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此刻恰是年夜学卒业生完成卒业贪图、撰写卒业论文的时刻，人人经常要苦熬一个多月才气完成自己的卒业论文。此刻人人首要都是用Microsoft Word来编纂论文(岂论列位用哪个版本，根底功能都是整齐的，以下简称Word)。若是不能充裕Word的一些壮年夜功能，人人在撰写和编纂较长篇幅的科技论文的时刻，概略经常要为络续地调整花样而懊恼。在这里我把自己畴昔行使Word的履历和教育总结一下，以求抛砖引玉。一篇论文应该包含两个条理的寄义：内容与显示，内容是指文章作者用来表达自己脑子的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等，显示则是指论文页面巨细、边距、各类字体、字号等。不异的内容可以有分歧的显示，例如一篇文章在分歧的出书社出书会有分歧的显示；而分歧的内容可以行使不异的显示，例如一个期刊上揭橥的全数文章的显示都是不异的。这两者的相干不言自明。
笔者感受，论文“显示”的编纂，是一个异常费时辛苦的工作。若是在写论文之前，做了各方面的筹备，并按照必然的纪律来编写和罗列，会起到事半功倍的效果；否则，会给你带来无限无尽的疾苦。笔者凭据自己写硕士论文的体验，向列位供给如下倡议，供人人参考。
1. 用好样式
编写论文，必然要行使样式，除了Word原先所供给的题目、正文等样式外，还可以自界说样式。 若是你发现自己是用选中文字然后用花样栏来设定花样的，必然要注重，想想其他处所是否需要不异的花样，若是是的话，最好就界说一个样式。对于不异排版显示的内容必然要僵持行使统一的样式，这样做能年夜年夜裁减工作量和失足机遇。若是要对排版花样（文档显示）做调整，只需一次性改削相关样式即可。行使样式的另一个优点是可以由 Word 自动生成各类目录和索引。
日常情形下，岂论撰写学术论文概略学位论文，响应的杂志社或学位授予机构都邑凭据其具体要求，给论文撰写者一个清晰的花样要求。好比，要求宋体、小四，行间距17磅等等。这样，论文的撰写者就可以在撰写论文前对样式进行一番设定，这样就会很轻易的编写论文了。
如笔者用Microsoft Office Word 2003进行样式贪图如下图：
2. 行使交叉引用设置编号
必然不要自己敲编号，保进行使交叉引用，否则手动输入的编号极概略给你文章的改削带来无限的后患。题目的编号可以经过过程设置题目样式来实现，表格和图形的编号经过过程设置题注的编号来完成。在写“参见第x章、如图x所示”等字样时，不要自己敲编号，应行使交叉引用。这样做往后，当插入或删除新的内容时，全数的编号和引用都将自动更新，无需人力维护。而且可以自动生成图、表目录。
3. 对齐
必然不要用手动敲空格来达到对齐的目的。只有英文单词间才会有空格，中文文档没有空格。全数的对齐都应该行使标尺、制表位、对齐体式格局和段落的缩进等来进行。若是发现自己手动打了空格，必然要郑重，想想是否可以经过过程其他方式来避免。同理，必然不要经过过程敲回车来调整段落的间距。
4. 绘图手法
论文中会用到许多图表，笔者乖戾建阐述文撰写者分清论文中的图形和表格，表格可以行使Word供给的器械进行编写，很简单，这里就不再赘述了。框图和流程图的编纂，笔者乖戾倡议行使Office 2003中绑定的Microsoft Office Visio Professional 2003画。若是不能忍受Visio器械复制到Word的速度，还可以试试SmardDraw，功能不比Visio弱，行使不比Visio难，速度却快多了。
5. 编纂数学公式
在论文中编纂数学公式，小我倡议行使MathType5.0，其实Word集成的公式编纂器就是它的3.0版。安设MathType后，Word会增添一个菜单项，其功能尽收眼底。保进行使 MathType 的自动编号和引用功能，这样首先有优越的对齐效果，还可以自动更新编号。Word 正文中插入公式的一个常见题目问题是把上下行距都撑年夜了，很不美不雅观，这部门可以经过过程平稳行距来批改。然则要提醒论文撰写者，若是你策画机上安设了MathType5.0后，撰写公式的速度异常快，占用少量的CPU。然则，当你筹备打印论文的时刻，要记得找个按照了MathType5.0的策画机打印，否则，我们的公式就“不知去向”了。
6. 参考文献的编纂和治理
若是你在写论文时才想到要清理参考文献，就已经太迟了，但总比论文写到参考文献那一页时才去清理要好。应该养成看文章的同时就清理参考文献的风尚。手工清理参考文献是很疾苦的，而且很随意纰漏失足。Word没有供给治理参考文献的功能，用插入尾注的方式也很不地道。
我倡议行使Reference Manager，它与Word集成得异常好，供给即写即引用（Cite while you write，简称Cwyw）的功能。你所做的只是像填表格一样地输入相关信息，如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文献的的方插入符号，它会为你生成异常美不雅观和专业的参考文献列表，而且对参考文献的引用编号也是自动生成和更新的。这除了可以连结花样上的整齐、范例，裁减失足机遇外，更可以避免正文中对参考文献的引用和参考文献列表之间的不成家。而且从久远来说，本次输入的参考文献信息可以在往后频频行使，从而一劳永逸。
7. 行使分节符
若是但愿在一篇文档里获得分歧的页眉、页脚、页码花样，可以插入分节符，并给每一节设置分歧的花样。
上述七点都是关于排版的倡议，照样要强调一遍，作者关心的重点是文章的内容，文章的显示就交给Word行止理。若是你发现自己正在做与文章内容无关的繁琐的排版工作，必然要停下来学一下Word的匡助，因为Word 早已供给了充沛壮年夜的功能。
8. 行使子文档
学位论文至少要几十页，且包含年夜量的图片、公式、表格，对照重年夜。若是全数的内容都留存在一个文件里，打开、留存、关闭都需要很长的时刻，且不保险。
建阐述文的每一章留存到一个子文档，而在主控文档中设置样式。这样每个文件小了，编纂速度快，而且就算文档破碎摧毁，也只有一章的损失落，不至于三军覆灭。倡议先建主控文档，从主控文档中建立子文档，小我感受比先写子文档再插入到主控文档要好。
9. 实时留存、多做备份
设置自动留存，还有一有空就Ctrl+S。
不只Word不靠得住，Windows也不靠得住，天天的工作都要有备份才好。Word供给了版本治理的功能，将一个文档的各个版本留存到一个文件里，并供给对照合并等功能。不外留存几个版本后文件就年夜得不得了，而且一个文件破碎摧毁后全数的版本都没了，小我感受不适用。照样多处备份吧。其余提醒一下，插入的图片、和公式最好零丁留存到文件里另做备份。否则，哪天打文档时发现自己辛辛劳苦的编纂的图片和公式都酿成了年夜红叉，哭都来不及了。
10. 纲目视图与文档结构图
行使纲目视图写文章的撮要，调整章节挨次对照轻易。
行使文档结构图让你轻易地定位章节。
有人说，硕士写卒业论文就像干一个月脚夫搬运工一样，累物化累活，写不了若干器械；博士写卒业论文就像生孩子，挑灯夜战也得一个春秋。上面的倡议并不周全，但相信对照管用，但愿列位论文撰写者能从中有所收成。若是还有疑问，自己花些时刻研究一下Word的匡助，相信会有事半功倍的效果。
