一、档案馆与相关机构建立共建关系的意义
1、档案馆加强与相关机构的共建关系是社会发展的必然要求和趋势
任何一项事业，离开了密切合作的群体以及托起这个群体的机构、组织与领导人，都将举步维艰。档案馆业务内容广泛，利用者层次跨度较大，工作人员的知识背景也不尽相同，涉及关系较为复杂。因此，档案馆良好的运行状态的实现是需要多方面的协助与支持的，一旦离开了来自这些部门的协助，势必会对档案馆又快又好的发展产生影响。另外随着社会的发展，公共关系已经渗透到社会生活的各个领域，各项社会事业之间的互相渗透、互相交叉、互相影响的趋势日益加剧。建立档案馆自己的各种社会关系，努力拓展职能，有助于档案馆提高自己的社会地位，克服日益边缘化的颓势，大大提高档案馆的开放程度，为地方发展服务，为档案馆事业的发展创造良好的社会环境。
档案馆有效地构建起自身的共建“合作圈”，是为了构建良性的公关状态，在公众心目中树立起良好的形象，有利于档案馆形象的提升。只有将档案事业充分的融入各种社会关系中去，并充分的利用社会的各种关系服务于档案事业的建设和发展，才能够更好的促进档案事业长足的进步与发展。
2、有利于档案馆等文化机构之间的资源共享
档案馆自身所拥有的各种资源总是有一定的限度，不可能做到面面俱到。而档案馆利用自身优势，理顺与其他单位之间的关系，通过加强与其他相关机构之间的共建关系，可以使档案馆做到资源上的互通有无，避免重复建设，使档案馆的资源得到最大限度的利用。另外加强共建关系，在一些资源上可以达到“不为我所有，但为我所用”的效果，合理配置有关资源，并提高资源的有效利用率，形成一种优势互补的协作观念，使档案馆建设步入一种良性发展。
3、有利于紧急情况的应对
在灾害等紧急情况发生时，对灾害的响应速度以及处理力度往往会对处理效果产生重大的影响。某一个档案馆势单力薄，仅仅凭借其自身的力量，由于人力、物力等方面的不足，难以进行有效的应对，往往会导致其对灾害的处理有一定的滞后性，对档案馆中的档案产生更大的影响。
加强档案馆与相关机构的共建关系，在紧急情况下，可以从相关共建单位获得更多的人力、物力上的支持，从而有效地提升档案馆对各种紧急情况下的反应速度和应对能力，降低各种灾害事件对档案馆产生的不良影响。
二、档案馆构建共建关系应把握的几点原则
1、服务于档案馆建设，利于档案工作原则
档案馆在构建自身的共建关系时应该把有利于档案馆建设，开展好档案工作作为首要原则。对于档案部门来说，“合作圈”的数量自然是越多越好，合作单位的职能范围也当然是越广越好。但是这并不意味着档案部门不对自己的合作对象及职能拓展方向有所界定和挑选。只有选准选对合作单位和职能拓展方向，拓展之路才能越走越宽。
档案馆是非盈利性机构，档案馆的共建协作关系应根据自身特点，选择好合作对象，以取得良好的社会效益和自身美誉度为目标，构建有利于自身发展的“合作圈”，减轻档案馆发展过程中的阻力，做到服务于人，有利于我，实现双赢。
2、平等互惠互利的原则
所谓的“平等互惠互利”原则是指要兼顾档案馆与其他机构的双方利益，在平等的地位上使双方互惠互利。这种共建协作关系不能单纯追求档案馆单方面的利益，应该强调主体与客体之间双方面的权利和义务。在一般情况下，构建档案馆自身的“合作圈”，应该是立足于档案馆自身的实际情况，以及自身工作的需要，使合作双方产生利益上的共鸣。这样更能激发合作双方之间的合作诚意。若仅对一方有利，则另一方必然在工作过程中有着很大的被动性或承受一定的损失，最终导致合作的破裂。
3、经常性维护与经常性宣传原则
档案馆拥有了自身的合作圈以后，还应该确保自己合作圈内相关成员信息的实时更新和可用性。针对各自所具有的责任和应该履行的义务，经常性的开展有利于加强合作双方之间共建关系的活动。定期的举办和组织各种活动，保持经常性的业务来往。并做好对各种活动和业务来往的宣传报道，营造一个良好的共建氛围。
三、档案馆应该注重的几种共建关系
档案馆可以拥有的共建关系是多种多样的，档案馆应该根据自己的实际需要择情开展。
1、档案馆与保险公司之间的协作关系
灾害事故的预防及灾后的抢救，经费安排是一个重要的问题，是其获得成功的经济基础。投保可以作为提供紧急情况下获得资金的一种方式，但必须在保险项目中明确这一点。保险界绝大多数情况下一般看重损失，而档案材料所具有的“独一份”特性，完全有必要把应急反应和灾后抢救的费用考虑进去。档案馆应该与保险公司保持经常的业务关系，协助他们了解馆内建筑的改装及馆藏情况的改变。协商在档案馆自身所能负担且在当地保险公司承保范围内的保险项目，例如：珍贵档案的赔偿标准、发生事故后所产生的人工及设备费用、恢复及保存所需雇请专家的费用、外租冷冻和干燥设备、建筑物修理、架子、电气设备及家具等设备的更换等。加强与保险公司的合作，为受损档案争取更多的修复经费来源，这无疑是扩展了档案的安全空间，给档案多了一层保护。
2、档案馆与自身业务单位之间的协作关系
档案馆与自身业务单位之间的协作关系主要表现在以下几个方面：与上级领导部门之间的关系、与业务归档单位之间的关系以及与利用者和捐赠者的关系。
协调好档案馆与上级领导部门的关系，可以给档案馆的各项工作带来极大的便利，特别是在资金上的保证与支持，保证在紧急情况下救灾资金的到位；与归档单位的共建关系融洽了档案馆与归档单位的关系，有利于档案收集工作的开展，为档案事业的发展奠定坚实的物质基础；与利用者和捐赠者的关系，给利用者提供让他们满意的服务，则当灾害发生后，他们就是一支潜在的志愿营救队伍，而捐赠者所捐赠的档案也是档案馆档案的一个重要来源，减少珍贵档案资源的流失。
3、档案馆与灾害预测监控部门的共建关系
各个地区都有一定级别的灾害预测监控部门，如地震局、气象台等。档案馆加强与这些单位的合作可以使档案馆了解各种发生灾害的概率情况，从而确定防治重点。这些灾情预测监控系统是档案馆工作转入非常时期的“触发端”，可以为档案馆的工作赢取宝贵的时间，在一定程度上掌握救灾工作的主动权，并为档案部门防灾治灾工作提供指导。
4、档案馆与消防部门等紧急服务部门的共建关系
消防部门具有专业的消防知识，加强消防部门与档案馆的共建关系，可以使档案馆得到专业的消防指导，使本单位的消防工作达到专业水平，并可以请消防部门定期对档案馆的消防设备进行检测和维护。档案馆要紧密依靠所在地的消防部门，和他们保持经常性的联系、接受他们的检查和指导，并成立业余消防组织，并对其队员进行必要的技术训练，掌握灭火设备操作知识和灭火的实际经验，以应付火灾或其他各种紧急情况。
5、档案馆与设备生产厂家以及相关设备拥有机构的共建关系
档案馆与有关设备生产厂家之间建立良好的共建关系，便于了解最新技术的进展。还可以经常性的咨询专家的意见，来确定档案馆现在所使用或将要引进的设备是否适当。对档案馆现在使用的设备进行维护或进行升级更新，确保档案馆中各种设备维持在一个良好的性能状态上。同时也便于设备的维护以及在设备出现故障的情况下能够及时地修复，保证业务的连续性。
另外，档案馆由于自身条件的限制，不可能拥有所有的相关设备。因此，在一些突发事件出现以后，可能需要租用一些较为昂贵的设备，如商用/工业用冷冻设备，这些设备用于接收、冷冻和储藏湿的资料。如果档案馆没有专门的冷冻设备，可以考虑试用食品提供机构、肉店以及超市所用的冷冻设备，考虑与这类机构签署协议，以确保在急需情况下冷冻空间的可利用性。
档案馆等文化机构，一般不会有较大的运输能力。但是在一些紧急情况下，如将湿的资料运至冷冻设备处或者将处于危险状态下的资料进行大规模的转移，以档案馆自身的运输能力显然是不能满足实际的需求。这就需要档案馆以外的运力的支持。我们可以与运输公司建立良好的业务关系，一旦有紧急情况出现，可以在短时间内获得大量的运输能力，为档案的抢救争取更多的时间。并同运输公司协商多功能的服务，例如对于遭受水灾的资料如果距离较远，可以考虑租用运输公司的冷冻设备。
7、档案馆与一些技术公司的共建关系
计算机技术已经深入到社会生活的各个方面，档案事业的快速发展也得益于这种新技术的引入。但是，在得到计算机技术所带来的便利条件的同时，档案馆也承受着由这一技术所带来的风险，如由于病毒、软件以及硬件因素所导致的数据丢失等。这就需要加强档案馆与一些专业的数据恢复公司的协作。与档案馆以外的一些专业修裱公司的合作，加强技术交流，可以在紧急情况下，得到有效的人力、物力以及技术的支持。
8、档案馆与院校教学单位以及科研单位的共建关系
通过不同的形势加强档案馆与院校等教学单位以及科研单位的共建，特别是高校档案专业的本科生及研究生，构建起“产学研一体化”的合作体系。此举是一举多得，一是加强了高校教学质量，学生得到了工作实践的锻炼，提高了大学生的动手能力和综合素质；二是科研成果有了实践场所，使档案科研工作更能够贴近档案馆的需求，适合档案工作的需要；三是充分利用地方大学的人力资源优势，弥补档案馆人手不够、工作量大的矛盾，促进档案馆工作得到较大的发展，同时也是档案馆发现人才，补充必要的专业人才的好机会。
9、档案馆与志愿者团队的共建关系
组织一支可以服务于档案馆的志愿者队伍，用于紧急情况的处置，是档案馆应对紧急情况的可靠的应对力量保证和来源。构建志愿者团队时应该注意以下几点：一是人员来源的多元化，如：员工的母校、大学里的学生，档案馆周边单位的人员及群众等；二是人员性质的多元化，档案馆的志愿者团队应该包含各种专业技术特长的人员，如：能对营救和修复提出建设性意见的专家、结构工程师和建筑师等；三是加强与志愿者团队的联系与互动，及时的更新志愿者团队人员的联系方式，并及时的补充相关人员，如果需要的话，让他们参与培训和演习，保证志愿者人员的可使用率。
10、档案馆与新闻媒体等宣传机构之间良好的共建关系
新闻媒体等宣传机构是档案馆面向社会的一个重要窗口，档案馆应该要充分利用媒体的作用来宣传自己，提高知名度，扩大社会影响。在档案馆的工作人员中间设立“新闻联络官”，保持与媒体的联系，确保信息的畅通。并定期向媒体发布消息，使群众了解档案馆的工作动态，激起人们对档案的关注以及档案意识的提升。另外，在紧急情况下，可以通过媒体适当引导大众，以获得广泛的支持和同情，寻得潜在的捐赠者，获得款项用于修复重建等。
11、 档案馆与其他档案馆以及图书馆、博物馆等文化机构的共建关系
档案馆与这些机构之间可以实现多方面、多层次上的协作。这样做的话，可以获得如下益处：一是加强资源的互通有无，合理配置资源，分享“危机应对计划”中的信息，分享各馆的人才资源，分享设备的成本（比如多家单位共同出资购买风扇、冷冻设备，共同使用），避免由于有关资源的重复建设而带来的浪费。二是构建灾害情况下的联合应对体系。灾害降临时，多家单位可以互相提供帮助。这样可以集中人力、专家、设备以及馆舍面积，从而有利于修复工作的开展。三是建立跨区域的档案馆联盟，增强档案馆馆际交流与协作，促进落后地区档案馆建设的发展，增强灾害以及危机事件的应对能力，提升档案馆的整体形象和影响力。
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