领域，而是涵盖了人们生活的各个方面，包括政治、经济、军事、科技、文教、商贸等。在现代信息化社会中，情报在人们社会生活中的作用日益凸显，情报工作也会得到社会越来越多的重视，情报档案工作在整个档案工作中的地位也会更加突出。因此建立完善的情报档案为社会服务将是以后档案工作新的着眼点，也是档案工作顺应时代发展的一个趋势。
二、情报档案的特殊性
情报档案产生于情报活动，情报活动的特殊性决定了情报档案也具有特殊性。情报档案的特殊性主要体现在以下几个方面：
1、情报档案来源的特殊性。情报档案产生于情报活动，而情报活动又广泛延伸到社会生活的各个领域，一切社会实践活动所产生的信息都有可能构成情报档案的信息来源，这就决定了情报档案的信息来源具有相当的广泛性。同时，并非所有的信息都是情报，也并非所有的情报都能转化为情报档案。所以在信息到情报再到情报档案的转化过程中，需要有情报机构和情报人员的专业的情报实践活动。因此情报档案来源的特殊性就体现在情报档案信息来源广泛性和情报档案产生过程专业性的统一。
2、情报档案内容的特殊性。从情报档案的信息构成上来看，情报档案的信息构成包括原始记录信息（即一次情报）、基于原始记录信息的情报整理加工信息（即二次情报）和基于整理加工后的情报材料的情报分析研究性信息（即三次情报）。一次情报属于原始记录，是第一手材料。二次情报和三次情报属于成果材料，是第二手材料。从内容上看，传统意义上的档案只包括第一手材料，情报档案就不同于传统意义上的档案，它还包括了第二手材料。
3、情报档案凭证作用的特殊性。和传统意义上的档案不同，情报档案的主体内容包含了第二手材料，其内容并不直接记述和反映活动主体的基本情况和活动本身的运作状况，因此不具有凭证作用。但情报档案的总体内容包括标引著录符号、标记、文字等,可以从一个侧面揭示情报活动的状况。所以从行为动机和行为结果上分析,情报档案是第一手材料，对考证行为主体具有凭证作用。
4、情报档案利用的特殊性。首先，情报档案的信息内容涉及面广泛且多样化，相比其他档案来说，情报档案的利用需求更大，利用者更加广泛，不管是一般公民还是高层领导决策者，在社会活动中，他们都是情报档案的潜在利用者。其次，有些情报档案，如涉及到国家军事、安全等重要领域的情报档案，具有极强的机密性。对这些情报档案的利用，从利用者、利用方式和用途等各个方面都需要做出严格的限定。第三，情报档案具有很强的知识性。正是因为情报工作的专业性，使得其最后形成的产品——情报档案，具有了很强的知识性。情报档案在被利用的过程中，可以发挥其知识功能，使得利用者不只是获得了某一方面的档案信息，还可以掌握相关方面的专业知识。
5、情报档案和档案情报相互转化的特殊性。档案本身就具有情报功能，档案上所记载的信息可以转化为情报，形成档案情报。同时档案情报再经过情报加工，最后又形成情报档案。所以情报档案和档案情报之间存在着相互转化的性质。这也是情报档案具有的特殊性。
三、我国情报档案工作的现状
目前我国档案界对情报档案研究尚处于起步阶段，和其他档案工作相比，情报档案工作相对比较滞后。在我国情报档案工作中主要存在以下四个方面问题：
1、对情报档案的理论研究不足。我国档案界关于情报档案的理论研究极少，近几年才有少量的关于建立竞争情报档案的理论文章,而对于整个情报档案的运动规律还缺乏理论上的系统认识。
2、对情报档案的重视程度不够。我国档案工作的重点主要是落在像文书档案和科技档案这样的传统档案上，对于情报档案工作还不够重视,也没有专业的部门进行情报档案的收集、整理加工、开发利用等工作。
3、情报档案的法规制度不健全。我国就如何建立情报档案还没有具体的法律法规作为依据，这就导致在实际的情报档案工作中，特别是对于建立情报档案的各项细节，缺乏严格的操作规程，使得情报档案工作具有很大的随意性。比如当情报人员收集到情报时，并没有对情报进行及时的复制而直接对其原件进行修改、处理，这些做法都破坏了情报档案的原始性，使其丧失了部分原始价值，为情报转化为档案带来困难。
4、过于强调情报档案的保密性。很多时候我们过于强调了档案的保密性，尽管我国《档案法》规定“一般档案满30年开放”，但由于对档案保密性缺乏客观的认识，在具体的档案开放过程中，很多该开放的档案并没有如期开放。对于情报档案，特别是涉及到国家重大利益和安全等方面内容的档案，更是如此。情报档案不及时开放导致其利用受阻，价值无法实现，最终也就不会得到社会的重视。
针对我国情报档案存在的问题，我们应提高对情报档案工作的认识，高度重视情报档案工作，在档案界组织开展广泛的情报档案理论研究，并制定符合实际的、操作性强的规范情报档案工作的规章制度和档案解密制度。除此之外，还应当提高情报工作人员的档案意识，做好情报系统和档案部门的协调工作，使情报部门和档案部门能够充分配合，在情报部门得到情报的同时，对那些有可能转化为档案的情报给予足够的重视，及时做好情报档案归档保存的准备工作。
情报档案是情报和档案的结合，它作为一种专门档案正在被档案界与情报界所重视。在信息化社会里，大到关系国家的命运前途,小到人们生活中的琐事，都越来越离不开情报的利用。情报档案作为情报的一种保存形式，将成为社会大众利用情报的一种重要渠道，因此档案部门应该收集保管高质量的、完善的情报档案为社会大众服务。可以预见，情报档案工作的发展将会为档案工作注入新的活力，进而拓展档案的社会功能，使档案更加大众化、社会化。
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