增强电算化会计档案管理意识,完善硬件设施建设,科学界定电算化会计档案资料的范围,建立健全电算化会计档案管理制度,编制电算化会计档案管理专用软件,加强会计档案工作队伍的建设,是完善电算化会计档案管理的有效措施。
　　电算化会计档案的概念电算化会计档案,就广义而言是指存贮会计数据(各种凭证、账簿、报表)和程序的软盘及其他存贮介质,系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料,同时辅之以打印输出的各种纸质账簿、报表、凭证。而狭义的电算化会计档案只包括前者,即保存在磁盘、可读写光盘、磁带等存贮介质上的会计档案。
　　电算化会计档案的内容1.档案的收集。要定期将计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上,从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。除了备份之外,还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。
　　档案的保存。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份即采用"AB备份法"进行数据的备份,并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名。要存放在两个不同的地点,以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。
　　在保存这些档案时应远离磁场,注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案,还应定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏,而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失。此外,还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。
　　因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同,这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。因此,会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本,二者的一致性是非常必要的。
　　档案的利用。即电算化会计档案的调阅。在长期开展会计电算化的过程中,随着软件系统的不断升级,所调阅的会计档案会有下述两种情况:所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致,此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可;所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致,此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统,然后再进行调阅。
　　电算化会计档案的作用电算化会计档案由电算化、会计、档案这三部分组成,因而它兼有这三者的特性,形成自己对于经营管理所具有的独特功能。电算化会计档案的作用主要包括以下三方面:
　　凭证管理作用。会计工作是经济管理的一部分,是一项细致严密的工作。任何一个企事业单位每天都要发生频繁的经济活动和财务收支,会计以货币为计量单位,真实地、连续地记录和反映从凭证到帐簿再到报表这些经济活动发生的过程。
　　电算化会计档案是这一过程的再现,它为经济管理提供数据资料,综合反映已发生或完成的各项经济活动,以便于了解并考核经济活动的过程和结果,为事后考查某个会计事项作书面证明,提供原始数据。
　　决策参考作用。对于管理者而言,电算化会计档案不仅客观地记录了经济活动的过程,而且在其储存的内容中积累蕴含了一系列丰富的经济规律,因而它是管理者了解以往情况、研究有关生产经营过程、总结规律的历史性文献,是必需的参考资料。
　　与其它书籍资料等文献相比,电算化会计档案的参考作用有其自身的特点。其一,它具有原始性和可靠性。这是一般文献的参考作用所不具备的。
　　因为电算化会计档案是历史的真实记录和再现,而不是后来人为编写或依靠记忆撰写的回忆录,这比其它会计图书、各种复制品和事后编写的资料更具可靠性、原始性,因而也更具参考价值。
　　其二,它的内容不仅包含了一般会计档案要求的凭证、会计帐簿和会计报表,而且还包括程序文件、数据结构文件、各种代码等其它内容,为从事会计工作和计算机工作的人员提供了更为广泛的参考依据。这种参考作用,有利于不断完善现有会计核算软件,促使会计电算化的进程向更深层更高层发展。
　　预测未来作用。如果会计档案的管理工作仅仅停留在手工管理阶段,将使大量的会计数据无法充分参与企业的决策分析,提供未来的发展趋势。
　　即使是一个经验丰富的财务管理人员,从档案数据中仅凭手工处理作出分析预测也十分困难。但由于计算机在会计核算中的应用,使得利用电算化会计档案提供的会计数据进行分析预测成为可能。通过对会计档案数据作大量运算、总结规律、分析发展趋势,可以为企业经营提供预测和辅助决策的凭据。
　　这一点是电算化会计档案的主要作用,一般会计档案是不具备的。
　　电算化会计档案管理的措施1.增强电算化会计档案管理意识。会计档案是经济活动的原始记录和证据,是不可再生的资源。
　　可为国家经济建设的计划和决策、经济管理和监督、财务分析和研究等提供真实可靠丰富的信息数据和资料,具有启示现在做好未来计划、决策的重要作用。会计档案的依据性、信息性、资源性所带来的社会效益和经济效益是不可估量的。我们必须认识会计档案,理解会计档案,管好用好会计档案。
　　完善硬件设施建设。选用功能符合本单位实际业务的电算化会计软件,最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件。配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机,以其作为输出纸质会计档案的工具。强化系统的安全防护功能,如有无联网,注意进行定期的补丁维护,避免因电脑安全或网络安全问题,导致会计档案泄密或被人为恶意修改。
　　科学界定电算化会计档案资料的范围。要使电算化会计档案资料的各种作用得到充分的发挥,就必须科学界定电算化会计档案资料的范围,以保证电算化会计档案资料的完整性,并在实际管理中,对所有会计档案资料无一遗漏地进行管理。
　　建立健全电算化会计档案管理制度。第一,建立电算化会计档案保管制度。第二,建立定期检查制度。第三,严格执行会计档案的保密制度。第四,严格执行会计档案的鉴定与销毁制度。
　　编制电算化会计档案管理专用软件。针对电算化会计档案必须借助于特定的环境才能再现的特点,在进行管理时必须注意组织力量编写一套电算化会计档案管理软件,以便对往年资料进行管理,同时利用电算化会计档案处理方便、快捷、直观,对管理和决策支持性好的特点,利用保存完好的各个时期的数据,进行财务分析和预测,为企业的经营管理和事业的发展服务。
　　加强会计档案工作队伍的建设,完善人员配置。电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关,随着电脑操作系统不断更新换代,财务管理和会计电算化应用软件也不断升级,会计档案不断技术化、知识化和信息化,所以必须相应增加专业人才,加强对电子档案的管理,为提供更有效的会计信息打好基础。

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