三合一管理体系的建立与实施
      上海天然气管网有限公司杨雪峰
0前言
      质量管理体系、环境管理体系和职业健康安全管理体系是被誉为后工业时代超高效管理方式的三大管理体系。现代企业往往根据自身需要和发展阶段先后分别建立独立的体系，然后再走体系整合之路，上海天然气管网有限公司(以下简称管网公司)就属于这样的单位。管网公司根据天然气管输企业自身的特点——生产过程连续化、产品易燃易爆，万一发生重大事故，将影响到城市居民生活用气和化工、工业、电厂等燃料、原料用气，造成巨大社会影响。为此公司在2006年5月建立了安全、健康和环境(HSE)管理体系，经过近二年时间周密的准备铺垫工作后，在2008年1月建立质量管理体系的同时，将质量、健康、安全和环境三大体系一体化(QHSE)整合管理。
    1管理体系一体化的必要性
    管网公司管理领导层意识到随着企业要通过认证体系越来越多，各种体系之间的接口，各要素之间的协调，随着时间的动态变化会越来越复杂，矛盾越来越多，如果不能相互协调、相互补充、相互衔接，各自独立的从管理子系统角度分析问题，为各自的利益出发而相互争分、推诿、扯皮，其结果势必会影响工作效率，降低企业管理体系的整体有效性，这就是三个各自独立体系运行的弊端。因此，在建立和实施质量管理体时就考虑将环境管理体系和职业健康安全管理体系结合起来，建立一体化的整合型管理体系。这样使三个体系在本质上做到互相渗透、相互影响的，在整体运作过程中也是相互作用的，有利于企业综合决策，协调一致有效地配置资源，有利于各子系统有机结合、高效运行，全面提高整体绩效和管理效率。
    2管理体系一体化的可行性
    (1)三个标准自身推崇整合。在《质量管理体系要求》(GB/T 19001)标准在引言0.4条款中提到“本标准使组织能够将自身的质量管理体系与相关的管理体系要求结合或整合”，在《环境管理体系要求及使用指南》(GB/T 24001)标准在引言中指出“本标准不包含针对其他管理体系的要求，如质量、职业健康安全、财务或风险等管理体系要求，但可以将本标准所规定的要素与其他管理体系的要素进行协调，或加以整合”，在《职工健康安全管理体系规范》(GB/T 28001)标准在前言中指出：“本标准的制定考虑了与GB/T 19001、GB/T 24001标准间的相容性，以便于组织将职业健康安全、环境和质量管理体系相结合。”国际标准化组织在制定上述三个标准时就留下接口，这些标准都鼓励与其他体系融合，指导思想非常明确。
    (2)三个标准要求系统的方法。通过实施一套完整的标准，在组织内建立起一个完整、有效的文件化的管理体系，都要遵循PDCA循环原理、通过识别顾客需求、环境因素和危险源，有针对性地制订目标和管理方案，实行运行控制，并采取监视和测量手段，发现问题、及时整改，实现整合型管理体系持续有效运行。
    (3)三个标准的结构基本相同。从质量、环境和职业健康安全管理体系的结构和运行模式在过程的原则上是相互一致的，在体系结构上是可以相互兼容的。
    (4)三个标准的基本思想和方法一致，都是着眼事先预防和持续改进，强调领导的作用，建立方针和目标，全员参与、过程方法、基于事实的决策方法、管理的系统方法，与供方互利的原则也一致。
    (5)三个标准条款都存在对应关系、内容具有兼容性，共有的条款较多。
    综上所述，可见三个休系标准在构成的原则上相互一致的，在构成的要素上大多数是相同或相似的，在体系结构上是可以相互兼容的，这些就是三个体系有机结合的基本条件，这说明管理体系整合是完全可行的。
    3一体化管理体系整合思路和指导思想质量是企业建立、生存和发展的基础，而职业安全和环境是针对企业产品或服务实现的活动加强控制、规范管理，以确保职工健康安全和相关方的环保需求。因而在一体化整合思路上我们提出：要以GB/T 19001标准为基本框架、安全管理为主线、质量管理为基础、环境管理为依托，融合天然气管输企业相关管理要求，将三个标准中相同要素进行合并，相似的要素进行整合，相异的要素保持独立，按行业的特点缺少的要素进行补充，满足所引用标准的要求，从而形成使用共有要素的整合型管理体系。此举有利于策划、资置，确定互补的目标并评价企的整体有效性，大幅度减少企业的工作重复、活动重叠、资源浪费，提高管理体系的运行效率。
    根据系统管理的观点，全面、系统地将质量、职业健康安全和环境等管理工作统一在一个管理体系中去管理，使体系成为协调性强、时效性明显、工作效率高的管理体系，因而我们根据三个标准之间的异同点，在一体化整合指导思想上提出要：“通盘考虑、互相弥补，能合不分、简洁易懂”的原则，尽可能将相关方面问题在一个程序中去控制，做到便于理解，容易操作，确保QHSE体系的充分性和有效性。
    3.1三个标准的异同点
    三个标准是否存在相同之处是能否整合为一体化管理体系决定条件之一，我们认真研读质量、安全、健康和环境标准，不难发现三个标准有各自独立的管理功能，既有兼容性，又有明显的不同点。
    3.1.1相同点
    (1)三个标准建立的指导思想相似的，其目的相近，都是为了满足顾客或员工社会、和其他相关方的要求；
    (2)三个标准的基理是一致，都是通过程模式与控制其全过程是它们共同宗旨；
    (3)三个标准都具有相同的管理原则，在体系建立过程中，如领导作用、员工参与、过程方法、管理系统方法、基于事实的决策方法、持续改进、与供方的互利关系；
    (4)三个体系标准在框架结构大体一样的：如：最高管理者承诺、制订方针目标、进行策划、制订管理方案、强调文件和记录的重要性、注意控制结果、按运行/产品和服务的实理，进行控制，对控制结果进行监视和测量、对体系运行进行管理评审、持续改进等；
    (5)三个标准在运行模式上完全相同：方针目标——策划(规划)——实施和运行——检查和纠正措施——审核——评审——持续改进，均按照PDCA循环模式，都坚持持续改进；
    (6)三个标准之间具有兼容性。如：方针目标、指标、组织机构与职责、文件控制、记录控制、培训意识和能力、监视和测量、纠正措施和预防措施、内部审核和管理评审等。
    3.1.2不同点
    (1)三个标准关注的焦点不同。质量管理体系关注产品、过程，强调顾客满意；环境管理体系关注的是社会、法规、环境因素，强调满足社会环境保护要求；职业健康安全管理体系关注的是管理权限内的员工和进入现场的外来人员、法律法规、风险，强调满足员工健康、安全要求；
    (2)阐述的目标和对象不同。质量管理体系对于产品质量有关的过程进行控制，以不断增强顾客的满意度；环境管理体系规范组织的环境行为，强调资源、能源的合理利用、预防污染、倡导环境保护，以可持续发展满足相关方的要求；职业健康安全管理体系消除或降低企业的职业健康安全风险、改进绩效、预防事故/事件发生，满足员工及利害关系者的要求；

    (3)过程控制的切入点不同。质量管理过程核心是管理围绕产品质量的设计、生产服务过程，环境管理过程核心是环境因素的控制过程，职业健康安全管理过程核心是风险控制过程。
    3.2三个体系整合的目标
    管网公司将整合三个体系标准的目的确定为实现一体化管理体系，也就是在体系中只有一个总管理方针和目标以及一套体系文件，通过一套贯标的班子，内审一起做，管理评审一起做，现场推进一起进行，从而消除由于多个管理体系所带来的多个审核机构、多套体系文件，多次审核和管理评审的不便，达到了简化工作程序、避免交叉重叠，精简程序文件、提高工作效率。
    3.3三个体系整合的风险
    管网公司在体系整合前也对整合可能带来的问题进行了辨识，识别出潜在的风险。例如质量管理体系建立的时间短、运行经验少；而环境和职业健康安全管理体系建立的时间久，环境、职业健康安全管理体系模式根深蒂固，一旦整合很有可能出现重环境和职业健康安全管理体系轻质量管理体系的情形；如果整合不协调，组织机构和职责划分不清，还可能会影响整个体系的正常运行，导致体系不伦不类。
    3.4管理体系一体化的原则
    管网公司从自身实际出发，结合体系运行特点，确定了实现一体化管理的五个原则。
    3.4.1结合体系标准，策划综合管理体系结构整合质量、环境和职业健康安全三大管理体系，统一策划构筑组织管理体系结构。在通用标准中，对相同要求的要素通过融合最大限度地实现文件整合，达到其共享的目的。此外，有特定要求的条款也应得到充分满足，进行独立描述。
    3.4.2识别需求期望，规定相关过程管理体系的运行要满足顾客、社会、员工和其他相关方的需求和期望。甚至要包括潜在的需求和期望。整合体系要充分识别需求和期望并规定相关的过程，通过标准中要充分体现并明确各个过程的相互关系，特定要求的过程要与整体系统协调一致。
    3.4.3建立结构化文件系统，实现管理文件一制化整合管理体系中应以一套文件系统指导管理体系运行并建立统一的文件搜索路径。文件系统的管理层次和管理幅度可按管理手册、程序文件、三层次支撑性文件和记录进行划分，也可根据组织规模、过程复杂程度以及实施人员的能力来确定。
    3.4.4优化组织结构、达到管理职能一体化构筑综合管理体系应将管理职能的集中和分散相结合，在充分考虑三个体系标准差异的基础上，从优化组织结构、理顺管理职能方面入手，对标准的共性要求做到归口集中管理、统一控制模式。
    3.4.5基于PDCA循环构造综合管理体系运行模式综合管理体系应按照PDCA循环构造体系的运行模式。制定综合管理体系通用标准时，以GB/T19000标准的过程方法模式为框架，将其他两个标准的共性要求与质量管理体系标准的相应部分整合，提出一致性的运行方式和控制要求。而不同标准的特定要求应在相应的工作领域中得以明确，并提出适宜的运行方式和控制要求。
    3.5体系的文件整合
    文件是质量、环境和职业健康安全管理体系运行的依据和指南，它的价值表现为文件的使用和使用文件的效果，所以我们在编制和修改文件时，特别要注重文件的可操作性，如果文件可操作性差，就极易出现实际做的与文件规定不符合。因而我们在GB/T 19001、GB/T 24001和GB/T 28001标准中，对相同要求的要素通过融合最大限度地实现文件整合，达到其共享的要求。
    3.5.1管理手册
    管理手册的主要内容是描述有关标准要求和组织机构与职责划分，由于GB/T 19001标准的结构形式和条款与GB/T 24001标准和GB/T 28001标准的结构形式和条款编号相差很远，因此，要编写三个管理体系统一的管理手册有一定的困难。与此相反，环境和职业健康安全管理体系的标准无论结构、形式、条款名称、要素编号都非常相似，完全有可能进行整合编写，所以我们以环境和职业健康安全管理体系的标准为基准，再将GB/T 19001标准的相关内容融入整合为同一册，亦可以将GB/T19001标准为框架，添加GB/T 24001标准及GB/T28001标准整合条款。
    3.5.2程序文件
    根据质量、环境和职业健康安全管理体系三个标准的要求，公司编写一套“质量、环境和职业健康安全管理程序文件”——管理体系程序文件。也就是将三个标准中规定需要建立程序文件条款进行整合，编写出一套“三合一”程序文件。其中环境和职业健康安全管理体系的大部分要素可以合写一个程序文件，质量管理体系的记录控制与环境、职业健康安全管理体系的记录和记录管理，质量目标与环境、职业健康安全管理体系的目标和管理方案等基本一致，通过仔细研读，不难看出质量管理体系中有文件控制、记录控制、管理评审、内部审核、人力资源、纠正措施、预防措施等要素条款可以与环境和职业健康安全管理体系的程序文件整合编写。
    3.5.3作业文件
    对于第三层次文件即公司的“作业指导书”或“操作规程”来说，由于不必按照要素描述进行约束，因此将两个或三个管理体系的现场操作文件根据岗位的质量、安全、环保需求进行合并编写，从而减少文件管理的工作量，也方便作业现场的使用。
    文件整合是作业整合的基础。由于有了文件化体系的整合，就可以将三个管理体系的运行、维护、现场管理活动、改进等进行合作，即作业整合。在作业整合中确保管理策划协调一致，三个体系运行和维护同步实施，使公司一体化整合型管理体系实现持续改进，共同提高。
    4建立和实施体系一体化的过程
    管网公司在分析研究一体化的过程中，大胆开展了一些整合实践。公司初步尝试先将环境和职业健康安全管理体系进行了整合、管理评审整合、内部审核整合，在整合运行过程中，公司不但积累丰富经验，而且还认真总结运行中教训，提出了建立和实施三个标准一体化管理时要围绕两条主线，抓好“三个落实、六个到位”来有序、顺畅地建立和实施整合型管理体系。
    所谓“两条主线、三个落实、六个到位”就是指在整合管理体系具体工作时，要求各职能层要以收集、识别法律、法规和标准以及搞好环境因素和危险源的辨识、评价、控别为主线；领导和员工的思想观念转变要落实，编写管理体系文件的组织机构的建立和人员配备要落实，具体工作的安排要落实；领导重视要到位、管理体系文件描述要到位、贯标认证的宣传和学习要到位、管理体系运行要到位和检查考核要到位。
    4.1两条主线
    (1)公司以质量、环境和健康安全所涉及的法律、法规、标准和上级文件要求为主线。组织质量和安全环保部门所指定专人收集国家、地方、行业有关质量、环境和健康安全法规性文件，然后组织人员对这些法律、法规、标准和文件进行适用性评价及合规性评价，分析公司在质量、环境和健康安全方面还有哪些行为没有满足法律、法规、标准等要求，根据企业实际，采取措施加以改进。
    (2)公司以危险源、环境因素的辨识、评价和控制为主线。公司以站点(班组)为单元，自下而上开展公司、部门、班组三级危险源和环境因素的辨别、评价和控制工作，针对识别出重大风险和重要环境因素采取切实有效的技术、管理和教育对策，防止重大风险和重要环境因素转化为事故。同时，公司对生产各环节可能造成天然气产品不合格的过程进行辨别，分析产生不合格的原因，制定措施，防止不合格品的产生，保证产品质量。
    4.2三个落实
    (1)公司的干部和员工的思想观念转变要落实。
    现在在少数的员工中认为三个管理体系整合麻烦、推行困难大，对整合的必要性认识不足。表面上看似乎整合时麻烦，但一旦运行后，就减少了日常内、外审核的次数，摆脱其所带来的琐事。推行困难大也是一种错觉，真正整合后，各种管理很容易到位，不会造成整合前各搞一套所出现的管理盲点和缺口，为此我们就在员工中分层次地宣传三个标准整合的目的、意义并实施培训工作。

    (2)编写管理体系文件的组织机构建立和人员要落实。公司成立一个由安全环保部门负责的质量、环境和职业健安全管理体系实施运行工作小组，各职能部门选派了解公司管理要求和行业特点，基本掌握过程识别技术，具有环境因素和危险源识别、评价能力，并善于交流沟通的技术人员参加进来编写管理体系文件，这些技术人员还要经过质量、环境和职业健安全综合型内审员培训并取得综合型内审资格。
    (3)具体工作的安排要落实。公司任命了一位懂质量、环境和职业健安全管理的高层管理人员为三合一管理体系管理者代表，具体负责质量、环境和职业健安全管理整合管理工作。成立了以最高管理者为组长，主管质量、环境和职业健安全体系的管理者代表为副组长的领导小组，负责管理体系文件编写的审核、批准工作，负责提供编写管理文件所需的资源。成立了以管理者代表为组长，质量、环境和职业健安全主管部门负责人为副组长的工作小组，负责管理体系文件的编写、校对等工作，制定编写计划，做到了编写人员分工明确、任务落实。
    4.3六个到位
    (1)领导重视到位：教育公司各级领导要高度重视质量、环境和职业健安全整合管理体系工作，把它当作当前的头等大亊来抓，要亲自抓、亲自检查、督促落实。管理者代表对编写组的编写工作、培训工作及宣传工作每二周定期的组织人员进行集中检查，发现问题及时纠正。
    (2)相关准备工作到位：整合管理体系是企业一项系统工程，必然需要足够的编写人员，这些人员在企业着手三大管理体系整合时，企业最高管理者就应确定，并保证按时到位开展工作。同时还要配备(补充)必须的文印工具，以保证各项工作有条不紊地进行。
    (3)管理体系文件描述到位：整合型管理体系文件描述要做到①覆盖三大管理标准并与实际活动相结合，不能出现盲点和缺口，②职责和权限的界定清楚、落实；③接口与接口之间清晰、可操作，不能自相矛盾，要相互衔接、相互补充、保持一致；
    ④文字精练、准确、通顺易懂；⑤使用便于文件管理的统一格式。
    (4)贯彻认证的宣传和学习到位：公司对员工开展三大管理体系整合的重要性和重大意义的培训，开展三大管理标准内容的培训，整合后管理手册、程序文件以及具体的管理制度、作业指导书的培训，另外还公司内部刊物及局域网上进行宣传整合型管理知识。
    (5)整合型管理体系运行到位：整合型管理体系运行后，各部门必须严格按照整合管理体系要求进行，决不能走样。
    (6)整合型管理体系运行的检查和考核到位：整合型管理体系的主管部门除了定期的内审、管理评审，迎接外审外，更重的开展日常的整合型管理体系运行的检查，做到各站点（班组）日检、点检，部门主管和技术人员每二周检查，整合管理体系主管部门每月专查相结合的监督检查机制。对发现有运行不到位的情况，应立即制止，并制定纠正措施，防止再次发生。监督检查的结果列入各部门业绩考核指标之中，真正使整合型管理体系运行到位，提高了公司的综合管理水平。
    5公司实施一体化管理体系的体会
       (1)领导重视和正确决策是三个标准整合取得成功的关键
     企业的三个标准整合工作需要各级领导的重视，只有领导重视，才能推进三个标准整合工作的进行。管网在三个标准整合工作中，公司最高管理者和管理者代表亲自组织对有关程序文件的讨论、亲自主持管理评审、亲自主持会议研究解决三个标准整合中出现的问题。同时领导在体系建设总体思路的确定、过程职能分配的分配上的正确决策，保证了三个标准一体化的顺利运行。
    (2)理清主管部门与其他各部门的关系是体系正常运行的保证
在进行三个管理体系整合时，必须将己有的质量、环境、职业健康安全管理主管部门与其他各部门的关系职责重新整理，从管理体系整合的角度归并组织的职责描述，尤其是应考虑三个体系的管理职能合并到一个主管部门，以便于统筹管理体系运行，减少组织因多头管理造成的低效和内耗，保证体系正常运行。
    (3)不断强化三个标准培训工作是整合型体系有效运行的基础
做好三个标准整合的宣传培训工作。在整合工作伊始，公司邀请市质量体系审核中心专家为公司中层以上干部宣讲三个标准整合工作重要意义和基本要求，提高中层以上干部意识和能力，认识到整合工作必要性和可行性。在体系建立和策划的同时，针对所有员工开展形式多样、内容丰富的知识讲座和知识竞赛，为实施整合型管理体系有效运行奠定良好的基础。
    (4)抓好“五个到位”是保证三合一管理体系不断完善
抓好“策划到位、职责到位、实施到位、监控到位、改进到位”等五个到位。有明确职责、接口，从策划开始到实施、监测、改进全过程都扎扎实实按PDCA模式要求做好运行工作，使体系真正达到不断完善、不断改进的目的。
    通过质量、环境和安全整合型管理体系的实施，公司员工对建立三合一管理体系重要性有了进一步认识，一体优化方针目标深入人心，鼓舞着广大员工积极参与体系一体化管理活动，尤其是质量、环境和安全管理水平的提高，有力地促进和保障天然气安全平稳输送，不仅保障了城市千百万户居民生活和工业用气，而且还使公司在安全生产上持续保持事故为零目标。

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