会计电算化对会计工作的影响有多方面,不但改变了会计核算方法、数据储存形式、数据处理程序和方法,提高了会计信息质量,而且改变了会计内部控制与审计的方法和技能,推动了会计理论与会计技能的进一步发展完善,是整个会计理论研究与会计实务的一次根本性变革。
一、会计核算形式发生了变化
在手工方法下,会计核算形式是将记账凭据的内容按会计科目登记到日记账、明细账以及总账中。因此,围绕怎样减少登账,特别是登记总账的工作量而产生了不同的会计核算形式,分别是记账凭据核算形式,多栏式日记账核算形式,科目汇总表核算形式,汇总记账凭据核算形式以及日记总账核算形式等五种。这样,一方面各有侧重地反映会计信息,同时,发挥总分类账对明细分类账的统辖作用,通过各账之间的核对发现可能出现的记账错误,及时加以改正。但这些核算形式,只能在一定程度上减少或简化转抄的工作而不能完全避免,这就决定了这些处理形式不可避免地带有手工处理的范围性。计算机处理采用凭据文件核算形式,即在系统内建立“临时凭据文件”用以存放未记账的凭据,建立“历史凭据文件”用以存放已记账的会计凭据,并不设其他的日记账及明细账文件,需要时可根据设定的条件从“凭据文件”中建立索引读取,分别以总账、日记账或明细账的形式随时输出。
二、账薄的概念与分类的变化
所谓账簿是指根据会计凭据序时、分类记载经济业务的簿籍,按其性质和用途可以分为序时账簿,分类账簿和备查账簿。手工会计中账簿属于数据存储。一张新凭据产生后,将其数据按会计科目、金额及方向进行转抄、登记到相应的日记账或分类账中。而电算化改变了这种处理过程:首先是账簿的概念发生了变化,电算化后的会计账簿只不过是根据记账凭据按会计科目进行归类、统计的中心结果,在电算系统内部根本不存在手工意义下的各种账簿;其次,会计账簿划分为日记账,总账及明细账的必要性已不存在。电算化以后,只要选定一个会计科目,软件系统就可将涉及到该科目标全部业务全部筛选出来形成所谓的账簿,不管这个科目是现金类还是存款类,是总账科目还是明细科目,而且只要对筛选的结果按日期进行排序或索引,全部的账都可按日记账的形式输出。
三、记账规则发生了变化
在手工核算的前提下,日记账、总账要使用订本账,明细账要使用活页账,通过设置不同的账簿来相互牵制、相互核对。凭据、账簿记载不能空行、隔页,错误之处要用划线改正法和红字冲销法改正。电算化会计形成的账页是打印输出的,可装订成活页式,不可能是订本式,打印输出的一般是日记账、总账和报表。明细账记载的各种会计资料只需计算机查询功能就可完成、显示大概在需要时打印出来。只要输入的凭据正确,软件系统可以迅速完成手工条件下的各种账务处理功能。人们更多的是依赖电算化系统建立各种帮助账,以便更详细地反映和控制经济活动。对于账簿记载错误的处理,不再采用手工方法下的改错法,但为了包管监督审核,一般规定,凡是已经审核过的数据不得更改。假如出现错误,采用输入“冲销凭据”的方法加以改正,雷同于红字改正法,以便留下修改的陈迹。
四、内部控制制度发生了变化
内部控制的形式发生了变化:手工核算形式下会计人员按不同的分工,各司其职,组织会计工作的运转。而电算化会计中的人员,除会计专业人员外,另有系统管理员和操作员等,按新的分工形式完成会计工作的运作。原手工操作下的一些内部控制措施在电算化后已没有存在的必要,如编制科目汇总表、凭据汇总表等试算平衡的检查;凭据的借贷平衡审查;余额、发生额的平衡检查,都由计算机来完成。因此,会计电算化后的内部控制分为以组织控制措施为主的一般控制和以计算机控制程序为主的系统控制。
内部控制制度内容的变化:传统的手工会计处理系统的内部控制是建立在不相容的职务相互分离的基础上。电算化后,由于计算机技能和会计知识的高度集中,导致会计职责的集中,原手工操作下不宜合并的岗位,采用电算化后可以合并,某些会计人员可能既从事数据的输入、处理,又负责数据的输出、报送,他们可能熟悉数据来源的相互关系、数据怎样处理、分配及输出的使用等方面知识,同时也熟知内部控制的缺陷,这就有可能使他们在未经批准的情况下,直接对使用中的程序和数据库进行非法的删改处理,增加了人为出现错误与毛病的可能性,所以,有必要增加新的可行的内部控制措施。
内部控制的重点也发生了变化:会计电算化后的内部控制的重点将放在原始数据输入计算机的控制、会计信息的输出控制、人机交互处理的控制、计算机系统之间毗连的控制几方面。按不同的职责划分操作权限,设置操作密码,杜绝未经授权的人员操作计算机软件。建立计算机硬件和软件的日常维护以及在排除故障时的管理措施,包管会计数据的完整性。
五、审计内容随之发生了改变
电算化以后,同样需要审计的监督职能,所不同的只是审计内容和方法发生了很大变化。在电算化会计信息系统中,会计事项由计算机按程序自动进行处理,假如系统的应用程序出错或被非法窜改,计算机只会无条件地按给定的错误程序和方法处理有关会计事项,而这些则是肉眼不可见的,这就增加了审计风险和审计难度。电算化会计信息系统的特点及其固有的风险,决定了审计的内容要增加对计算机系统处理和控制功能的审查。在会计电算化条件下,审计人员要耗费较多的时间和精力来了解和审查计算机系统的功能,以证明其处理的合法性、正确性和完整性,包管系统的安全可靠。
六、对财务报告也产生了影响
现代会计学有两个分支——财务会计和管理会计,财务会计主要对外编报财务报告,管理会计主要对内部。对外报送的财务报告必须依照国家财政部门订定的相干会计制度与准则,而对内的财务报告的内容、编报原则以及报表格式则根据管理上的需要决定,并不固定。财务会计与管理会计的联合将会改变目前会计准则中规定的报表体系和陈报方法。这一联合一旦成为实际,财务报告将不再区分为对外财务报告与对内财务报告,而且在竞争激烈的知识经济期间,产品寿命周期不停缩短、创新不停加快,建立定期报告和实时报告联合的财务报告制度黑白常必要的,会计电算化为此提供了技能上的支持。