档案管理论文：浅谈新时期高职院校毕业生的档案管理档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等人类社会各项实践活动，直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的真实记录。档案是人类重要的历史文化遗产，档案事业是维护历史真实面貌的永恒的事业。

档案管理工作是一项管理性、服务性工作，是党和国家各项建设事业必不可少的环节，深深植根于人类社会生活，与人类社会发展同步，并随着社会文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，在经济与科技发展、精神文明及和谐社会建设中发挥着越来越重要的作用。
在人事聘用制度的日趋完善以及毕业生就业“取消统一分配、实行双向选择”的大背景下，高校学生毕业后去向越来越复杂，相应的档案管理方式亦越来越多、形式各种各样，这对档案管理工作及管理工作者提出更高的要求。现笔者就新时期高职院校毕业生的档案管理浅谈如下：
一、新时期档案管理的重要性
 狭义上的档案工作就是档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作，是利用科学的原则和方法管理档案，为社会各项事业服务的工作。高职院校毕业生档案工作是高校工作的组成部分，是提高高职院校工作效率和工作质量的必要条件，是维护学校历史真实面貌和学生切身利益的一项重要工作。   
(一)档案是社会发展的保障
档案它以打印文字、亲笔手稿、照片、录音带、录像带的形式保留着真切的历史痕迹。随着《中华人民共和国档案法》颁布实施，我国档案事业步入了新的历史发展时期，走上了依法管理的轨道，各级档案部门解放思想，改革创新，逐步把工作重点转移到为社会主义物质文明和精神文明建设提供档案的利用服务上来，档案事业的宏观管理得到全面加强，档案在为社会各方面服务中发挥了重要作用。
(二)档案是高职院校学生工作查考的依据   
档案是历史的真凭实证，是第一手的参考材料，是在社会实践活动中直接形成的、客观地纪录了历史情况的最可靠的凭证。高职院校学生档案是学生在校期间学习成绩、德智体发展和受嘉奖或处罚情况等历史记录，它可以为学生就业、升学、参军及政府机关、企事业单位聘用人才提供备查的依据。
二、新时期高职院校毕业生档案管理的特点及存在的问题
(一)新时期高职院校毕业生档案管理的特点
1、按照国家教育主管部门就高职院校毕业生档案管理工作的相关规定，学生毕业离校后因各方面原因档案暂时没带走，可由学校负责管理两年，期满之前学生必须将档案转到工作单位或各城市人才中心进行有偿管理，否则后果自负。
2、毕业生档案管理专业化程度低。大部分高职院校没有专业的部门和人员管理，均由学生工作处或系部代为管理。档案管理人员不固定，管理意识不强；决大多数管理员没有进行过专业培训，业务能力差。
3、学生档案管理多样化。自从国家实施大专院校学生毕业自谋出路政策后，毕业生档案管理呈现出多样化、复杂化。一是毕业生考上公务员或到事业单位工作档案随即调走的；二是参加专升本考试进入本科院校转走的；三是毕业后直接转到人才交流中心或户口所在政府部门管理的；四是在学校所在城市或其他城市企业工作暂时将档案放在学校，两年后转到工作单位或企业所在相应城市的人才中心托管的；五是即不转亦不带、在学校寄存满两年后也不来拿走的。
(二)新时期高职院校毕业生档案管理存在的问题
一是随着教育体制改革的深入及招生制度的放开，各类中等专业学校通过合并或其它形式升格为高职大专院校，且在师资力量和硬件设施不足的情况下不断扩大招生规模，由于人员不足或没有专业的部门和人员负责，以至造成毕业生档案工作被忽视，管理混乱，发生档案装没封口、学习成绩由学生自己到教务处打印装袋、部门协调欠缺学生的部分资料没有装袋进档等问题。
二是学生档案材料质量差。随着社会的进步，科学技术的发达，现代化办公设备已逐渐替代了传统的办公用具。电脑、电传、复印机等已经运用到了社会的各个领域，它的普及使我们的社会有了一个新的飞跃，大大提高了办公效益和办公质量，与此同时也出现了一个不容忽视的问题：那就是由这些现代化办公用具产生的文字材料耐久性差、易褪变。而学生档案大多为电脑打印输出、复印机复印的文件材料直接归于档案中，保存保质期短。
三、规范高职院校毕业学生档案管理的意见与建议
 档案管理工作是各方面管理的重要组成部分，是维护一个部门历史真实面貌的一项重要工作，在单位管理工作中发挥着举足轻重的作用,只有充分重视此项工作，采用科学管理的工作方法，才能顺应新时期文书档案管理发展的需要，继而利用档案材料和档案信息在日常工作的有效价值,指导和服务于管理工作，实现其工作的特有职能。
(一)领导重视，加强档案管理
学校要把毕业生的档案管理作为日常工作来抓，指派一名领导分管，成立专业部门、明确专人具体负责，切实把高职院校毕业生的档案管理从以往的学生工作处或系部代管中脱离出来，实现档案规范化、专业化、科学化。
(二)增大投入，加强档案馆库建设
档案馆库是档案工作最基础的保障，是实现档案服务功能的必要前提。档案馆库的地点、大小、结构、设施非常重要，在一定程度上影响到档案馆服务功能能否充分发挥。本着“功能运行20年不落后”的基本原则，馆库要按学校应届毕业生数量最大规模进行建设，设备设施要按学生比例的120%进行配套。
(三)学习培训，加强档案队伍建设
档案工作要适应新形势的发展需要，必须加强档案人员队伍建设。要加强培训学习，学习科学发展观和学生管理工作知识，学习档案工作所需的各种新知识、新技能，做到学以致用，理论指导实践，切实把高职院校毕业生档案管理各项工作落到实处，避免出现学生缺档、漏档以及档案材料丢失等情况发生。
(四)规范管理，加快档案信息化建设
档案部门要加强档案信息化基础设施建设，按照学生所在系部、专业进行电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动毕业生档案的数字和数据库建设，建立健全学生档案流动情况登记制度，做到随时可查、随要随调。对毕业后档案暂寄存在学校的学生，要明确专人对学生的毕业动向实施跟踪管理，并在两年寄存期满前通知本人到校转移档案，从而实现档案信息化管理整体推进。
(五)严把质量，实现档案标准化
为较好地解决现代化办公用具产生的字迹材料保存期限不长，易褪变的问题，确保学生档案的安全，利于毕业学生的就业、创业和再深造，更好地服务于社会、服务于经济。因此，学校在学生入学时即时对学生档案所用纸张等材料作质量要求，幅面尺寸规格要统一、规范、符合国家标准，注重公文字迹是否牢固清晰，耐保存。　
总之，做好档案管理工作，可以使档案在为国家建设创造社会效益的同时，促进档案事业的发展；搞好高职院校毕业学生档案管理，是保障学生自身利益的具体表现，是政府机关、企事单位合理用人、用尽其才的借鉴与参考。因此必须全力做好档案管理工作，为社会进步、经济发展提供更有效的档案服务。

【参考文献】
［1］罗莉，关于档案工作与构建和谐社会结合点的思考,澧县档案局网站  2012-05
［2］国家教育部国家档案局[S]高等学校档案管理办法2008-08-20