作者：林健 单位：中国石油化工股份有限公司广西石油分公司

个别业务人员利用掌握的客户资源库以及与客户的良好关系,假借直销分销重点客户名义开票,张冠李戴,转手给非直销分销客户，销售给重点客户的油料开票数量大于实际加油数量,而将多出的部分油料销售给非直销分销客户。业务员工作疏忽,对直销分销重点客户身份没有严格审查和把关,导致一些社会加油站承包经营者长期冒充直销分销重点客户的名义申请获批低价油料。调价前后销量变化异常个别业务员利用知悉或掌握油品调价信息的便利条件,提前透露调价信息给关系较好的客户或亲戚朋友,在提价前加班加点开大单放量销售,或降价前无量,降价后突然开单放量销售,从而造成企业效益流失。违规解冻销售直销分销客户分为信用客户和非信用客户。对信用客户,要求开票员在核准的信用额度内开票销售;对非信用客户,必须按“先款后货”的原则销售。但在实际操作中,一些业务员为了方便某些关系客户或某些个人利益而违规销售。一是对信用客户超信用解冻订单或在未签订购销合同情况下开单销售;二是对非信用客户违规解冻销售订单并向客户提供提油凭据,先货后款销售;三是套用信用客户名称,将信用客户的信用额度用于其亲朋或其他非信用客户。这些违规操作,都会给企业增加应收账款,造成一定的资金风险。利用个人银行卡代客户收取或支付销售款项由于客户与业务员之间的信用关系,为了方便客户购油,个别业务员用个人银行卡代客户收款、开票和付款一条龙服务。有的业务员个人银行卡上,经常存放几个客户达几十万元的油款,存在很大的资金风险。

油品直销分销经营存在问题的原因

制度不健全或执行不到位一是制度不够健全。没有制定油品直销分销管理制度,或没有结合实际细化本单位、本部门的操作规程,营销过程中没有形成不相容岗位间的相互制约、相互监督,没有根据经营管理实际情况发展变化的需要,及时修订制度或废止不合时宜的制度,从而使业务经营与制度管理脱节,经营管理无法可依。二是制度执行力不强。业务部门及业务人员在营销工作中,没有严格遵守直销分销经营管理制度;对业务部门及业务人员的监督考核不到位,使制度形同虚设,从而出现管理漏洞。局部利益驱使由于销售任务是考核业务部门绩效的一个重要指标,与业务人员的收入挂钩,一些业务部门及业务人员为完成或超额完成销售任务,千方百计拓展市场,扩大销量,但有的人只顾本部门的局部利益及个人利益,甚至违规操作,损害企业整体利益,造成企业效益严重流失。监督检查不到位一是管理监控不到位,有的企业对内部一些管理环节监督不重视,没有形成有效的监督制约机制;有的企业负责人对经营过程中一些不规范操作持模棱两可态度,不提醒、不制止、不查不纠,放任自流,致使一些干部员工违规违纪问题没能及时察觉和纠正,特别是在控量销售的情况下对分销、直销客户及指标的审批把关不严,检查和监管不力,造成个别业务部门欺上瞒下乱申报、滥用指标和违规操作,给企业带来损失。二是从监督部门来说,由于对加强油品直销分销管理流程缺乏深入了解,没有提前掌握油品调价信息,加强油品直销分销经营管理中出现的问题无法做到及时监控,造成监督漏洞。

加强油品直销分销经营管理监察的对策

个别业务人员甚至因此走上违法犯罪道路。要规范经营行为,防范经营风险,确保企业利益不受侵害,应从完善管理流程、引入激励机制和强化监督检查入手。完善管理流程一是按权限操作。企业分管领导、业务主管部门负责人及业务人员必须严格遵守直销分销业务流程,在设定的授权范围内操作。二是按规程操作。要严格划分客户类别,按规定审批用油指标,禁止代替客户提取、保管提货卡及代替供应商保管货款,通过线上集成线下审核,实现收款单、销售订单、发票和提油卡的“4单匹配”,做到关口前移,堵塞管理漏洞。三是按制度操作。以内控制度为主线,深化ERP系统应用,建立和完善对油品指标从申请、审批到开票的管理制度、价格变动保密制度以及油品直分销信用管理办法等;认真执行签订廉洁从业责任书、承诺书制度,加强直销分销业务的过程管理;提高制度的执行力,形成以制度管权、管人、管事的有效机制。引入激励机制实践证明,一个组织如果在管理过程中引入激励机制,加大竞争力度,就会激发员工的创造性和革新精神,从而大大提高工作绩效。在油品直销分销经营中,要建立以销售业绩为导向的激励机制,建立完善体现销售业务特点的职位序列、责权利相结合与效益相联系的绩效工资制,并辅以奖罚制,通过组织开展油品销售先进模范评选活动等形式来激发员工的荣誉感和成就感,充分调动员工的积极性、创造性和主人翁意识,把做好本职工作与自身利益结合起来,使他们不想、不敢、不愿违规销售,达到既不违规违纪又能提高销售业绩的目的。强化监督检查要充分发挥纪检监察、审计、法律及财务等监督职能,通过开展效能监察和业务公开网上巡视监督,制定规范经营行为监察巡视方案,组成巡视督察组对业务部门执行油品直销分销操作规程及经营管理制度情况进行监督检查;通过检查ERP系统、直销分销POS机付款情况、对照内控制度自检、不定期走访客户等形式,加强对油价调整营销过程的监控,杜绝业务人员代客户收取、支付油款以及违规解冻销售问题;对检查中发现业务人员利用企业资源和工作便利弄虚作假、谋取私利给企业造成效益流失的违反经营纪律的行为,依据有关制度规定对相关责任人给予经济处罚和纪律处分,情节严重的,解除劳动合同直至移交司法机关处理。

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