论文摘要：网络信息化时代的到采,对学校档案管理工作提出了新的挑战。本文拟通过对中职学校电子档案管理工作现状的分析,探寻适合中职学校档案管理的有效策略。
随着信息社会化的发展,电子文件以其传输快捷、可复制等优点,正逐步代替纸质文件,这给传统的档案工作带来了新的挑战。学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一,是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志,也是评估学校全面建设的重要内容之一。在职业院校学校档案管理工作中,如何配合职业教育发展的需求,做好纸质档案向电子档案管理的转变,适应网络信息时代电子档案管理的环境,已成为目前学校档案工作者越来越关注的话题。
一、中职学校电子档案管理的现状
(一)重视程度不够,管理不规范
1 制度不完善,管理随意性强。中职学校部门多,教育教学管理工作繁杂,如涉及到教务方面的工作有:教学计划管理、课务管理、教材管理、考试管理、学生成绩管理、学籍管理等等。由于工作繁杂,资料繁多,有些部门在计算机上起草制作的文件,经常被忽视,没有采取很好的保护措施,甚至随意对其进行增、删、改等操作,使其与打印出来的纸质文件不相同,从而失去了归档保存的意义。
2 归档程序不明确,存储载体不安全。目前很多中职学校对电子文件的归档程序要求不够明确,存储过于分散,未实现集中脱机保管,计算机系统如出现问题,电子文件可能丢失;一些学校的电子文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上,或以软磁盘作为电子文件存储的介质,一旦系统出现问题。或软磁盘遭到损坏,极有可能造成电子文件遭到破坏,甚至全部丢失的严重后果。
3 归档不鉴定,真伪不辨别。归档电子文件的真假与价值,需要做辨别及鉴定,如果电子存档只是将计算机上所有的文件都存到光盘上,这样归档,一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的,另一方面是使大量珍贵的文件淹没在价值不大的档案材料之中,给归档的管理带来诸多不便。
(二)专业人才缺乏。设备落后
中职学校电子文件的归档工作,不但必须具有一支具备一定的档案专业知识、较好的计算机操作技能的人才队伍,还要引进先进的计算机设备,及相应的管理软件,这样才能充分发挥专业人才的作用。
二、中职学校电子档案管理对策
(一)健全规章制度,完善管理体系
1 明确分工,形成档案管理网络。学校档案要实事求是地记录学校各项工作、活动,记录教师工作业绩、学生情况等等,这些是学校总结经验、制订计划、进行决策、处理各种问题最有价值的参考资料,是教师评先晋级的凭证,学生成长的记录。因此中职学校要明确学校各部门的档案搜集、整理、归档、汇总等各环节的工作分工,形成科学的档案管理体系,发挥档案积极作用,促进学校健康发展。
2 规范电子文件收集工作。在纸质档案管理中,档案收集是档案工作诸环节的第一个环节,档案收集工作如何,对后续各环节的影响很大。因为文件的收集归档是否有序规范,不仅会影响档案的完整性,而且影响今后的开发利用。对于电子档案来说,电子文件的收集也是诸环节的第一个环节,是做好电子档案管理工作的基础。电子文件的特性决定了电子文件的收集不同于纸质档案,其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质档案。如对草稿文件,由于不具备正式文件的功能,所以一般情况下可不保留。但是,如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索的要求时,或者从保留文件重要修改过程的信息考虑,则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件,则应及时收集和整理,并与其相应的纸质文件之间建立标识关系,尤其是对无纸化系统生成的电子文件,应当有更严格的措施。并应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件,以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。
3 严格电子文件的归档管理。电子文件归档,是将应当归档的电子文件,经过整理确定档案属性后,从计算机的存储器或其网络存储器上,拷贝或刻录到可脱机的存储载体上,以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件,其归档的方法是不同的,如果是电子计算机网络系统,按要求转数据库或记录有归档的标识即可完成归档任务。但以存储载体传递的电子文件归档,就必须做一些辅助和认证工作,运用“双套式”管理模式,将电子文件以纸张和数字化载体(如磁盘、磁带、光盘等)制作双重备份,并分别归档管理,形成两种介质、两套同一内容的档案。 目前在学校档案管理中,为了便于保管和利用,两套同版本的电子文件,一套由档案管理部门统一保管,另一套由相关业务部门保管。为确保电子文件的真实性,归档电子文件的格式,应为通用标准,如文档文件宜采用TXT格式或DOC格式,数据文件宜采用DBF文件,图像文件宜采用JPG格式等,在对电子文件进行归档的同时,应注意对电子文件的运行环境、使用的操作平台、设备要求等进行说明,必要时运行电子文件的原程序应一并归档保管。
4 健全电子文件管理的检查审核制度。电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力。因此,电子公文管理工作要得到强化,就必须建立相应的核查制度,定期对文书、档案部门进行管理检查,重点检查归档文件是否完整,公文档案形成的过程手续是否齐全,是否符合归档、立卷和网上传输发布的要求等等。
5 规范公文制作和控制程序。对形成的新的公文档案要指定一个终端(专人或部门),各方面的公文档案经终端审核后统一在网络上发送,确保各种来源的档案实现统一的格式和结构,便于规范处理和控制。档案数据的传输交流和使用要本着“规范、先进、实用”的原则,尽量采用通用的文件格式。严格各环节的管理权限,对文件处理过程中的各类修改信息应予以保留,不可任意进行删除处理。
6 严格查阅制度。学校档案保存要求完整、准确、系统、安全,便于开发利用,学校的电子档案的查阅同样必须按照档案借查制度经学校相关负责人审批,严格履行登记手续,写明查阅目的。明确电子档案是否能随意复制粘贴。
(二)加大投入力度,充实硬件设备
中职学校要积极开辟电子档案存储的新途径,为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备,对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞,对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级。搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。
(三)加强队伍建设,适应技术发展
从事电子文档管理必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技术技能。一要注意引进多方面的专业人才,充实档案干部队伍,建立复合型多层次的专业技术队伍。如电子’计算机软硬件技术或数字通信技术人才,接受过大学教育的档案管理专业人才,对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入,对在职人员进行各种形式的再教育,使他们迅速掌握电子档案管理的基本知识技能,以适应技术发展的需要。
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