关键词:资料管理秘书教学内容拓展
一、资料管理是企业秘书工作的重要内容
资料管理是现代企业秘书的经常性工作,也是现代企业秘书工作的重要内容。资料管理既不是传统意义上的文书工作,也不是通常意义上的档案管理,文书工作与档案管理无法涵盖资料管理的内容。尽管资料与文书、档案有着诸多相似之处,但更存在明显的区别。文书是指行为主体在社会活动中,为了一定的目的而形成并使用的具有应用性和特定格式的文字材料,其本质属性是现实执行性,从其形成和使用范围角度一般分为公务文书和私人文书。档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的,作为历史记录保存起来以备查考的,作为凭证的文字、图像、声音等文书和信息材料,其本质属性是原始记录性,从其形成领域的公私属性角度一般分为公务档案和私人档案。而资料则是为协助工作的完成留存备查的一切公开或内部的不同载体形式的文字、图片、声像材料等,具有较强的相对性和动态性。资料是现实中最接近档案,与档案关系最为密切的概念,但是二者不是等同关系,在某种意义上讲,档案可以被人们作为资料看待并使用,但资料却不能作为档案看待并使用。档案的意义在于存史、备考和社会利用,资料的意义对于组织而言则在于以备查考来协助工作的完成。资料管理相对于文书工作和档案管理,是企业秘书一项既与其他工作融合又相对独立的日常工作。
在现代企业秘书工作中,有大量的日常资料需要管理,即对资料进行收集、整理、保管、加工、检索和利用,使其有利于现实工作的完成。从资料的类型来看,秘书需要管理的资料大体上可以区分为公司公用资料和个人专用资料两类。前者一般包括:常用的政策规定、条令、制度等;政府颁布的出版物如经济白皮书等;行业和协会的资料;国家和地区的统计资料;客户资料;各种业务手册如国外出差指南等;商业应用文文集;市内饭店、宾馆、会展场地、交通等基本资料;重要经济动态剪报;各种名录如社会名人录等;本单位人员通信录等等。后者一般包括:工具类资料:如字典、词典,最新飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册、地图册,重大纪念日列表等;上司指示记录:秘书整理并得到确认的上司以比较随便的口头指示方式做出的批示;上司的资料:秘书为上司保存的一些往来书信、报告原稿、谈话记录等。很显然,上述这些资料对于某个企业来讲,既属于文书,也属于档案;对于这些资料的管理,既不是文书工作的范畴,也不是档案管理的范畴,但却是企业秘书工作的不可缺少的内容。
二、资料管理在高职秘书专业教学中的缺位
但是,当前高职秘书专业教学则大多漠视了资料管理的内容。大多数高职院校秘书专业开设的主干课程秘书实务,仍以传统的“办文、办会、办事”来结构,虽然越来越加强“办事”的份量,但专门训练学生资料管理能力的则不多见。以人们习以为常的名片为例,名片管理其实是企业秘书资料管理的一项不可忽视的重要内容,因为名片是记录客户信息的重要载体之一,秘书一般要负责上司和自己在公务和个人交往中获取的各种名片的整理工作,只要与组织业务或办公室业务可能有联系的人员的名片都应当保存并进行有效的管理。但是,在目前的高职秘书实务课程教学中基本上将名片管理的内容忽略不计,所以学生既没有名片管理的意识,也不懂得名片管理的方法,在上岗工作后无法自如应对这份看似简单的工作,无法使其发挥更大的效用。秘书实务课程教学讲了很多内容,甚至有的内容不符合高职学生的上岗需求,但是对于包括如名片管理在内的资料管理的教学则是空白。
除秘书实务课程教学外,传统的文档管理教学(开设文档管理的课程,编写文档管理的教材)也无从谈起资料管理的内容。目前高职秘书专业教学中,文档管理课程的大体思路都是从文书工作和档案管理两部分来着眼,文书工作部分着重介绍文书的形成、处理、整理与归档等内容,主要围绕公务文书展开,以《国家行政机关公文处理办法》及《国家行政机关公文格式》等为依据;档案管理部分着重介绍档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、利用等内容,主要围绕公务档案展开,以《中华人民共和国档案法》及《归档文件整理规则》等为依据。实事求是地讲,这种文档管理课程的内容建构并不完全适合高职秘书专业学生就业上岗的实际需要,也不符合高职教育的就业导向的要求,因为高职秘书专业学生的就业去向基本上企业尤其是中小企业,所以现行文档管理的教学内容存在着职业指向不清、缺乏针对性和适用性的问题。而工作中需要的资料管理的相关内容则又处于缺位状态,在一定程度上导致了高职秘书专业教学内容的错位。
三、高职秘书专业教学要拓展资料管理的内容
资料管理是秘书专业学生就业上岗后接触较多的工作,应该使学生在专业学习阶段系统地学习相关的知识与技能,训练其资料管理的能力。但资料管理的内容既不存在于秘书实务课程教学之中,又被排除在传统的文档管理课程教学之外,基于这样的事实,我们提出在高职秘书实务课程教学中要拓展资料管理的内容,或者对传统的文档管理课程的教学内容进行改革,合理融入资料管理的内容。有三个问题需要特别注意:
一是要重视资料管理的教学。高职秘书专业教学要与时俱进,在教学过程中应该根据高职秘书专业学生就业的去向和岗位需求,适时调整教学内容,有的要删减,有的要拓展,料管理教学内容当属后者。我们必须认识到资料管理在现代企业秘书工作中的重要性,认识到科学有效地管理资料的能力是高职秘书专业学生就业上岗所需的基本能力,在专业教学中要及时地予以拓展,满足企业对秘书人才能力的要求。其实,现在很多企业的招聘启事中多有“资料管理员”职位的招聘信息,这应该对高职秘书专业教学以有益的启示。
二是要加强相关教材的建设。教材建设是专业教学改革的基础和保障,由于资料管理一直被秘书专业教学所忽略或遗漏,所以,以往的秘书实务教材或文档管理教材往往都不涉及资料管理的内容。到目前为止,对于资料管理做比较系统介绍的当属陈祖芬主编的《职业秘书资料与档案管理教程》(清华大学出版社,2008),这是一个可喜的开端。但此类教材的建设空间还很大,有待于进一步结合企业资料管理的实践进行开发,或者在秘书实务教材中增加资料管理的内容,或者开发融资料管理于一体的新型文档管理教材。
三是要注重教学方法的适用。由于资料管理与档案管理相似,其过程也是收集、整理、保存、加工和利用等几个方面,众所周知,传统的档案管理教学由于主客观原因往往无法回避枯燥乏味的问题。资料管理尽管相对于档案管理要灵活,但教学中还是要强调针对高职学生的学习特点等因素,注意教学方法的适用性,如采用案例教学、实例教学、模拟教学等,应该更能激发学生的主动性和参与性,尤其要加强实训教学的比重,回避传统的讲授法带来的症结,这需要任课教师自身多学习、多思考、多实践。
基金项目:教育部高职高专文秘类专业教学指导委员会2008年度科研课题“高职秘书实务教学内容的选择与拓展”(项目编号WJ08021)。
参考文献:
[1]陈祖芬.职业秘书资料与档案管理教程[M].北京:清华大学出版社,2008.
[2]中国高等教育学会秘书学专业委员会.中国秘书岗位资格证书教程[M].北京:中国人民大学出版社,2006.
[3]赵映诚.文书工作与档案管理(第2版)[M].北京:高等教育出版社,2007.
[4]汪溢,张桂杰.秘书文档管理[M].大连:大连理工大学出版社,2008. □
