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目前,公共卫生实验室由于引入实验室信息管理系统( laboratory informationmannagement system,简称LIMS),对提高实验室工作效率、科研水平、降低运行成本、提高产品相关质量标准或规范等起到了十分重要的作用,是实验室管理现代化的重要标志之一。但随着实验室信息管理系统运营、管理过程的推进,随着时间的流逝,系统会不断形成大量的电子数据和文件,现阶段对这些电子文件的处理往往仍采用原始方式,将电子文件输出打印成纸张进行纸质档案的管理,这种方式显然与实验室现代化管理相违背的,解决这一问题的根本出路是利用计算机及其网络对档案实行网络化管理,只有这样,才能适应实验室管理现代化的需要,才能较好地满足各方面对档案管理工作提出的新要求,实现实验室档案资源的有效管理与共享服务的新目标。

1　实验室档案信息网络化管理的优势

1.1　先进的技术集成

档案信息网络化管理的前提就是有良好的网络环境和先进的信息技术支撑,网络环境下的信息技术包括信息获取、存储、处理、传输、控制等类型,如信息存储技术中的光盘技术、数据库技术、超文本技术,信息传输技术中的通信技术、多媒体技术、网络技术等,在档案信息网络化管理模式下,上述各种类型的技术运用缺一不可,且在运行机制中各自发挥不同的功能。同时,必须将这些技术直接引用到档案信息网络化管理实践领域,逐步实现如网上采访、自动标引、机读目录、电子阅览室等形式。

1.2　全新的管理理念

网络环境促进了实验室档案管理的变革,且形成一系列新思想新观念,这些新思想新观念是: (1)档案信息价值观:档案信息是资源、是财富、是竞争力,档案信息在社会各项经济活动、社会活动中被不断利用已成为人们的一种自觉行为。(2)档案资源开发意识:通过对实验室档案的重组、整合和分层次加工,使之成为高质量、高智能含量的信息产品。(3)开放意识:充分利用本系统内外的一切资源(纸本、电子版、网络信息)提供服务,服务对象既包括上门用户,也包括网上用户。(4)创新意思:不断创造新的服务方法和服务形式,为用户提供新颖的档案信息服务。

1.3　高效的业务管理

网络化环境下的实验室档案管理业务流程的工作模式和内容完全不同于传统档案业务管理,如在归档这一环节上,既有归档范围的扩大(既包括纸质档案,也包括电子档案;既包括本单位现实档案实体资源,又包括网络虚拟档案资源),也有归档途径的拓宽(不仅通过网络实时归档、定期归档等途径获取本单位的主体档案,还通过网络进行网上搜集,或获取档案信息资源的网络使用权)。在档案信息的整序方面更加高效合理,既可将各种档案信息数字化,进行数据库管理,也可以实行档案信息的自动分类、自然语言检索等自动化整序,还可以采用数据仓库、超文本、多媒体的技术促进档案信息整序的深层化。

1.4　优质的服务方式

实验室档案管理网络化首先促进了服务对象的扩大,服务既可以是来本单位查阅的现实用户,也可以是在网上进行浏缆的潜在用户。其次,促进了服务形式的多样化,在网上可以开展联机目录查询、光盘远程检索、远程登录、专题讨论或电子论坛、图文信息等服务项目。第三,促进了服务模式的变化,在网络环境下,个性化服务、特色化服务、网络导航服务和用户培训会受到重视。

2　实验室档案信息网络化管理的实践

2.1　建立实验室电子文件的归档制度

电子文件的归档是实验室档案网络化管理的起点,由于“多载体文件并存的局面以及电子信息管理的特殊要求使得这项工作比纸质文件归档更为复杂”[1]。因此,要从步骤、程序、原则、方法各方面加以规范。首先,要明确电子文件的归档基本原则与方法:如实施归档时与本单位办公自动化工作结合,必须使用文档一体化管理软件;依据“前端控制”的思想对电子文件实行即时归档;归档时应将逻辑归档与物理归档两种方法结合进行,做好电子文件归档标识的著录工作。

其次,规范电子文件的归档范围和归档时间:如电子文件的归档范围除参照国家关于文件归档的有关规定执行外,并应包括相应的支持软件和相关数据;归档时间应按逻辑归档与物理归档方式的不同分别实行即时归档和定期归档。最后,要提供归档电子文件的质量保证:如归档的介质附有标签、填写编号(档号)、套别(A套或B套)、名称、密级、保管期限及软硬件平台等;要附有完整的归档说明,内容包括项目名称、任务来源、完成任务情况、运行的软硬件环境、归档文件完整性、形成部门、负责人(参加人)、日期、密级、档号等。

2.2　做好实验室电子文件的科学分类

归档文件可以采用年度—机构(问题)—保管期限或保管期限—年度—机构(问题)等方法进行分类[2]。实验室归档电子文件的分类也应遵循上述方法,但要具体考虑到各实验室业务管理流程的情况,如广东省疾病预防控制中心近年开始引入实验室信息管理系统(LIMS),对实验室进行综合性管理,目前该单位使用的LIMS系统的主要模块包括样品受理、样品检验、报告管理、样品库管理、收费管理、检验过程监控、实验室人员管理、仪器设备管理、材料管理、标准物质管理、受控文件管理、质量监督管理、实验室环境管理、质量统计与分析、领导查询、工作任务管理、网上对外服务、系统基础平台共19个功能模块。单位对实验室信息管理系统不断形成的归档电子文件进行分类时可按年度—问题—保管期限或保管期限—年度—问题的方法进行。

2.3　做好实验室电子文件鉴定工作

由于电子文件具有易变(逝)性、系统软硬件依赖性、电子文件信息的相关性等特点导致对电子文件的鉴定比纸质文件的鉴定更具有复杂性和难度。表现在:首先,电子文件的鉴定时间提前和鉴定次数增多。电子文件的鉴定在系统设计阶段即电子文件形成之前就要开始,目的是从本机构内部多种数据信息中确定那些信息是文件;因技术升级和系统的淘汰,常常需要及时将电子文件从旧系统中向新系统迁移,这就需要对文件应在每一次迁移后的价值进行复查鉴定,以避免每一次迁移可能导致文件信息的改变而带来的风险。其次,电子文件的内容鉴定与技术鉴定方法并重。内容鉴定是为了判断电子文件信息的有用程度,技术鉴定是判断电子文件信息的有用程度是否具有实现的可能。再次,对电子档案的处置采取多种方式。如销毁、继续保存在文件系统中、脱机保存、迁移等。这项工作关系到内容鉴定与技术鉴定的结果能否得到实施。处置在内容鉴定与技术鉴定之后进行。