浅谈学校档案服务工作
刘彦林 （乌兰察布职业学院）摘要：本文针对学校档案工作的特点、作用，从改革发展、教育教学、常规管理、基本建设等方面谈了档案工作在学校中的重要性。
    关键词：学校档案 管理 服务
0 引言档案工作是学校整体工作必不可少的组成部分，是提高学校工作效率和工作质量的必要条件，是维护学校历史真实面貌的一项重要工作。学校档案以其特定的收集内容，以及在学校改革发展、教育教学、常规管理、基本建设等中的特殊作用，越来越引起人们的关注。
    做好学校档案，利用好学校档案资源，为学校建设和发展无疑具有积极的推动作用。
    1 学校档案的主要特点
学校档案与其它行业，部门档案相比，有其自身的独特性，其服务工作也不同于学校图书馆、资料室的资料查阅工作，而且有特定范围。
    就收集内容来看，学校档案以上级有关部门文件和学校自身形成的文件资料，如大事记、会议记录、计划总结、教学管理、科研成果、基本建设、财务账册、照片、录音录像资料为主，收集范围明确，档案种类多样，除文书档案外，还有会计档案、教学档案、科研档案、基建档案、声像档案、实物档案、电子档案等等。
    就使对象来看学校档案的使用对象比较单一，一般为学校领导、各部门负责人或特定的工作人员、学生。使用一般档案时，则按照申请、审批登记、归还的程序进行。
    就使用方式来看，学校档案的使用多为就地查阅，不涉及保密范围的可以摘录、复印、外借等。
    2 学校档案的服务工作
档案工作是一项服务性较强的工作，收集整理是服务，管理编研、提供利用也是服务，必须把服务意识深入到档案管理的各个环节。学校档案形成于学校各个时期，各个方面，是学校各项日常工作中形成第一手资料经过档案工作人员去粗取精、分析归纳、分类编目、完整装订、认真整理形成的，是反映学校历史的真实资料，是学校开展各项工作的见证，更是学校发展的宝贵财富。实践证明，它对推动教育改革、科学管理学校、提高教学质量、开展教学研究、维护学校的权益、展示学校的辉煌业绩和发展历程具用重大的作用。具体地说、学校档案的服务工作包括以下几方面：2.1 多种信息汇总。学校档案囊括了上级有关部门文件、学校党务和行政管理、教学管理、科研管理、学生管理、后勤管理等各个方面，是学校信息的重要载体。妥善保管学校档案，是为了更好的利用。
    充分利用学校档案丰富的信息资源，加强学校档案多种信息的汇总工作，如学校简介、大事记、各类报道、计划总结、职务任免、先进表彰、职称评定、党员发展、生源情况等，最大程度的挖掘学校档案的信息资源，就可以充分占有信息资料，积累各项工作成果，为提高工作质量与效率提供信息保障。
    2.2 领导决策参考。国家的方针、政策一般都以文件的形式传达贯彻的，研究和分析这些文件的精神，不仅对文件精神的落实具有重要意义，而且，通过对一个时期的文件精神的综合分析，将清晰的认识和理解国家在一定的历史时期方针政策的精髓，掌握发展的趋势，从而为学校领导提供学校发展有价值的意义或建议。
    2.3 管理方法浅析。学校档案中含有大量的有关学校管理方面对的信息，特别是随着教育改革的不断深入，学校各职能部门对管理方面的信息需求越来越广泛。因此，档案工作人员要用多方面比较分析的方法，为他们提供学校管理方面各项信息服务。
    2.4 各门类档案的查询。学校档案工作人员利用有所收藏档案资料，围绕师生提出的某一特定问题，在管理要求范围内，查询有关文件、记录、图纸、票据、照片等资料，经过整理提供给他们，入教职工业务资料查询、毕业生学籍资料、校园活动资料查询等等，尤其是迎接各项专题工作（创建文明单位、党风廉政建设、学校评估、综合治理、科技教育等）检查中，学校档案发挥其重要作用，为台账检查提供了丰富翔实的资料。学校档案工作人员还可以在充分了解市场和用户需求的基础上，有针对性的开展学校档案编研工作，如编制《大事记汇编》、《基础数字汇编》、《学校荣誉汇编》、《专业技术职称汇编》、《校友录汇编》等材料。从而更好的提供服务。
    2.5 专题跟踪服务。根据管理人员，教学科研人员或史料整理编写人员的需求，学校档案工作人员可以通过专题资料收集，为上述需要提供决策，管理文件实施情况跟踪分析；连续提供专题文献资料或索引、个人学术动态、学术思想或部门的史科等。
    3 学校档案服务工作的完善和提高
学校档案服务工作要适应发展的需求，不仅在于对服务工作的认识，还要进一步完善和提高服务工作，不断发挥其应有的作用。为此，要求以下几个方面，加强学校档案的服务工作：3.1 转变思想观念。一所学校能否把档案建设起来，并管好，用好，关键是领导，校长重视档案建设，善于用档案资料统管学校各项工作，是做好档案工作的根本保证。校长重视了，就必然会要求教职员工人人树立档案意识，在日常工作中养成立类资料的良好习惯。

    学校档案工作人员要进一步解放思想，转变观念。在档案管理新要求之下，积极探索档案工作的新思路、新方法，主动树立服务意识，主动开发服务工作，为推动学校教育教学中心工作不断取得新成绩作出贡献。
    3.2 提高业务素质。提高档案利用工作水平和服务质量，提高档案工作业务素质是档案工作者职业道德的重要组成部分。提高业务素质主要是提高档案管理方面的工作水平和服务质量，其中主要的是指提高查档工作效率，即查全率、查准率和查找效率。因此，档案工作人员的思想认识，业务水平和管理能力不能停留在原有水平上，应努力学习专业知识，不断提升自己，完善自己。学校领导必须重视对档案工作的继续教育，定期培训，经常组织参观学习，拓宽基础专业知识，完善知识结构，培养他们研究问题，分析问题的能力，以及信息收集、加工、检索、保管利用的能力。
    3.3 应用现代技术。在当今信息时代向档案工作人员提出了终生学习的要求，这也是档案工作提高自身信息素养的根本途径。计算机的使用和网络是信息的收集方式与途径、存贮载体、检索方式与速度等方面发生重大变化，并为广泛的信息提供了可能。学校档案工作人员在加强学校档案建设与发展过程中，必须创造条件，尽快应用这些现代化的手段，尽快实现档案信息管理自动化，熟练掌握和利用档案信息管理系统，从而更有效的提供服务。
    3.4 畅通服务渠道。档案利用服务工作是档案工作的中心任务，高校档案馆（室）应围绕社会主义和谐社会的建设进程做好高校档案的服务工作。在信息服务的方式、途径档案的服务作用，建立完善档案工作管理体制及组织机构，形成档案工作队伍和网络，这是做好档案工作的基本条件和组织保证。在完善档案管理制度建设同时，建立健全一套适合本校实际的档案服务制度，建立校内档案服务中心，实行学校统一管理，专人负责，以便全方位、多渠道、多角度的利用学校档案资源。