信息化时代高校行政秘书综合素质培养
□翟晓南
      [摘要]高校行政秘书要适应信息化时代高校发展和改革的需要，在正确认识和把握工作本质规律的基础上，加强自身思想政治素养的强化、塑造健康的人格品质和提升自身心理素养，并从信息素养、业务能力素养和创新能力培养三个角度完善自身的知识能力素养，充分发挥高校行政秘书在高校行政管理工作中的作用。
    [关键词]高校行政秘书；信息化；综合素质；培养
     以计算机和网络技术为代表的现代信息技术的迅猛发展推进社会发展迈进了信息化时代，传统的高校行政管理模式在处理行政工作时表现出了很大的局限性，导致高校行政管理效率低下，大量资源得不到合理利用，严重阻碍了高校各项工作的良性运行。行政秘书作为高校行政管理工作者中的一支重要的队伍，是院系行政管理层与各个教学单位之间的联系纽带，也是院系行政管理层与师生员工之间不可或缺的协调人员，是基层行政管理工作的具体实施者，发挥着上情下达、下情上报的重要作用。信息化时代加强对高校行政秘书综合素质的培养，必须以坚持行政秘书的岗位职责需求为目标，不断改善知识结构、完善自身人格魅力，充分带动高校行政管理人员的专职化发展，使高校适应时代发展的新需求，保障学校管理工作的稳步进行。
    一、思想政治素养的强化是综合素质培养的基础
     高校行政秘书作为行政管理工作者中的一员，具备深厚的马克思主义理论修养和坚定的政治信仰是从事院系基层行政管理工作和思想政治工作的基本条件。除了认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，还要在工作中充分坚持用科学发展观作为指导，在探索本职工作和思想政治工作的根本规律过程中，充分利将马克思主义的基本理论作为分析问题和解决问题的基础。
    同时高校行政秘书要有坚定的政治立场，了解国家政治活动、掌握高校工作动态，学习和研究有关领导的讲话及文章。从理念上、观念上和实践中加强自身思想政治素质的提高，做到政治信仰坚定、思想态度清醒，用“德育为先”的教育理念强化自身的政治责任，并在本职工作中努力实践完成。
    二、人格品质的健全和心理素养的提升是综合素质培养的核心
    要做好高校行政管理工作，提高高校行政秘书的工作效率，行政秘书除了自身应该具有的良好政治素质，还应具备独特的人格品质和良好的心理素质。
    （一）人格品质的塑造
    高尚的人格品质制约着人们的思维方式和行为方式，具有强大的感染力和号召力，是基层行政管理人员实施高校思想政治工作的必备条件。塑造高校行政秘书的人格品质，首先要从根本上转变长期以来人们对行政秘书的错误认识和评价，充分认识行政秘书在基层行政管理工作中所发挥的作用，激发行政秘书自身的创造性和主动性，坚持对党的教育事业无限忠诚的信念，能够在工作中勇于奉献。其次，为适应网络信息技术的飞速发展，高校行政秘书还要具备快速学习知识的能力，勤于思考善于钻研的学习精神，这样才能在育人的工作中做到游刃有余、事半功倍，为做好基层行政管理工作和适应信息化时代高校行政管理工作打下坚实的基础。再次，行政秘书除了是基层行政管理工作的直接参与者，同时也是最了解高校师生员工的需求的人。因此，行政秘书在工作中要对师生员工多一分理解和尊重，真诚地帮助他们解决实际问题，对师生反映的问题要积极落实、及时反馈，同时严以律己，以身作则，身体力行地做好基层行政管理工作，取得高校师生员工的信任，树立行政工作在学生中的威信，促进高校素质教育改革发展。
    （二）心理素养的提升
    提升高校行政秘书的心理素养，首先要转变行政管理人员自身对行政管理工作的认识，使其充分认识到高校行政管理工作与教学工作具有同样的重要性，同样关系到学生的健康成长、教学质量的提高和学校的良好发展，这样才能够促进其更好地理解自己的工作，更好地接纳自己、善待学校的师生员工。在此基础上，要对其普及心理健康知识，对其进行心理健康指导，学会自我心理调适，使高校行政管理人员拥有较强的心理承受能力，较强的自我调节能力和较为稳定的心理状态，能够应对工作中可能出现的突发问题，塑造健康的心理品质，提升心理素养，能够使行政秘书拥有轻松愉快的心境，能够发扬交流合作的精神，这既有利于高校行政秘书自身的健康发展，更有利于院系行政管理工作的开展。
    三、知识能力素养的完善是综合素质培养的关键
     （一）信息素养的完善
   随着高校信息化的进程不断加快，高校行政秘书工作将变成一项知识和信息高度密集的综合、复杂的工作，这对高校行政秘书工作者的信息素养要求也越来越高。信息素养是“利用大量的信息工具及主要信息资源使问题得到解答时利用信息的技术和技能”。[1]在高校行政管理工作中，它不仅包括行政秘书对信息基本知识的了解，对信息工具使用方法的掌握和运用信息资源的能力，还包括在工作过程中根据行政管理所需要的信息环境和信息发展的要求所形成的对信息活动的态度，自觉接受教育训练而逐步形成的对待信息活动的修养与能力，同时还包括了对信息道德伦理的了解和遵守。
    为提高高校行政秘书的信息素养，高校首先要保证信息素养培养的硬件设施，从信息文化知识、计算机和信息网络常识以及法律法规知识和外语知识三个方面对高校行政秘书的信息知识进行充实，在此基础上，培养行政秘书工作者能够根据工作的实际需求，选择有益信息，进行分析整合；同时培养行政秘书人员能够迅速地捕捉和搜集对自身工作有益的信息，提升自身的信息意识和信息能力；在获取和适用信息的过程中，必须保证高校行政秘书能够自觉遵循一定的伦理道德规范，这是保证高校行政秘书信息行为正确，信息素养发展完善的方向正确的重要保证。
    （二）业务能力素养的完善
    高校行政管理部门是连接学校领导层、各职能部门和广大师生员工之间的纽带，行政秘书必须在对党的基本路线、各项方针政策充分理解和准确把握的基础上，履行自身的工作职责，这既包括了对文书档案的整理、信息资源的整合、会务事项的协调、接待联络反馈等日常程序化事务，也包括从全局角度观察和分析可能发生的问题，及时解决偶发的非程序化事务。
    1.语言文字表达能力
    行政秘书承担着文件的接收与传递、信息的上报和发布的重要工作，因此，在语言表达能力上除了能够清楚表达思想和意图，还要结合工作特点和性质，准确、简练、有针对性的表述所要传递的内容，并能够掌握分寸，针对不同的场合和时机发布不同的内容，这样会收到良好的办事效果，提高工作效率。行政秘书需要经常起草年度工作计划、工作总结、规则制度、文件通知、会议纪要等公文，因此除了要懂得相关的政策理论常识，还要不断提升自己的写作技巧，通过阅读、揣摩、比较、模仿、总结等方式，反复练习，提升自己对文字的把握和运用能力，提高写作水平。良好的语言表达能力和文字表达能力是做好一名行政秘书的必需条件，这种能力的培养，需要行政秘书自身在实践中不断完善，取得进步。

    2.协调决策能力
    行政秘书既是领导的助手又是领导的参谋，因此，必须具有较强的综合能力，能够紧紧围绕中心工作寻找主动出击的方向，从全局角度观察分析问题，始终贯彻解放思想、与时俱进的原则，善于总结经验和教训，勤于动脑、善于思考，随时掌握准确、全面的信息，增强工作的预见性和主动性。同时，行政秘书在工作中应该充分理解院系行政管理层的工作意图，将自身思考与组织意图有机的结合，把握参谋的“度”和服务的火候，为领导决策提供更有价值的信息和有效的服务。行政秘书要在工作中本着全心全意为人民服务的态度，深入师生之间，对师生思想观念、思维方式不断变化而引发的各种新问题和新矛盾进行深入的研究，掌握第一手的资料，并对此进行分析和研究，为上级领导作出正确的决策提供依据，充分进到一个行政秘书应尽的职责。
    3.自我完善能力
    自我完善能力是基层行政管理工作者提高业务能力的基础。高校行政秘书的自我完善能力主要涵盖两个方面，一是专业知识和业务理论水平的自我拓展。高校行政秘书只有具备广博的知识和合理的知识结构，才能准确地认识和掌握高校行政管理工作和思想政治教育工作的客观规律，在开展基层行政管理工作和育人工作过程中利用完备的知识结构，达到事半功倍的效果。同时行政秘书还必须不断提高自身的思想政治素养和职业道德素养，用科学专业知识充实提高自己，积极拓宽自己的工作领域，参与教学管理工作，承担不同的职能责任，加快自身的成长和成熟，将坚持正确的政治方向和履行自身岗位职责结合起来，实现自身能力的拓展和提升。二是自我反思能力的培养。自我反思不是一般意义上的回顾，而是深入思考，认真反思、不断探索自身工作过程中存在的各个方面的问题，是行政秘书不断更新自身的政治理念，改善工作质量的过程；培养自己在面对社会现象和社会问题时具有独立的思考能力。
    （三）创新能力的培养
    “创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的动力。”在为高校培养创新型人才服务时，高校行政管理工作是否具备创新能力是衡量高校行政管理工作是否成熟的标准。
    在对行政秘书进行日常工作培训过程中，要培养行政秘书在工作实践中发现问题的敏感性，并对所发现的问题进行深入理论性的研究，从中寻找规律，寻求行政工作管理措施的创新，并要培养行政秘书在日常工作者灵活运用现有的教育资源，创造符合现实发展的工作方式的能力，在积极实践过程中，不断提升和丰富基层行政管理工作的理论水平和教育内容。拥有创新意识，具备创新能力，实现高校行政秘书工作的创新，是高校行政秘书工作价值最大化的表现，是信息化时代高校行政秘书综合能力素质培养的重中之重。
    高校行政秘书是高校基层行政管理工作发展的一种重要力量，是信息化时代高校发展建设的重要组成，作为高校行政秘书，应努力提高自身各个方面的素养，使自己有足够的能力面对信息化社会带来的各种挑战，有效解决信息化为高校行政管理工作带来的各种问题，从而更好地为高校教育现代化和高校行政管理工作发展做好服务。
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