与纸质文件对比电子文件归档是一项更为艰辛仔细且难度较年夜的工作，首要原因是年夜年夜都电子文件形成者或囿于传统概念，误感受电子文件不是文件而轻忽其归档，或怕增添工作量而不愿承担此项工作；或因为电子文件对策画机系统的依靠性，使其必需借助策画机编目归档，这对不熟谙垄断手艺的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，随意纰漏发生畏难情绪；笔者感受，鼓动电子文件归档工作的着眼点要高，容身点要实，在筹算电子文件归档工作时，应从本单元办公自动化与信息治理工作的年夜局出发，顺应其纪律，摸清信息发生的根源，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息治理的工作法式，竖立归档轨制。

一、电子文件归档体式格局和路子的选择?

纸质档案的载体较为不变安好，而电子文件的载体不变性差，易破碎摧毁，是以归档体式格局的选择至关主要。经实践磨练，行使磁盘，脱机采集数据的介质移交体式格局随意纰漏造成数据丢失落。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为提防数据丢失落需建造多份备份盘存档，这不只加年夜了工作量，也增添了存贮磁盘的数目，轻便而安好的体式格局是接纳收集移交归档，并行使光盘存贮。收集移交的路子有两条：?

(一)借助策画机信息治理网，开通电子文件归档专递网线。跟着各单元策画机信息治理网的竖立与成长，越来越多的主要文件被传输上网。这些文件经由各营业治理部门遴选，反映了本能机能运动的概貌，上网前，又按着信息治理部门的统一要求进行了文件花样的转换，在必然水平上担保了数据的靠得住性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到策画机信息治理网上的具有留存价钱的电子文委婉，应由电子文件形成部门编目清理，也行使收集手艺向档案部门传输，可以借助信息治理收集在各营业治理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，竖立倚赖在信息治理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有留存价钱的电子文件经过过程此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息治理部门协商后，要对归档的电子文件提出花样要求，但不能是独一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。?

(二)选择电子文件信息的汇集点，由策画机与信息治理部门负责归档。为顺应办公自动化工作成长的需要，人们越来越属意信息工作的系统化和尺度化水平，策画机信息系统的拓荒也从以往的“涣散互异”转向“齐集统一”，打破了立卷单元人界限，更趋向基于某一方面或几方面本能机能运动的内容而竖立系统。策画机与信息治理部门负责筹算、统筹本单元信息治理工作，是拓荒齐集统一型信息系统的牵头部门，成为电子文委婉信息的汇集点，又具有必然的手艺培植及人才前提。由他们负责将日常工作中形成的具有留存价钱的电子文件归档，无是最佳归档路子之一。清华年夜学策画机与信息治理中央设计行使收集手艺竖立校行政信息治理系统，共分为解说、科研、人事治理三个子系统，正在筹建的解说治理系统与学生注册中央、财政结算中央、教务处、研究生院组成数据交流网。注册中央负责学生注册、选课、排课、考表、功效等数据的传递；结算中央负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、解说设计、课程、卒业检察、学位授予数据的传输。策画机与信息中央领受这些数据后，进行齐集处置责罚，经汇总的数据经过过程信息中央又输送给各营业治理部门共享。跟着每年数据的更新，过时数据应由信息中央按档案部门的统一要求，进行判定，编目清理，经过过程收集传输，移交给档案部门留存，或直接存入光盘，按期归档。?

无论行使何种路子归档，必需由电子文件形成单元按统一花样编目清理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以担保电子文件形成部门对其数据的真实性、正确性负责。档案部门领受的电子文件整齐应存入光盘，最好不用磁盘存贮。?

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