就广域化环境而言,一方面国际互联网(Internet)把外部特定交易地点和使用整个连接,使企业在全世界范围内实现信息交流和信息共享,另一方面企业内部网(Internet)技术在企业管理中的应用,则使企业走出封闭的局域系统,实现企业内部信息对外实时开放,同时使企业内部包括财务部门在内的所有部门实现了资源的优化配置.这样在网络会计下企业的内部控制与传统会计下的内部控制相比就发生很大的变化.下面我们可以从内部控制的三大要素即控制环境、会计系统控制程序来分析其变化.
控制环境控制环境是指对企业内部控制的建立和实施有重大影响的因素的统称.网络会计与传统会计相比控制环境的变化是:
组织结构发生的变化,使内部控制的内容变化.在网络会计下,会计部门与其他部门相互配合,使企业组织结构趋向扁平化,同时企业机构也发生了变化,这些都增加了新的内部控制的内容,如对网页管理人员、电子交易人员和网络安全管理的内部控制等等.内部职责、权限发生变化.网络会计下,企业内部控制层次明显地减少,原手工操作下不宜合并的岗位可以合并,致使内部职责、权限发生变化.
会计系统会计系统是指企业为保证会计信息的正确性和可信性而建立的经济信息系统.网络会计与传统会计相比其信息的输入、存储、控制、加工和输出发生了重大的变化.会计信息输入、加工、存储和输出的自动性和不可见性增强.在传统会计下,由于信息载体全部是纸质,增、删、修改了的会计凭证或会计账册都可以从各自的笔迹和印章上分清责任.所有的会计信息和会计业务各个环节的流程,可视性很强.在网络会计中,原始数据输入电脑后,全部过程自动完成,不需要人工干预,只在需要时才以打印形式输出,这种过程可视性很弱.同时会计数据存贮介质发生了变化,磁介质和光电介质作为载体.绝大部分日常性会计业务书写电子化,如电子合同、电子发票、电子签章的应用.传递数据网络化,使企业的商品生产、销售、消费进行交流、订单、交易,实现快速准确的、双向式数据信息交流,整个过程的无形化、无纸化.
会计系统的开放性.由于许多对外交往事务、相关信息的收集以及大量的经济业务会在网上进行,如网上投资、网上购货、网上销售、网上结算、网上办税、网上信息发布、网上信息交流等.
会计信息处理流程的新次序.会计数据处理流程是指会计数据从生产、传递、处理、审核、存档等的整个处理过程.传统的手工操作条件下,会计数据处理流程是:审核原始凭证后编制记账凭证、登记账簿、进行成本计算、定期结账和编制会计报表等环节和步骤.利用电脑处理会计业务过程时,一个明显的差别是电脑避免了数据的重复加工过程,因为电脑使手工操作时会计部门的内部牵制和相互核对作用失去意义.如,总账与明细账的核对,电脑在处理业务的同时对两者进行核对,不再单独核对,一方面避免了重复工作,另一方面克服了可能的笔误,大大提高工作效率.
结算方式发生变化及财务与业务的协同化.会计将要处理大量的网上收款、付款和转账业务,通过网络银行进行结算业务.因此,网络支付体系和货币的新形式对会计控制将具有重大的影响.网络会计在企业中的运用,企业各职能部门之间信息得以相互联结,使企业的生产、销售、人事、仓储等各业务部门借助于Internet将各种信息实时传输到财务部门,财务部门及时处理后并将相关信息反馈回去,同时各个部门处于随时的信息沟通之中,最大限度地发挥会计的反映与控制各类交易的职能,各种信息使用者从自己的实际利益出发各取所需,搜寻出及时性、相关性较强的信息.
控制程序控制程序是指除控制环境和会计系统之外,管理当局建立的用以实现其特定控制目标的各项方针政策和程序.控制程序的重点的变化.信息技术的引入增强了控制手段的多样性、灵活性、高效性,加强了内部控制的预防、检查与纠正的功能.在网络会计下,控制的重点由原来的对人的控制为主转变为对人、机共同控制为主.
交易授权的变化.授权、批准控制是一种常见的、基础的内部控制.在手工会计系统中,对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的审核和签章.但在网络会计下,企业的组织结构及责权权限发生变化,因而网络化功能和知识的高度集中导致了职责的集中,特别是会计人员的职能开始从核算型向管理型转移.某些人员既可从事数据的输入,又可负责数据的输出和报送.这样交易授权发生了变化.
凭证与记录控制.凭证是用来记载和汇总交易的发生、处理和结果的凭据,内部控制要求根据业务人员或业务部门提供的合同原件进行款项的收付结算,并进行相应的科目处理.而在网络会计下,会计业务书写电子化,电子交易无法提交传统贸易的原件,而且,电子数据容易消失和容易被改动而不留任何痕迹.不像传统会计凭证有有关的经办人员必须在凭证上签名或盖章作为交易执行和明确责任的依据.
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