【英文题目】To Probe Again into Double-Sets Archive System in Digitized Era
　　Liu Zhiyong
　　(School of Art & Social Science, University of Electronic Science & Technology, Chengdu 610054, China)
【 作 者】刘智勇
【作者简介】刘智勇　电子科技年夜学人文社科学院，四川　成都　610054
【内容撮要】该文感受，在信息化时代，档案双套制治理有其存在的需要性和合理性，但双套制又是有前提的，只有主要档案才需执行双套制，悉数档案双套制治理不只是不需要的，而且也是有害的。
【摘 要 题】数字信息化
【英文摘要】The article thinks that in information era, double-sets archives management has necessity and rationality to exist. However, it is conditional. Only important archives need double-sets system management. Double-sets system management for all archives is not only unnecessary but also harmful.
【关 键 词】数字化/档案/双套制
　　digitization/archive/double-sets system
【 正 文】
　　中图分类号：G272　　文献标识码：A　　文章编号：1001-5264(2003)06-0006-02
　　　　一、档案双套制题目问题发生的配景及研究现状
　　关于档案双套制题目问题，并不是此刻才提出的什么新题目问题，其实早在20世纪80年月末期档案学界就最先对此进行了谈判。然则，我们此刻所说的档案双套制题目问题，与早期所说的档案双套制题目问题是不完全不异的。那时，策画机的应用尚不普遍，电子文档很少，人们所说的档案双套制，还首若是指对统一纸质档案的双套归档留存。而90年月以来，跟着现代办公自动化(OA)的兴起、成长、普遍，缩微手艺的应用，以及当前在培植数字档案馆过程中对现有馆藏纸质档案的数字化，便发生了年夜量电子档案、胶质缩微品档案，这就泛起了统一内容而两种分歧载体的档案文件是否都要同时留存的题目问题，这就是近年来档案学界又在谈判的档案双套制治理题目问题。可见，当前，研究档案的双套制题目问题与曩昔研究档案的双套制题目问题所面临的情况和前提已年夜不不异。
　　为了认识近年来对档案双套制治理题目问题研究的新情形、新但愿，笔者检索了清华CNKI全文期刊数据库。笔者按篇名输入检索词“双套制”，查到从1994年至2003年10月，有关档案双套制题目问题方面的文章仅为5篇（详见参考文献），是以，可以感受，从1994年至今，档案学界对档案双套制题目问题的研究不足活跃，功效很少。但这并未就是说档案双套制题目问题不主要，不值得研究，正好相反，在信息化时代，不凡是在当前鼎力倡导培植数字化档案馆的时刻，档案双套制题目问题的研究更有其需要性和出格的意义。
　　在早期的研究中，主张纸质档案双套留存，首若是基于档案的安好和行使的轻易这两个根底目的，但这种内容和载体完全不异的档案双套留存，是一种频频留存。少量不凡主要档案可以这样做，但若是年夜部门档案的归档留存也执行双套制，势必增添年夜量的人、财、物的投入，不相符我国的根底国情，弊年夜于利，不值得倡导。是以，在档案只有单一载体的时代，对于档案是否双套留存题目问题，对照随意纰漏决议确定。但在当今档案载体泛起了多元化的时代，统一内容但分歧载体的两种档案因为其浸染、特点不尽不异，执行双套制，已不属于频频留存，在这样的配景下，进一步谈判档案的双套制题目问题显得尤为需要和急切。
　　　　二、档案双套制有其存在的需要性和合理性
　　在谈判有无需要执行档案双套制之前，除了要晓畅双套制的涵义外，还要进一步界定所谈判的双套制的数目限度题目问题。因为在实现办公自动化和档案现代化治理的过程中，不管我们主不雅观上是否甘愿准许执行档案双套制，其其实机关办公室、档案室和同级档案馆中，都必然会客不雅观存在或多或少的档案既有纸质载体又有其余非纸质载体的情形，就这部门档案而言，虽然也是双套留存，但这种情形并不是我们所要谈判的档案双套制。我们所说的双套制是指在普及意义上和年夜规模层面上需不需要搞档案双套制，若是脱离了“度”和数目的限制，谈判双套制题目问题便会失?意义。
　　双套制有没有存在的需要性和合理性，要害要看两种档案是否完全不异，能否彼此取代。若是两套档案从内容到载体形式都完全不异，双套制则是完全频频留存制，显然是无此需要的，但若是两套档案只要在某方面存在差异，那双套制就不算频频留存制，该不应执行双套制就要做具体剖析了。无论是电子档案纸质化照样纸质档案电子化后形成的两套档案，虽然两者在内容方面完全不异，但其载体形式和功能、效力却有较年夜差异。首要表此刻以下几方面：
　　以磁盘或光盘等作为介质的电子档案，虽有体积小、信息量年夜、检索迅捷的优势，但其规模性也很光鲜明显，如不能有用提防数据在传输过程中泄露；电子档案中的文字无小我笔迹特征、无钞缮墨迹的新旧之别、无文件形成过程中的稿本特征，一旦被改动，无法识别；电子档案没有“原稿”概念，没有确定的司法地位；所撑持硬件系统和应用软件系统各不不异，对软硬件依靠年夜；寿命短，其影像纪录的不变刻日不长。纸质档案虽有真实性、靠得住性、司法地位确定的优势，但有信息容量小、占有空间年夜、治理检索未便的错误纰谬。缩微品档案也有规模性，它的培植成本高，缩微胶片保管前提异常严厉，日常档案部门难以达到其所要求的温湿度尺度，从现实应用情形看，年夜年夜都缩微培植行使率普及不高，垄断手艺较复杂，人员配备相对多，其存贮密度、信息容量、检索速度等远远比不上光盘。
　　而双套制正好融合了纸质档案和电子档案的优势，既可施展高效存取检索功能，又可保障档案的凭据价钱浸染实现。可见，双套制有其存在的需要性和合理性，对此不能简单否认，在电子档案的规模未获得基本战胜之前，在电子档案的司法地位未获得完全确认之前，应该执行双套制，至少对主要档案、珍贵档案应该执行双套制。双套制的存在，意味着往后档案馆馆藏中电子档案与纸质档案将长久共存，这将成为未来档案馆馆藏结构的一年夜特点。
　　　　三、档案双套制面临的题目问题与对策
　　鉴于上述原因，当前我们要谈判的不是该不应执行档案双套制的题目问题，从所查到的悉数文章来看，都整齐主张执行双套制，只是研究的偏重点纷歧样。此刻要治理的题目问题是若何执行档案双套制的题目问题，这正好是此刻研究得很少的题目问题。
　　两套档案的根源，首要包含两个方面：一是跟着当前办公自动化的应用和普遍所发生的年夜量电子文件和与之相伴的纸质文件，按归档要求，需一并进入档案室并移交给档案馆；二是跟着数字档案馆的培植，现有档案馆藏纸质档案也将慢慢执行数字化，也会随之发生年夜量电子档案。此外，对某一机关而言，也不是机关的悉数档案都存在两套的情形，而只有发文部门才会既有纸质文件又有电子文件，收文却只有纸质文件，电子文件存放在对方发文机关。不外，当全国全数机关间的办公都实现了收集化后，文件的传输和阅读都在策画机长进行时，就没有这种区别了。然则，因为人们长久形成的阅读纸质文件的风尚，想必人们还会将机上文件下载转化为纸质文件阅读，这样也将泛起电子文件和纸质文件并存的局势。
　　若是对执行档案双套制没有什么异议的话，那么执行档案双套制面临的最年夜坚苦，则是在多年夜水平上执行档案双套制，概略说哪些档案该执行双套制。虽然笔者主张执行档案双套制，但却否决将全数档案不加选择地一切执行双套制，这不只是不需要的，而且也是有害的。
　　此刻要晓畅而具体地划定执行双套制的档案局限是极其难题的，本文无力完成这一重任，这需要我国档案学界对此做深切的调研，不凡是国家档案局要尽快出台有关方面的律例和规章。此刻我们可以首先拟定执行双套制的原则。笔者感受，至少应包含这几方面：我国档案部门在人力、物力和财力方面具有承受力，有利于档案的安好保管和轻易行使，所选档案要有典型性和代表性。
　　凭据以上原则，作为一种过渡性设施，笔者感受，双套制档案局限根底上可以以我国此刻各类档案的归档局限及其保管刻日表为依据。因为我国现行的档案归档局限及其保管刻日表是经由长久的调研和实践而拟定出来的，具有相当的科学性和可垄断行，不凡是保管刻日表已考虑了档案的主要水平和留存价钱，这恰是确定双套制档案局限的主要依据，完全可以参照执行，不必另搞一套。
　　机关档案是档案馆档案的首要根源，机关档案双套归档留存的局限，就决意了档案馆双套档案的局限，是以应严厉把关。机关档案部门作为双套留存的档案局限，理当限制在具有永远留存价钱的档案部门，保管刻日为长久的档案不必搞双套制。此外，在机关档案部门，两套分歧载体档案若何统一保管且便于检索也很值得研究，要把电子档案和纸质档案做有机的对应，竖立彼此正确靠得住的标识相干。
　　档案馆若何执行档案双套制呢？笔者感受，档案馆除了领受机关档案部门移交的相符要求的双套档案外，另一方面就是原有馆藏档案若何执行双套制题目问题。此刻我国各类档案馆馆藏档案根底上都是纸质档案，鉴于数字档案馆的成长是局面地步所趋，是以往后现有馆藏纸质档案将会慢慢实施数字化，但因为我国现有馆藏纸质档案数目伟年夜，有的年夜型综合档案馆馆藏量多达几十万甚至百万卷册以上，加之不少档案又是历史上形成的，若悉数数字化，工作量其实太年夜，成本其实太高，其实无此需要。对档案馆现存的纸质档案应维持现状，不必做过多的折腾，只需对其中具有永远留存价钱的档案和部门年月久远需急救的珍贵档案实施数字化，并执行双套制留存。总之，现有档案馆既成的纸质档案不是双套制的重点。
【参考文献】
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