一、法律要求
1、电子文件法律效力保证的要求
电子文件的法律问题主要集中在电子文件的法律效力及证据力上。现在很多国家已经在法律上对电子文件的法律效力给予了一定的认可。
英国《民事证据法》规定，具备下列条件的计算机输出文件视作“第一手”传闻证据可以采纳：一是来自使用者正常使用的计算机；二是在数据输入时计算机运行良好；三是文件所包含的信息是表述或来自输入计算机的数据。此外还要求与业务活动和使用计算机有关的人向法院提供认定该项书面材料的证明书，说明制成方式与软件。作为最佳证据规则的例外，英国的证据法规定，当事人能证明他无从取得正本时可以使用抄本证明正本的内容。所以只要能证明电子文件的正本在正常的业务活动中已经销毁或者是直接输入，无从取得正本时，则可依此规定将电子文件采纳为证据。
在我国，《刑事诉讼法》规定“证明案件真实情况的一切事实，都是证据”，这一规定也为《民事诉讼法》、《行政·诉讼法》所默认，因此只有用于“证明案件事实或者与法律事务有关知识是存在与否的根据”才能称为证据。
从这些法律条文可以看出，电子文件的法律效力已经得到了认可，但是电子文件要作为证据必须满足一定的条件，即电子文件必须是在正常的业务活动中制作的，必须是文件信息的知情人制作的，同时必须是正常的电子文件系统生成的。这一切都是为了要保证电子文件在形成、使用等过程中的合法性，亦即要保证电子文件的真实性。
而对于这一点，具体案例体现得更为鲜明。
1985年4月，国家安全顾问John Poindexter在电子邮件系统上为Oliver North建立了一个秘密通讯渠道。两人通过这个渠道以电子邮件进行联系，秘密进行非法交易，这就是震惊中外的“伊朗门丑闻”事件。“伊朗门丑闻”曝光后，为摆脱他们与信息的干系，North和Poindexter开始销毁有关文件，其中包括电子邮件。为此North删除了736份文件，Poindexter删除了5012份文件。技术人员用特殊手段恢复了他们删除的信息。这些信息后来成为对丑闻进行调查及对二人进行刑事审讯的关键性证据。但是在它们成为证据之前，专家们除了依靠地址栏打印出姓名外，还采取了一些常规措施，如证明他们二人在本案中用来联系的电子邮件是通过邮件系统所要求的口令进行发送的。
在北京大学心理学系93级女研究生薛燕戈状告同窗张某一案中，原告指控被告以其名义向美国密执安大学教育学院发送了拒绝该校邀请的电子邮件，从而直接导致了原告方留学计划的流产。为此原告搜集了相关的证据，其中包括：两封从同一台电脑上发出的署名不同的，电子邮件和该电脑上的邮件收发记录。经技术测试证明：张某使用这台计算机时，别人没有时间盗用，从而确定了电子邮件和邮件记录是真实的、可靠的，在此前提下，该证据被法庭所采纳，并成为该案的关键证据。
由此可以看出，电子文件成为证据的前提条件就是要保证电子文件的真实性。电子文件真实性保障是文件合法性和证据力的必然要求。
2、信息提供利用对信息真实性的要求
电子文件真实性的法律问题不仅表现在证据性上，也表现在法律对信息真实性的要求上。《中华人民共和国行政许可法》规定“申请人要求行政机关对公示内容予以说明、解释的，行政机关应当说明、解释，提供准确、可靠的信息。申请人申请行政许可，应当如实向行政机关提交有关材料和反映真实情况，并对其申请材料实质内容的真实性负责。行政许可申请人隐瞒有关情况或者提供虚假材料申请行政许可的，行政机关不予受理或者不予行政许可，并给予警告”。《中华人民共和国档案法》规定“对擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的，涂改、伪造档案的追究法律责任”等等。
根据以上法律规定我们可以总结出：对伪造、虚拟、假冒等违背真实性的有关活动或行为会实施处罚，也就体现了不同主体(不论是个人、组织或政府)对相关信息的真实性都负有责任。因此保障电子文件真实性是个人、组织和社会全体的需要和责任。
1、组织业务管理需求
文件作为组织或个人在履行其法定义务或业务活动过程中形成、收到并保管的作为证据和信息的记录，是有价值的信息资源和重要的组织资产。
为了支持业务活动的持续运作，满足现行的法律要求，担负必要的责任，机构必须形成并维护真实、可靠、可用的文件，并确保在保管期限内的完整性。文件的真实性成为组织业务正常开展的必要条件。
2、政府信息公开要求
2007年1月17日国务院第165次常务会议通过了《中华人民共和国政府信息公开条例》。该条例规定：行政机关应当及时、准确地公开政府信息。行政机关发现影响或者可能影响社会稳定、扰乱社会管理秩序的虚假或者不完整信息的，应当在其职责范围内发布准确的政府信息予以澄清。行政机关发布政府信息涉及其他行政机关的，应当与有关行政机关进行沟通、确认，保证行政机关发布的政府信息准确一致。
该条例不仅规定了政府必须向社会民众公开信息，而且必须保证所公开信息的真实性；同时，该条例也规定了行政机关如何公开和管理真实的政府信息。第一，行政机关不仅要保证自身公开信息的真实性，而且有义务澄清和纠正虚假或者不完整的信息；第二，行政机关之间要协调一致，保证信息的准确、真实。
所以说，政府在行政管理中必须要保证电子文件的真实性，不仅要保证自身信息的真实性，同时要对社会其他公开信息的真实性做出监督和回应。要实现这一点，政府部门必须要保障电子文件的真实性。
三、信息安全需求
电子环境下，文件信息容易被伪造、篡改或误改，并且可以做到不留痕迹。正是这些特点极易造成电子文件的不真实：可能是人为的，非法用户通过冒充合法用户、病毒入侵、黑客入侵等措施伪造或篡改文件，用户误操作也可能导致文件的改动；也可能是系统问题，包括系统差异性、机器故障、软件缺陷和故障等。 而无论是人为的因素，还是系统的问题，都会对信息安全产生不利的影响。文件的真实性受到质疑，既是信息不安全的体现，也是保障信息安全必须解决的问题。
四、长期保存需求
电子文件不仅要满足当前的业务需求，而且有很多要作为历史记忆长期保存。要实现这一目标首要任务就是要保证电子文件的长期保存。而由于电子文件对信息技术、信息系统以及信息载体等的依赖性，电子文件的长期保存还存在很多问题。要保证电子文件长期保存，必须对多样化的文件环境、文件载体和数字技术的淘汰率所带来的后果，以及软件系统的专用性等做出预测和计划；否则后果不堪设想。
德国联邦档案馆的档案工作者正在试图抢救前东德产生的成千上万份电子文件和数据库。这些文件有前东德共产党政府的行政文件、农业文件、劳工统计资料、监狱登记册和党内官员的人事案卷等。然而，关于产生这些电子文件的数字系统的资料已经丢失，软件编码也不清楚，而文件的介质本身也已过时，情况相当不好。“在美国，100万份美国越战档案的计算机索引已无法读取；自1958年以来的美国国家宇航员的多数研究报告正由于不完善的数据存储而面临威胁。我国第一次人口普查资料的数据磁带大部分也已无法读出。这样的案例已经不再是个案。
所以说，电子文件的长期保存是保证电子文件真实性的前提条件。但是只有保存的文件是真实的，对于社会的利用才是有利的。
