办公室主任的基本素质和工作艺术
侯永青
摘要:办公室在单位中，是沟通上下的喉咙、协调左右的纽带、传递信息的中枢，又是协助领导决策的“外脑”和处理日常事务的手足，有“不管部”之称。办公室作为单位的综合管理部门，其职能是办公室的职责和权力的综合表现。
    关键词:办公室领导;经验;工作艺术
中图分类号：C931文献标识码：A文章编号：1009-0592(2010)04-208-02办公室对内担负着上下级之间、各部门之间传达联系、沟通协调的任务，处理日常事务，提供支持性服务，以保障各部门的灵活高效运转；对外负责与社会联系交往，是窗口、纽带，代表着单位形象，办公室工作综合性强，接触面广，既要参与政务，又要管理事务。大大小小的事都会汇集到办公室来，工作内容极其繁杂。无论内外、上下还是文件事务往来、沟通、协商都由办公室组织落实。由此可以看出，搞好办公室工作各职能人员必须要有较高的政治素质和业务水平。办公室主任作为“班长”，还必须要有良好的工作作风、高效的工作能力、一定的领导经验和工作艺术。
    一、办公室主任应具备的基本素质
俗话说：“火车跑的快，全凭车头带”，这充分说明了领导素质、能力的高低对整个团队工作的影响有多大。办公室主任作为办公室的领导者，要把“文、事、会”等事情办好，就必须具备一定的素质和能力。
    （一）政治素质
政治素质，是领导者从事领导活动必须具备的政治立场、政治观点和政治品质等各方面的基本条件,它在整个领导干部的素质中居首要和根本的地位,对于其他素质的发挥具有决定性的影响。
    （二）思想素质
思想素质的高低是每个人成熟与否的重要标志，它是领导干部的灵魂，对实现领导职能起着关键的作用。思想素质是理论修养、思想作风、思想观念以及思维方法等各方面的总和，可以说，没有良好的思想素质，就不可能有较好的政治素质；没有良好的思想素质，知识素质再高，也难以在实施领导过程中取得应有的成就；没有良好的思想素质，领导者的能力也就没有了根基。
    （三）道德素质
道德素质是与自身工作和职业活动密切相关的规范。作为办公室主任，它的标准高于一般的职业道德，要求严于一般的工作人员。首先,要具有团结协作的胸怀，宽以待人的修养，谦虚谨慎的态度。其次，要忠于职守，有率先垂范的作用、廉洁自律的形象和无私奉献的精神。要从细微处入手，养成“自重、自省、自励”的习惯，逐步达到“慎思、慎欲、慎微、慎独”的境界，具备强烈的责任感、事业心和奉献精神，勇敢地迎接各项工作带来的机遇和挑战。第三，要公道正派、胸襟宽广、自重自强，不管对待上级领导还是职工群众，都要一视同仁，平等对待，切忌因人而异，亲疏有别。
    （四）知识素质
知识素质是构成领导活动中不可缺少的因素，在关键时刻一个人的知识储备的数量和质量对其工作效果起决定性作用。作为办公室主任应该有渊博的学识和丰厚的文化底蕴，除了要掌握与自己本职工作相关的业务知识以及现代的思维知识之外还要掌握一定的历史知识、法律知识和现代网络知识，广博的知识及合理的知识结构对提高办公室主任的工作效率和水平具有非同寻常的意义。
    （五）心理素质
心理素质是其在领导活动中所呈现出来的心理现象的特点和个性，直接关系到领导者领导水平，影响到组织目标的实现，特别是在现代化的社会，作为一名办公室主任，就更应该注重这方面的研究和培养。在工作中要有坚定的信心、坚强的毅力、顽强的意志、果断的性格、豁达乐观的心胸、自我克制等心理素质，克服嫉妒、胆怯、紧张、偏见等不良的心理素质。
    二、搞好办公室工作还要讲究一定的艺术
作为一名办公室主任，肩负领导和管理公文起草、会议组织、文书处理、机要档案、后勤保卫以及综合承办、调查研究、横向协调等繁多的工作任务，这就要求办公室主任在工作安排上要具有一定的工作艺术、讲究一定的方法。
    （一）身在兵位，胸为帅谋，发挥好参谋助手作用，要做到“三个了解”一是全面了解整体工作安排，明白全年总体工作目标是什么，每个阶段的工作重心是什么，配套措施是什么，在了解这些工作的基础上，科学、合理地安排办公室的工作。二是正确领会领导意图，迅速做好贯彻落实工作。要和领导的工作意图、思维合拍，行动同步。要想领导之所想，想领导之未想，要会干事、干成事、干好事，彻实把领导的决策变为现实。三是要深入了解整体工作、阶段性工作、中心工作等方面的开展情况，对工作中出现的新情况、新问题要及时收集整理，向组织汇报，为领导决策提供参考。

    （二）明责授权，坚持原则，发挥好沟通协调作用明确分工，落实责任。工作任务下达之后，结合岗位职责，逐一进行分解，明确责任，落实到人。工作运行中，要制定督促考核措施，定期考核，奖优罚劣。同时要善于做好思想政治工作，积极沟通协调领导之间、部门、上下内外的信息，协调还好各方关系，使办公室全体人员心往一块想，劲往一处使，树立高度的集体荣誉感，齐心协力把工作任务完成好。“没有规矩，不成方圆”，坚持原则乃办事之本，办公室掌握着机要、文秘、保密等工作，稍有疏忽将酿成大祸。因此，一定要坚持原则，遵守各种规章制度。
    （三）兢兢业业，勇于进取，发挥好信息咨询作用一个优秀的办公室主任，不仅要勤勉踏实，兢兢业业，还必须有一股有所作为的闯劲，一颗永不衰竭的进取心，清代诗人赵翼在一首诗中写道“李杜诗篇万口传，至今已觉不新鲜，江山江有人才出，各领风骚数百年”说明了一个道理，就是要不断进取创新，否则是要落伍的，特别是领导者更应明白“不进则退”。“永远不延用老方法工作”应成为现代领导者的左右铭。用不同的方法多渠道了解信息，通过信息传递使上情下达，为密切党群关系起桥梁作用，通过信息咨询，及时发现问题，从而提供可以借鉴的参考答案，通过信息沟通，及时了解“左邻右舍”的情况，对工作部署起启迪作用。
    （四）轻重缓急，错落有致，发挥好承办职能作用办公室工作纷繁复杂，项目多，战线长，任务重，有时比较紧迫，对领导交给的任务，要认识到位，根据实际情况，分清主次，责任到人，分工合作，进行重点工作重点突破，保证各项工作及时完成。办公室主任要像一个钢琴家一样，音符弹奏，音律多长，劲用多大，要一步到位，只有这样才能弹奏出美妙的旋律，才能井井有条的承办好各项工作。
    （五）知人善任，激励上进，发挥好人才优势作用要善于发现人才，充分发挥每个员工的特长和优势，提高工作效率和成绩。作为办公室主任除了知人善任，还要善于运用表扬和批评相结合的方法，少批评多鼓励，肯定每个人哪怕是微小的进步，善意地指出其工作上的不足，总结经验教训，激发其工作热情。当然，作为主任要“已所不欲，勿施于人，”示范带动，率先垂范，作一个高明的指挥员，将战则必胜，攻则必克。
    兵无常势，水无常形。办公室工作是一门科学，一门艺术，优秀的办公室主任就是一个艺术家，艺术是人思维与行为完美的组合。如何使办公室主任的工作更具有艺术性，是我们努力的方向；探索领导班子成员与办公室内部人员之间、办公室人员与各职能部门之间更完美和谐的关系是我们的目标。办公室主任只有以身作则，帮助每一位成员都确立正确的目标，人人相互信任，建立深厚情感，同时开展丰富而有意义的活动，才能充分发挥办公室的职能作用，才能更有艺术性地将办公室主任工作开展好，建立起一个优秀的集体。

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