澳大利亚的政务秘书工作体系
澳大利亚联邦政府的政务秘书体系经过多年发展，已较为成熟，为保障澳领导人工作的顺利开展以及政府机构的有效运转发挥了不可或缺的作用。本文从澳政务秘书机构概况以及领导人文稿起草、内阁会议活动安排、内阁公文流转和管理、总理内阁部执行司对政府决策的监督落实等方面，对澳政务秘书工作体系加以说明。
    一、澳政务秘书机构概况
澳总理办公室、总理内阁部（部分职能相当于我国务院办公厅）、内阁秘书处专职负责澳政府领导人的辅助性政务工作，是澳政务秘书体系的主要组成部分。
    （一）总理办公室
总理办公室直接为总理本人服务，负责总理的日常活动安排，并配有政治、经济、安全、外事等各领域多名顾问组成的“智囊团”为总理提供相关政策建议。顾问由总理本人聘用，是总理最为信任的核心参谋班子。
    （二）总理内阁部
总理内阁部的基本职能是在与其他部门广泛沟通的基础上，为总理和内阁成员提供公共和政府行政事务等方面的政策建议。
    此外，该部还承担协调与监督政
府决策落实，协助总理和各位部长高效管理政府事务，为总理、内阁秘书长、内阁及其专门委员会提供行政支持，协调联邦政府与地方政府关系，安排政府礼宾、典礼事务，为总理及其家人提供服务等其他职责。
    （三）内阁秘书处
内阁秘书处设于总理内阁部内，专门负责内阁会议和内阁专门委员会会议日程安排、协调以及内阁文件的管理。内阁秘书长属内阁成员，兼任政府特别国库部长，内阁秘书处工作人员均为总理内阁部公务员。
    二、澳领导人文稿的起草工作
（一）演讲稿起草
澳政府领导人一贯重视公开演讲，政界许多重要人物都是凭借出色的演讲才能脱颖而出的。
    同时，在重大场合发表演讲也是
澳领导人阐明政府立场、宣传新主张的重要渠道。目前，澳联邦政府各重要部门一般都设有演讲稿写作班子，专门为本部门领导撰写演讲稿。如澳总理办公室配有总理演讲稿撰写助手，外交贸易部政策规划司下设演讲稿写作处，国库部亦有专职撰写演讲稿的岗位。
    除演讲稿专职撰写人员外，
澳总理的多位顾问也承担部分撰稿任务。有时，澳领导人也会邀请专家学者为其演讲稿润色、把关。
    （二）具体文件起草
澳领导人所需涉及具体业务问题的文件和谈参一般由联邦政府各主管部门提供，总理办公室和总理内阁部负责协调。
    三、澳内阁会议活动的安排
（一）会议日程安排澳内阁会议制度系仿效英国设立，为澳政府行政事务最高决策机构，由总理和联邦政府进入内阁名单的各部部长组成，总理主持。内阁成员每周定期召开会议。如有紧急事务，可加开内阁特别会议。
    内阁下设各专门委员会，分
管不同领域事务，如支出审查委员会、国家安全委员会、战略重点和预算委员会等，除议会事务委员会外，各委员会至少每月召开一次会议，重要政策建议由专门委员会通过后提交内阁会议表决。每年，内阁成员还定期与澳公众进行交流，举行“社会内阁会议”,听取公众对政府政策的意见和建议。
    内阁会议和内阁专门委员
会会议由内阁秘书处负责具体安排。内阁秘书长决定所有会议召开的时间和主题。内阁秘书处每周就下周内阁会议的内容向秘书长提交具体建议，在获得批准后，向属于内阁成员的各位内阁部长发出通知，告知下周会议日程、主要议题、需要相关部长考虑和办理的事项，以及由内阁各专门委员会提出、需要内阁会议批准的纪要草案。如内阁会议议程有所更改或需要增加新会议，内阁秘书处在第一时间向内阁部长发出新通知。在时间紧急、来不及发出书面新通知的情况下，内阁秘书处会通过内阁专用网络系统发送电子信息，特殊情况下还可通过电话直接通知内阁部长办公室，或通知对方速派专人领取通知。内阁秘书处要求内阁部长办公室人员必须密切关注内阁会议议程的任何更改尤其是增加的新议题，安排专人负责查看内阁专用网络系统的提示，及时向主管部长汇报有关变更事项。
    （二）会议出席要求除联邦议会和联邦行政委员会会议外，内阁会议优先其他一切公务。内阁部长办公室必须合理安排部长日程，避免内阁会议与内阁专门委员会会议时间冲突。
    内阁会议或内阁专门委员会
会议议题如涉及多位部长或驻议会秘书（亦属政府部长级官员）主管领域，内阁秘书处工作人员会提前提醒相关部长或驻议会秘书。除非得到内阁秘书处有关需与内阁部长共同负责某一事项的通知，非内阁成员的部长和驻议会秘书一般不出席内阁会议或内阁专门委员会会议。总理内阁部秘书长如因日程原因无法出席内阁会议和内阁专门委员会会议，可由总理内阁部副秘书长或助理秘书长代为出席。总理内阁部还需安排两名官员承担会议记录工作。在内阁部长希望进行内部讨论时，总理可要求会议记录人员退席。会议记录仅用于撰写会议纪要（只体现会议达成的决定）目的，记录人员不得记录会议讨论全部内容。所有记录必须使用内阁会议专用笔记本，对外严格保密，专本专用。
    出席内阁会议或内阁专门委
员会会议的人员必须对与会内容绝对保密，不得在内阁会议室之外谈及任何会议讨论相关内容。
    与会人员所做记录在会后立即销
毁。内阁部长可申请带不超过两名下属与会，经内阁秘书长同意后由内阁秘书处通知相关官员何时出席。内阁会议一般不允许普通官员出席，内阁专门委员会会议通常允许秘书长、专门机构负责人等高级公务员出席。
    （三）会议议题的设定内阁会议或内阁专门委员会会议讨论的议题形式包括：建议或备忘录；不需具体建议的简单紧急事项，或总理提名的任命；内阁专门委员会会议通过的会议纪要。其中，前两项议题需事先经过总理或内阁秘书长认可。
    内阁部长若希在内阁会议或
内阁专门委员会会议上提出议题，需致信内阁秘书长征得其同意。如涉及申请经费，还需将信函复印件抄送国库部长和财政部长。如请求内阁会议限期作出决定，应附加特别说明。内阁秘书长将回信告知，是否同意将建议列入内阁会议议程，以及同意建议的范围。由内阁会议或内阁专门委员会会议要求内阁部长提供的建议，则无须经内阁秘书长同意。
    为加强内阁的领导作用，把握好政府的战略方向，内阁秘书处通过双重机制，确保内阁会议的讨论重点集中于战略性问题。
    一是由内阁秘书长审核将提交给内阁会议或内阁专门委员会会议讨论的建议；二是由内阁部长根据政府战略政策重点确定各项建议的轻重缓急。

    四、澳内阁公文的流转和管理
（一）内阁文件的流转联邦政府各部门一般通过内阁专用网络系统提交相关建议、备忘录或勘误表。内阁秘书处接收后通过同一网络发送到内阁部长办公室和相关政府部门。内阁会议和内阁专门委员会会议纪要亦通过该网络发送。内阁会议的日程、通知和主要议题只向内阁部长以及涉及相关议题的极少数官员发送。如文件属高度机密，不允许通过内阁专用网络发送，则由文件起草部门派专人递送文件草稿和会签其他部门，向内阁部长提交的文件最终稿由内阁秘书处负责发送。内阁部长办公室主要依靠内阁专用网络系统获取内阁文件。如有必要，内阁秘书处也会派遣专人递送纸质内阁文件。只有注册用户才有资格通过内阁专用网络系统获取内阁文件，并且所有登录过程都将被系统记录。内阁部长一般提名3～4名符合保密要求的办公室工作人员，负责登录内阁专用网络系统、接收和处理内阁文件。内阁文件只能流经起草部门，其他政府部门不得查看。
    如装有内阁文件的信封或
包裹上注明“只能由部长或某接收人亲自打开”，则必须完好送至指定接收人手中，他人无权拆阅。内阁部长可决定其部门秘书长或办公室工作人员是否有必要阅知内阁文件相关内容。如内阁部长将内阁文件批转给部门秘书长或办公室工作人员寻求建议或要求执行，则由后者对文件安全负责，并决定部门内知晓该文件的人员范围。
    内阁文件必须保存在经过批准的保密柜中，并需与其他政府文件分开存放，在数天内使用完毕立即销毁。内阁文件的流转实行严格登记制度，记录所有查阅人和查阅时间，内阁秘书处要求政府各部门指定一名高级官员负责监督本部门内阁文件的流转。
    从内阁专用网络系统打印的内阁文件会自动附加流转记录页作为首页。流转记录页由内阁部长办公室长期保存备查，不随内阁文件一同销毁。
    （二）内阁文件的销毁和解密被定义为国家安全机密的纸质内阁文件在内阁会议后由内阁秘书处下设的国家安全秘书处收回。内阁秘书处保存有所有内阁文件。根据澳国家档案法的规定，内阁文件在30年后需要解密，内阁专用笔记本在50年后也需公之于众。
    五、澳总理内阁部对政府决
策的督办落实2003年10月，澳总理内阁部设立内阁执行司，专门负责管理和监督政府战略改革重点的落实情况，向总理和内阁定期汇报联邦政府各部门重点项目实施进展和评估情况，督促有关部门按时、按预算、按要求完成任务。
    （一）内阁执行司的监督重
点内阁执行司重点监督以下几方面政策建议的落实：l.重大、复杂问题；2.引入新技术和新服务的安排；3.涉及多个政府部门或涉及与司法机关协调的项目；4.特别敏感问题；5.亟需实施的项目。
    此外，内阁执行司还有责任
对实施难度明显过大、实施部门被迫接受、设计仓促和拙劣的政策建议予以特别关注。
    （二）内阁执行司的监督手
段内阁执行司主要通过以下几种手段监督政府政策的落实：一是在项目实施前要求相关部门提交“项目实施规划报告”。根据内阁执行司公布的《项目实施规划报告指导原则》，项目主管部门需在报告中阐明其拟实施项目的政策目标、意义和评估方式，如何进行管理及决策原则、程序，依靠本部门可落实事项及需外单位合作事项，项目实施时间表，所需财政、人力、物力资源，风险管理，质量保证措施等多方面内容。内阁执行司根据该报告，适时敦促主管部门对项目进行有效管理和监督。
    二是重点项目实施过程实行“交通灯标识警示”。相关部门在重点项目实施期间需每个季度提交进度报告，汇报本季度项目进展和下一季度可能面临的困难和问题。内阁执行司据此向总理和内阁提交“交通灯标识警示”报告，给予相关项目“红灯、黄灯、绿灯”警示。“红灯”表示项目实施存在重大问题，已经或可能无法继续，需重新考虑项目目标和实施方法，问题的解决必须依赖于其他部门的帮助；“黄灯”表示项目实施存在现实或潜在困难和风险，须引起注意，但如能给予足够重视，对风险进行有效管理，项目仍可顺利完成；“绿灯”表示项目实施顺利或只需加以细微改进，不存在重大障碍和风险。相关项目主管部门在完成整改后，可向内阁执行司申请取消对该项目的“交通灯标识警示”。
    三是实施“途径审查程序”。澳政府要求，被评估为存在高风险但已获政府批准、总额1000万澳元以上的信息技术项目和2000万澳元以上的采购和基础设施建设项目，必须成立一支由与项目无利益关系人员组成的审查小组，在项目关键节点期对各方面进行详细审查，根据项目总目标作出评估，并查明需加以整改的问题，最后向主管部门提交“途径审查报告”。主管部门官员应根据报告建议及时采取相应行动。
    此外，为配合内阁执行司的工作，澳国家审计署针对专门负责政策建议落实的公共部门高层官员，编写了《项目和政策建议实施指南》。该指南涉及政策制定过程中对风险和实用性的考虑、风险管理、项目规划、采购与合同管理、沟通、监督与审查等多个方面，旨在吸取以往的经验教训，推广有利于有效落实的工作方法，帮助高层官员掌握正确的项目实施方法和问题处理方法。

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