【摘要】 高校院(系)行政秘书是管理队伍中的一个重要组成部分，在院系工作中起着举足轻重的作用，是上下沟通的桥梁，是联系方方面面的纽带，是一个具有特殊身份的角色，这个角色把握的准确度直接关系到工作的到位程度，所以，本人从高校院(系)行政秘书的服务对象、工作内容、行为性质三个方面来剖析其角色定位问题。
　　【关键词】 行政秘书；角色定位
　　
　　我国自古以来，就有类似现代的“秘书”称谓，只不过在不同的年代，秘书的角色定位不同而有着不同的叫法而已。比如：巫、卜、史、祝、说客、食客、军师、参谋等等，都是现代秘书的代名词。从古代皇帝的左丞右相，到今天领导的左右手，秘书职业已经从古代的文书起草，演变成出谋划策、当好助手的职业白领。秘书职业的角色定位已经发生了翻天覆地的变化。而在新形势下的今天，虽然秘书的工作性质具有居多共性，但在不同的职能部门的秘书将承担着不一样的工作内容、扮演着不同的角色而各存特性。本人作为一名高校院(系)行政秘书，从本职工作出发、结合多年的工作实际与体会，将对高校院(系)行政秘书角色定位这方面谈谈自己的理解。
　　
　　1　从服务对象上谈行政秘书的角色定位
　　
　　1.1为领导服务是行政秘书的第一位职能：行政秘书是直接为院领导和主管部门服务的。所从事的都是辅助性的工作，秘书的基本角色是领导的助手，基本职能和作用是协助领导开展领导活动和政务活动。直接在领导的授意下受理院里发生的行政公务，直接处理在院里发生的与领导和领导活动有关部门的事务活动。具体体现在：文书工作、信息工作、会务工作、调查研究工作、综合协调工作、档案工作、机要保密工作、值班工作、文印工作等等。
　　1.2为院(系)内职工服务是行政秘书的第二位职能：院(系)行政秘书的第二服务对象是本院内的任课教师及其他的教辅人员。打个不太恰当的比喻：高校里的院(系)对于每个教师而言就像是一个“家”，而秘书就相当于这个家的“管家婆”。因为学校的教务处、人事处、科研处等各个职能部门的各类文件只下发到院(系)，教师的方方面面的信息都来自院(系)。秘书就要做好“下达上传”的工作。“下达”就是将各个职能部门的文件精神、各类通知内容用最有效、最快捷的方式传达到每位相关人员。比如：科研项目的申报、教学立项的申报、职称的评审等等这些通知都是与教师的切身利益息息相关的，如果这些信息没有及时下达到位的话，势必耽误教师们的科研发展及职称晋级。“上传”就是将各位老师应该上交的各类资料收集起来并及时报送到相应的职能部门去。这项工作看似简单，实际上在操作过程中是需要很好的服务意识的。因为这个服务对象不但是活生生的有思想、有感情的人，而且都是高级知识分子，其职称、年龄、阅历、地域等等均有区别。所以秘书在思想上要为他人所想，在行动上要为他人所做。因人而异，这样才能做好这个“管家婆”。
　　1.3为院(系)内学生服务是行政秘书的第三位职能：在任何一个学校，学生是每个工作人员服务的主体对象。服务学生成了院(系)行政秘书的一个重要的职能。虽然行政秘书不如教学秘书与学生的联系密切，但还是有很多学习以外的服务项目。面对成千上万性格炯异、家庭背景不同、教育环境不同的学生群体，必须要广泛接触他们，对待他们既要坚持原则、公正廉洁，又要和蔼可亲、细致耐心。要学会倾听学生的心声，了解学生的生活、学习各方面的情况，帮助学生排忧解难，做学生的良师益友。
　　
　　2　从工作内容上谈行政秘书的角色定位
　　
　　2.1当好参谋助手：秘书的活动是领导思想的补充和延伸，秘书工作是否得力，直接影响到院系领导工作的开展和工作效力。不管在做哪项工作，秘书要摆正自己的位置，秘书只是领导的参谋、助手。工作的性质始终是辅助性的，参与性的、支持性的，绝对非命令性、指挥性、决策性的。因此，秘书必须了解领导工作的特点，领会领导工作意图，在思想上与领导共振。在行动上与领导步调一致，辅助领导做好院内的各项工作。
　　2.2做好督促检查：在任何一个院系里。面对任何一件事情，在领导与院务会做出了决定，决定颁发实施后。秘书就有检查、督办、催办、落实的义务和权利。使工作能落到实处，能按时完成，善始善终。
　　2.3做好协调综合：高校院(系)是一个中层机构，上联学校的各个职能部门，下接系(教研室)具体的教学单位，秘书工作不仅内容繁杂，而且涉及的对象也很广，因此，行政秘书必须要有很好的协调和综合能力，才能够疏通全局，上下一致。
　　
　　3　从行为性质上谈行政秘书的角色定位
　　
　　从上述的职能看秘书在院(系)所扮演的角色既是领导的参谋，又是领导的助手，更是领导和教职工的桥梁和纽带。可以说他们是院里的服务员。因此，必须从服务性、创造性、时效性和机密性等四个方面来把握行政秘书的行为角色：
　　3.1服务性：服务性是行政秘书工作的主旋律，是工作的落脚点。高校院系行政秘书部门，历来坚持“三个服务”的宗旨，即服务领导、服务教师、服务学生。用心服务大家才能真正体现这一职业的特殊魅力，才会让人觉得这一工作的伟大、神圣、受人尊敬的。才不致让人觉得秘书可有可无。
　　3.2创造性：创造是时代的要求，也是工作可持续发展的要求。在传统的观念中，秘书工作是领导思想的体现与补充，这点当然是不容置疑的，但为此并不能忽略秘书工作的主动性、开拓性、创造性。随着办公自动化的日益普及，秘书工作的智商性服务将成为秘书职业的主要内涵。所以在做好本职工作的基础上要不断探索管理的新途径、新方法、新手段，促进管理工作的信息化、现代化；在工作中要以新视觉来观察问题、新理念来思考问题、新方法来处理问题，只有这样行动才会有新举措，管理才会有新效果。
　　3.3时效性：秘书工作象新闻工作一样要追求时效性。所谓秘书工作的时效性指事件发生(获取信息)与处理之间(下传信息)的时间差。时间差越短，则时效性越强。
　　3.4机密性：秘书工作是领导旨意的具体实施，也直接接触一些机要文件，所以知道的秘密最早，掌握的秘密最多。因此，秘书必须要有保密意识，在任何时候、任何情况下都不能掉以轻心，做到不该问的不问，不该看的不看，不该听的不听，不该记的不记，不该说的不说。严格按照制度和保密守则办事，，以免带来一些不堪设想的后果。
　　总之，秘书就是专业从事办公室程序工作，协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及其实施服务的人员，秘书是领导的助手和参谋，是办公室的协调和督查人员，是院系师生的服务员，每天做的是小事，但耽误的却是大事。这样说来，秘书是没有角色的角色，亦或是多种角色的集中，强化和培养秘书正确的角色意识，在努力推进民主与法制建设的今天，对秘书队伍的建设有着非常重要的现实指导意义。
　　
　　参考文献
　　[1]王从盛，关于高校行政秘书角色定位的探讨[J]，淮阴师范学院教育科学论坛，2006，3
　　[2]张宗英，从高校秘书的角色谈素质要求[J]，世纪桥，2006,5