秘书言语交际中的语境适应
邹　斌(镇江高等专科学校人文科学系,江苏镇江　212003)
摘　要:语言是在语境中呈现,在语境中生成意义。秘书言语交际语境由各种不同而有联系的因素构成。秘书言语交际时,应该努力做到适应不同角色地位、不同的交际场合等语境要求,根据不同的交际内容,利用语境,选择恰当的交际表达形式,以顺利达到交际目的。
    关键词:秘书;言语交际;语境;适应
中图分类号:C931. 46　　　　　　　文献标识码:C　　　　　　　文章编号:1008-8148(2010)01-0009-03
所谓语境,就是指言语的背景。人们的一切言语交际活动都是在一定环境中进行的,并受环境的影响和制约[1]。可以说,语境是言语交际活动赖以进行的客观基础。
    秘书工作决定了秘书人员必须同各种各样的人打交道,言语交际的目的不仅仅是传达信息、交流思想,更重要的是用来调整人们之间的心理距离,协调人际关系,创造良好的工作氛围,为此,秘书人员要对话语意义作出恰当的表达和准确的理解就离不开语境。秘书言语交际时,应该努力做到适应各种不同的语境,以便顺利传递信息,交流思想,表达感情。
    1　秘书角色地位的语境适应
1.1　处于近身辅助角色的语境适应
秘书是领导身边的综合性参谋、助手,处于领导近身辅助的地位。处于这一特定层次中的秘书无论是传达领导意图,还是向领导反映有关情况,其通过语言所反映的信息必须是真实可靠的。
    秘书人员在领导身边直接为决策服务,要以真挚的感情说话,让人感到你是真诚、可信赖的。秘书进言的目的一定要纯正,态度一定要谦和,语气一定要委婉。秘书要进言成功就必须以融洽和谐的上下级关系为基础。秘书如果与领导保持良好的信赖关系,就会缩小与领导的心理距离,这样将极大地促进进言的成功。
    秘书在传达或反映信息时,要设法使你的话语真实,要忠实地传达和反映信息,言语中不能对信息进行歪曲不能夸大、缩小,不能掺杂个人情感和倾向。说假话、大话、空话是同秘书的身份不相称的。
    秘书要认同自己的角色,心甘情愿而忠诚尽职地做好幕后的辅助性工作。如当他在履行助手职责时,这种角色的语境决定了他的言语行为的被动性,他是领导的代言人,无论言语的内容还是形式,都应遵从有关领导的要求,忠实于领导的意图。当他在履行参谋职责时,这种角色的语境决定了他的言语行为的主动性,这时秘书人员应主动积极地向领导进言,提出合理的建议,协助领导做好决策工作[2]。有一个叫怀特的美国政治家、行政学家曾建议:“成功的幕僚人员应具有较多的榷商能力,而非高度的指挥性格;应具有广博的知识与丰富的经验,而非偏狭的专门技能;要有忍耐与坚持力,不可有迅速决定的倾向;宁愿居于幕后地位,不求闻达,不可固执自己的成见或偏见。”[3]
1.2　位于枢纽沟通地位的语境适应
秘书人员的口语交际活动作为其公务活动的一部分,不同于一般人的言语活动,是为实现组织的管理目标而开展的。它是否进行和怎样进行都不是由秘书个人的主观愿望来决定的,而是要根据管理活动这个大环境的需要来决定。在履行不同的职责时,秘书人员扮演着不同的角色,导致不同的语境出现。秘书处于承上启下、沟通四方的枢纽地位,这种特殊的工作性质和工作环境,要求他们说话时应把握分寸,避免简单、片面、主观和武断。话说出来要让人听得顺耳,乐于接受。特别是对重要问题的说明,需要格外注意措辞。说话还得看准时机,该早讲的不能晚讲,该晚说的不能先捅出去。如果交谈中发生争执,秘书不可“火上浇油”,应抑制感情,“冷却降温”。某服装公司经理因经济纠纷气冲冲地找与公司有业务往来的某纺织集团董事长,董事长因未考虑好对策,便派秘书前往接待。秘书耐心、仔细地听取经理陈述意见后说:“我们十分尊重您和贵公司,您所说的意见我将原原本本地向董事长报告。”秘书采取缓和挡驾的方法,说话时把握了分寸,没有就对方意见作实质性表态,为董事长考虑对策赢得了时间,也为今后处理纠纷创造了良好条件。
    秘书是一种辅助角色、从属角色、助手角色、幕僚角色。它的辅助、沟通地位及其工作内容的多向性、角色的多样性、涉及事务的复杂性和被动性,决定了秘书言语交际的语境千变万化,秘书只有认清并适应,才能顺利达到沟通交际的目的。
    2　秘书言语交际场合的语境适应
2.1　秘书言语交际场合的广泛性
秘书部门的枢纽地位决定了秘书人员交际场合的广泛性。秘书的交际场合主要为正式的办公场所,如交际应酬、商务谈判、展览等。交往场合多变,交际对象层次复杂。在交往场合中,秘书言语交际要符合环境、适应要求。在具体的时空环境中,如在对内场合,话语的对象系本单位人员,用词造句就不必过分讲究,以能表达清楚准确为准;在对外场合,或与外单位联系工作,或参事活动,或接待来访,说话应庄重谨慎,重要内容应字斟句酌。在正式场合与非正式场合,也要根据语境选择恰当的话语表达方式。
    2.2　秘书言语交际对象的层次性
秘书人员的交际对象是多层次性的,交际对象的层次不同,其个人背景知识就不同,话语的表述方式、反馈方式和理解程度也各不相同,秘书人员必须适应不同年龄、不同职业、不同文化程度、不同工作性质、不同经济状态、不同经历的各层次人员的言语活动。
    秘书对领导者进言献策应把握好分寸,做到适时周到、不失良机,这样才会有最佳效果。一般说来,向领导者进言献策的良机有:一是当领导需要对策时,较为熟悉其决策指向和决策习惯的秘书就能有较强的针对性向其进言。二是遇到新情况和实发事件或新的任务时,秘书应随机应变,审时度势,大胆及时地向领导陈述自己的主张,就能发挥进言献策的效果。三是领导情绪良好时,往往易于接受别人的进言,易采纳别人的献策。

    秘书交际的对象是千差万别的:有风俗习惯、民族心理、宗教信仰等社会性差异,也有年龄、知识水平、个性特点等个体差异。因此要根据不同交际对象,对语言进行有意识地调整,以达到预期的交际效果。如某秘书根据上级指示精神和领导班子讨论记录,草拟机构改革方案。人们都十分关心,纷纷向他打听。他的朋友问他,他风趣地回答:“心急不能吃热豆腐,别急嘛。”年长者向他打听,他礼貌地说:“您别急,总会正式公布的。”秘书面对朋友、长者不同的交往场合,分别使用了得体的话语,也遵守了组织原则,保守了机密。[4]在不同场合,对不同对象和问题,秘书要选用适当的话语。如秘书用本地话接受当地媒体记者采访,必然会拉近与媒体的距离;与知识高深的人说话,可多作抽象推理、内在联系的探讨;与文化低浅的人说话,可多举明显事例来解释高深的理论。
    总之,秘书言语交际总离不开时间、地点、场景等特定场合环境和对象多样性等因素,这些因素既可以促进人们话语交际的成功,也可以干扰话语交际的进行[5]。所以秘书言语交际要积极适应这些语境。
    3　秘书言语交际内容和方式的语境适应
秘书工作言语交际的话题要涉及形形色色的客观事物,秘书要选择最清楚、明白的方式,使交际顺利进行,从而达到预期的交际效果。
    3.1　交际内容力求主次分明、重点突出
秘书的信息工作涉及面广,内容也多,各阶层的建议和信息都通过秘书向上反映,这就要求秘书在实际工作中,应因时因事突出进言的重点:一是侧重于领导决策的需要。作为秘书应特别重视献策于解决哪些尚无现成解决办法而又急需解决的带有普遍性的问题,同时还应会同有关部门搞好调查研究,结合本身的实际情况,研究出相应的对策措施,供领导决策参考。二是侧重于本单位、本部门的中心工作,如在企业中,就要把握住发展这一中心,把促进产品质量的提高、加快企业改革的发展作为核心工作,把企业的大局利益与整体的发展放在首要位置,从而推动工作的顺利开展。
    3.2　交际方式力求随机应变、平和严谨
秘书工作的进言献策,能否被领导采纳,不仅要看建议本身的价值如何,还要看进言方式是否对路。因此,秘书工作中的进言献策是要讲究方式方法的。例如:某领导在台上作报告,时间不知不觉已过了中午十二点,不少与会者坐不安了,有人开始说起了话,秘书人员针对这种情况就上去给领导斟茶,并轻声对领导说:“局长,十二点了,是不是休息一下?”“休息一下”的意思并不是要领导歇会儿再接着作报告,而是建议领导尽快结束报告。领导听到“十二点了”,结合会场的秩序情况,是能明白秘书话语的真正含意的[6]。这个案例中秘书与交际对象领导处于一种共同的背景信息下,对于隐含在话语符号中的言外之意,双方是可以彼此认同的。过去有“一言可以丧邦,一言可以兴邦”的说法,这表明参谋人员献计献策进言事关重大,不可不慎重。不用说关键时候,即便平时,秘书认为事关重要,也要郑重地与领导沟通,但要经过深思熟虑。所以,要注意运用准确的词语和严谨的逻辑,以平和谦恭的语气,自如地把自己的看法表达出来。俗话说“话有三说,巧说为妙”,作为秘书,应该学会利用语境,力争做到“巧说”。
    4　结　语
综上所述,我们看到,秘书语言是秘书从业人员在职业环境中为完成本职工作、实现组织目标而进行交际、信息传递和交流的工具,秘书言语交际的成功取决于对各种不同的交际语境的适应。秘书工作者在言语交际中为了达到交际目的,必须充分主动地适应、利用、控制和构建语境,从而顺利地完成交际任务。
    参考文献:
[1]冯广艺.汉语语境学概论[M].银川:宁夏人民出版社, 1998.
[2]刘永凯.秘书语言学[M].长沙:中南工业大学出版社, 1998.
[3]吴达云.试谈企业秘书的工作特点与素质培养[J].秘书, 2003(8): 30-32.
[4]方国雄.秘书业务环境对语言应用的要求[J].语言文字应用, 2004(2): 89-92.
[5]索振羽.语用学教程[M].北京:北京大学出版社, 2000.
[6]李岩.语境与秘书口语交际研究[J].彭城职业大学学报, 2002(6): 37-39.

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