公文制印中遇到的问题及其对策
张敏（山西煤炭管理干部学院，山西太原030006）
摘要：围绕公文写作、印发格式，从公文制印的各个环节分析公文写作中常见的问题，通过这些问题查找出现问题的原因及其对策，最终达到公文格式规范化要求。
    关键词：公文格式；问题与原因；对策与建议
中图分类号：H15文献标识码：A文章编号：1008-8881（2010）02-0216-02
    公文写作是一门科学，又是一门艺术，是达成领导机关传递政令、沟通信息、报告情况、交流经验的重要方式，也是机关干部最基本、最基础的业务技能。三十年前，公文写作还主要是政府机构专职秘书们的业务，随着我国改革开放带来的整个社会各方面的繁荣，公文的应用日见普遍，公文写作已经渗透到每个普通人生活的方方面面。公文写作及格式作为应用文的一个主要内容，它是国家实行行政管理的基础，是一个国家权利的象征，是实行各种行政行为最根本的凭据和依据，是治理社会、管理国家、办理公务的重要工具。作为一种特殊的应用文，它的规范化，是办公的客观要求，也是充分发挥公文作用，维护公文严肃性和权威性的必要条件。本文针对在工作中公文格式常出现的问题进行了归纳分析，提出了相应的解决方法和对策。
    一、公文制印中出现的突出问题
1、发文规范所使用用字，行高度、用纸不规范。字是在标识公文中横向距离的长度单位，也是指一个汉字所占用的空间。而行在标识公文中则是纵向距离的长度单位。以3号字体高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行，标准以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。
    公文用纸比较讲究，有的单位用书写纸等作为公文印刷的纸张，致使文件印制不规范，一般公文印刷使用纸张定量为60g/m2-80g/m2的胶纸印刷纸或复印纸。纸张白度为85%-90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5-9.5。
    2、发文机关标识不规范。有的基层单位发文机关标识标注不规范简称，发文机关标识使用黑体或者其他字体，字体的大小任意定义，而不是按照正确的发文机关标识应该使用“全称＋文件”或“规范化简称＋文件”组成，使用小标宋体，字体最大不得大于22mm×15mm（高×宽）。
    3、发文字号标注不规范。有些单位把机关的简称直接作为机关代字使用，致使文号太长。有些单位发文字号的年份用圆括号“（）”或者“{}”括入，而不是用规范的六角括号“〔〕”。对于字号和字体，有的用小3号；有的用楷体，也有的用黑体，正确的应该使用字体为3号仿宋体。一些公文违反发文字号序号出现编虚位（即001），加“第”字的现象，出现“××办（2009）第01号”等不规范格式，正确的标注为“××办发〔2009〕1号”。
    4、签发人标识不准确。有的机关平行文标注签发人，标注签发人字体字号随意定义，有的全部使用仿宋体，有的全部使用楷体，正确的标注方法应该为“签发人：×××”签发人使用仿宋体，后加全角冒号，名字使用楷体字，字号为三号。标注位置为红色反线之上4mm处，后空一字距离。
    5、公文标题不规范。有些部门有不规范的做法是：一是标题中滥用符号；二是在公文标题的拟制上，冗长繁琐；标题中使用了多种标点符号，较多的是使用顿号和书名号；标题中“事由”概括得不简要，转发（批转）性文件，标题照搬照抄，层层照转，出现“《XX《的通知》的通知》的通知”或“关于XX《关于XX《关于XX》”等现象，一个词组套一个词组，冗长臃肿；三是印刷不规范。
    6、引用文号不当。有些部门公文中，将其顺序前后倒置。有的先引文号后引标题，有的只引文号不引标题，有的只引标题不引文号。例如，“根据山西省办公厅〔2009〕111号文《关于×××的通知》”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为“根据山西省《关于×××的通知》（晋政办〔2009〕111号）”。
    7、结构层次序号使用不规范。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序号和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。规范的结构层次序号要求，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“⑴”。而在使用中常出现的问题：一是层次顺序颠倒，即下位序数与上位序数倒置；二是层次跳跃，或在“（一）”、“⑴”后加顿号，写成“（一）、”或“⑴、”等。
    8、落款和印章加盖不规范。有的是在单一发文时落款处署了发文单位，正确的格式应为：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章上弧距正文2mm—4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧在成文日期上，当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上（联合行文不按此标准）。
    9、附件标注不规范。一是附件和正文间隔或大或小；二是把被批转、转发、印发和发布、公布的内容作为附件处理；三是附件说明与附件的标题不一致，有的附件标题缩写；四是附件说明的顺序与附件的顺序不一致，有的附件的序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号；五是附件跟附注区分不清，在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件，导致关系的确认错误。
    10、抄送机关标识不规范。抄送机关标识用来标识除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。有些公文抄送单位顺序不规范，未按照“主送应先路内后路外、抄送应先路外后路内”的规定标注。有些公文常出现“抄报”，顶格标识“抄送”，回行时与“抄送”对齐，最后一个名称后不加句号等不规范问题。
    11、版记不规范。一是没有版记。二是版记位置不对。
    三是在发布、批转、转发、印发或有附件的公文中，将版记置于一份公文的中间部位，即在印章之后，被发布、批转、转发、印发内容或附件之前，将一篇公文分成了两部分。四是无抄送单位时未将多余的黑色反线删除。五是印发机关、印发日期等项目都顶格打印，有的左空、右空或大或少，印发日期或混同于成文日期，或用汉语数字标识。

    12、页码标注不规范。有的单位将页码置于页面中间或者其他位置或使用汉字标识，致使公文标注混乱，严肃性缺失。正确的标注方式为：使用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
    二、影响公文制印的原因
1、思想认识不到位、务实精神不足。古人讲：“文以载道”。意味着写文章、写材料要写出思想内涵来，写出高度来。所谓思想，也就是我们所谓的“观点”，也称理性认识。
    毛泽东同志曾深刻指出，人们在社会实践中对客观事物的认识，开始是感性认识，这种感性认识的材料积累多了，就会产生一个飞跃，并成了理性认识，这就是思想。也可以这样理解，思想就是一篇文章的灵魂，只有把灵魂写出来，才能抓住文章的重点，而公文格式就是公文的灵魂，在现实生活中我们一些公文人员对公文格式重要性认识不够，在办理公文过程中责任心不强。对《国家机关公文格式》不熟悉，对公文格式规范化的意义和作用宣传力度不够。有些单位领导对公文格式不清楚，只管签发，不管内容，只顾解决问题，缺乏对格式的把关，认识高度不够，印发人员更是不想承担责任，草草印发了事。
    2、公文审核程序不规范、责任心不强。公文审核程序如同盖房子一样，先干什么，后干什么，要合理布局。有的业务部门把要求以上级机关的名义上报、下发的公文直接送上级机关的领导同志审批签发，而没有先送上级机关的文秘部门核稿后送签。“倒流”办理的公文，因为没有文书环节的登记，无法掌握公文运转的动态，影响办文效率，甚至会影响工作的开展。
    3、机关公文写作标准规范不明确。公文写作与一般的文学创作在写作要求上有共同点，如主题鲜明，结构严谨，层次清楚，文字简洁流畅等等，但公文是机关的重要办事工具，具有特定的作用，其写作也有特殊的要求，如格式有统一具体的规定，内容上，各业务部门又有约定俗成的要求，所以我们在标准规范上一定要按照国家相关文件规定的格式去操作，不能按照自己的意愿去做。
    4、人员素质参差不齐、对标准不熟悉。文无定法，行云流水，人员参差素质不齐如同写文章一样没有一个主题，没有文章的层次结构，一些公文处理人员未经过系统的业务培训和学习，不懂公文格式，对公文处理方面的办法不了解，对公文印制格式规则标准不熟悉，导致了公文印发后引发很多不规范现象，严重的影响了公文的执行效果，公文人员要经常学习公文的规范格式，学习新的知识，全面提高公文处理人员的整体素质。
    三、解决公文制印问题的对策
1、加强领导，提高思想认识。各级领导和工作人员要加强对公文处理工作的认识，不仅要明确分管领导，安排业务精、责任心强的文秘人员专职从事公文的审核、校对、印制工作，加强对审核人员的培养和使用并保持人员的相对稳定。各级领导还要带头学习公文处理办法并带头遵守，提高认识，做好公文格式规范化工作的自觉性。
    2、健全制度，规范公文审批印发办理程序。在公文处理的各个环节都要把好关，从公文的拟稿、审核、签发、编号、校对、印刷等都必须建立严格的制度和规范，明确各环节的权限和责任。要有严格的公文处理流程，实现公文处理工作的规范化、制度化和科学化。
    3、广泛学习，博采众长，多看、多读、多写、多思，加强学习，提供公文写作的能力培养，增强语言文字的表达能力，逐步提高公文写作的人员的整体素质。古人云：“读书破万卷，下笔如有神”。鲁迅也曾说“：只看一人的著作。结果是不大好的，你就得不到多方面的优点；必须如蜜蜂一样，采过许多花，这才能酿出蜜来。倘若叮在一处，所得就非常有限，枯燥了”。广泛加强公文处理人员的建设，注重理论学习和实践相结合，一方面刻苦钻研，掌握必要的基础知识、精深的专业知识，熟悉公文处理方面的知识，多看、多读，另一方面多写、多思，注重培养实践意识，只有实践和理论相结合才能达到提高公文处理人员素质的结果。
    培养熟悉公文处理规定，有理论素养、有文字功底的公文处理人员，保持公文处理人员的相对稳定性。办公室要设立公文处理和公文审核的专门岗位或专职人员，并有专门负责公文审核把关的人员。
    4、把握方向，快速反应，语意简洁。把握方向是公文写作最基本的要求，也是公文的灵魂所在，一是要体现党的路线、方针、政策，二是要贯彻党委、领导的意图，三是使用材料要准确，四是语言文字表达要准；快速反应则是要按时完成，不得延误时机，公文的产生要适应单位工作的需要，要做到及时，要在每一个环节不出问题，如送审、印刷、分发等，否则哪个环节耽搁了，都难以达到及时；语意简洁要求公文用语力求简洁、精炼，一方面公文的文字量力求要少，篇幅尽可能短，另一方面要做到语言文字精炼，思路要清，易懂、易读、易记。

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